Händlerpflichten bei Kosmetik: Welche Prüf- und Sorgfaltspflichten vor dem Verkauf gelten

Bevor Händler kosmetische Mittel auf dem Markt bereitstellen, müssen sie bestimmte Prüf- und Sorgfaltspflichten einhalten. Welche Vorgaben die EU-Kosmetikverordnung konkret vorsieht, zeigt dieser Überblick.

Vorab: Einordnung der Händlerrolle nach der EU-Kosmetikverordnung

Die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 differenziert zwischen Herstellern, Importeuren und Händlern. Diese Rollenabgrenzung ist rechtlich entscheidend, weil sich Umfang und Intensität der jeweiligen Pflichten deutlich unterscheiden.

Händler im Sinne der Verordnung sind Marktteilnehmer, die kosmetische Mittel lediglich innerhalb der Lieferkette bereitstellen, ohne selbst Hersteller oder Importeur zu sein. Ihre Verpflichtungen ergeben sich insbesondere aus Art. 6 der Verordnung und knüpfen nicht an eine umfassende Produktverantwortung, sondern an eine vorgelagerte Kontroll- und Sorgfaltspflicht beim Bereitstellen auf dem Markt an.

Von zentraler Bedeutung ist dabei die Abgrenzung zum Importeur: Wer ein kosmetisches Mittel erstmals aus einem Drittstaat in der Europäischen Union bereitstellt, gilt rechtlich nicht mehr als Händler, sondern als Importeur. In diesem Fall greifen die deutlich weitergehenden Importeurspflichten nach Art. 5, insbesondere hinsichtlich Konformitätsprüfung und Verantwortungsübernahme innerhalb der Lieferkette.

Auch wenn Händler keine „verantwortliche Person“ sind und keine vollständige Sicherheitsprüfung durchführen müssen, entbindet sie dies nicht von eigenen Pflichten. Vor dem Vertrieb haben sie insbesondere zu prüfen, ob offensichtliche Kennzeichnungsmängel vorliegen, ob Sprachvorgaben eingehalten sind und ob Anhaltspunkte für Nichtkonformität bestehen. Damit nimmt der Händler eine wichtige Filterfunktion innerhalb der Marktüberwachung ein.

Sichtprüfung der Kennzeichnung vor dem Bereitstellen auf dem Markt

Nach Art. 6 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 sind Händler verpflichtet, vor dem Bereitstellen eines kosmetischen Mittels auf dem Markt eine Sichtprüfung bestimmter Kennzeichnungselemente vorzunehmen. Diese Prüfung dient nicht der inhaltlichen Produktbewertung, sondern einer formalen Plausibilitätskontrolle innerhalb der Lieferkette.

Die Vorschrift nennt drei gleichwertige Prüfbereiche: das Vorhandensein ausgewählter Kennzeichnungsangaben, die Einhaltung der einschlägigen Sprachanforderungen sowie – sofern ein Mindesthaltbarkeitsdatum angegeben ist – die Kontrolle, dass dieses noch nicht überschritten wurde.

Im Rahmen dieser Sichtprüfung ist insbesondere zu kontrollieren, ob folgende Angaben vorhanden sind:

• Name oder Firma sowie Anschrift der verantwortlichen Person (Art. 19 Abs. 1 Buchst. a),
• Chargennummer oder ein gleichwertiges Identifizierungsmerkmal (Art. 19 Abs. 1 Buchst. e),
• Liste der Bestandteile („Ingredients“) (Art. 19 Abs. 1 Buchst. g),
• die Einhaltung der Anforderungen an Lesbarkeit, Sichtbarkeit und Anbringung nach Art. 19 Abs. 3 und 4.

Hinzu kommt die Prüfung der Sprachanforderungen nach Art. 19 Abs. 5 sowie – soweit vorhanden – eine rein formale Kontrolle des Mindesthaltbarkeitsdatums.

Nicht zum ausdrücklich gesetzlich festgelegten Prüfprogramm des Art. 6 Abs. 2 gehören dagegen insbesondere der Nenninhalt (Art. 19 Abs. 1 Buchst. b), besondere Vorsichtsmaßnahmen oder Warnhinweise (Buchst. d) sowie der Verwendungszweck (Buchst. f). Diese Angaben können im Einzelfall dennoch relevant werden, etwa bei offensichtlichen Fehlern oder erkennbaren Risiken, gehören jedoch grundsätzlich nicht zu den zwingenden Prüfpunkten der gesetzlichen Sichtprüfung.

Die Händlerpflicht beschränkt sich dabei auf eine formale Kontrolle. Zu prüfen ist also das Vorhandensein der vorgeschriebenen Angaben, nicht deren fachliche Richtigkeit oder wissenschaftliche Fundierung. Die Verantwortung für die materielle Produktkonformität verbleibt bei der verantwortlichen Person im Sinne von Art. 4 der Verordnung.

Art. 6 Abs. 2 verlangt keine lückenlose Einzelprüfung jedes Produkts. Gerade bei umfangreichen Sortimenten können Händler ihre Pflichten durch geeignete organisatorische Maßnahmen erfüllen, etwa durch strukturierte Wareneingangskontrollen, risikoorientierte Stichproben oder die Zusammenarbeit mit verlässlichen Lieferanten. Ob Stichproben stets genügen, ist rechtlich nicht abschließend geklärt; maßgeblich bleibt, dass der Händler mit der nach Art. 6 Abs. 1 geforderten gebührenden Sorgfalt verhindert, dass offensichtlich nicht konforme Ware in den Vertrieb gelangt.

Ergeben sich Anhaltspunkte für eine Nichtkonformität – etwa bei fehlenden, unvollständigen oder kaum lesbaren Pflichtangaben –, darf das kosmetische Mittel nach Art. 6 Abs. 3 nicht weiter bereitgestellt werden, bis die Konformität hergestellt ist. Wird ein Mangel erst nach dem Inverkehrbringen erkannt, hat der Händler darauf hinzuwirken, dass geeignete Korrekturmaßnahmen erfolgen oder das Produkt erforderlichenfalls vom Markt genommen beziehungsweise zurückgerufen wird.

Prüfung der Sprachanforderungen

Händler haben zudem zu prüfen, ob die verpflichtenden Kennzeichnungsangaben in der Sprache des Mitgliedstaates abgefasst sind, in dem das kosmetische Mittel an Endverbraucher abgegeben wird. Die Sprachpflicht selbst ergibt sich aus Art. 19 Abs. 5 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009; die Pflicht zur entsprechenden Sichtprüfung folgt aus Art. 6 Abs. 2.

In Deutschland betrifft dies insbesondere:

• Vorsichtsmaßnahmen für die Anwendung,
• den Verwendungszweck, soweit er sich nicht unmittelbar aus der Aufmachung ergibt,
• das Mindesthaltbarkeitsdatum sowie dazugehörige Hinweise,
• den Nenninhalt (Gewichts- oder Volumenangabe) nach Art. 19 Abs. 1 Buchst. b,
• weitere Angaben, soweit sie nach Art. 19 Abs. 5 sprachlich auszuführen sind.

Gerade beim Mindesthaltbarkeitsdatum kommt es in der Praxis häufig zu Missverständnissen. Nach Art. 19 Abs. 1 Buchst. c ist ein Mindesthaltbarkeitsdatum nur dann verpflichtend anzugeben, wenn die Mindesthaltbarkeit des kosmetischen Mittels 30 Monate oder weniger beträgt. Bei Produkten mit einer Mindesthaltbarkeit von mehr als 30 Monaten entfällt diese Pflicht; stattdessen ist die Haltbarkeit nach dem Öffnen mittels des sogenannten PAO-Symbols („offener Tiegel“) anzugeben.

Die Verordnung erlaubt bei kosmetischen Mitteln mit einer Mindesthaltbarkeit von bis zu 30 Monaten die Verwendung des in Anhang VII dargestellten Symbols, das umgangssprachlich häufig als „Sanduhr“-Symbol bezeichnet wird. Diese Bezeichnung findet sich im Normtext selbst jedoch nicht. Das Symbol ersetzt lediglich den ausgeschriebenen Hinweistext („mindestens haltbar bis“), nicht aber die Angabe des konkreten Datums; dieses muss weiterhin angegeben werden.

Auch im Hinblick auf die Sprachanforderungen beschränkt sich die Händlerpflicht auf eine formale Kontrolle. Zu prüfen ist daher, ob die sprachpflichtigen Informationen vorhanden und verständlich abgefasst sind, nicht jedoch, ob deren Inhalt materiell richtig oder rechtlich vollständig ist.

Prüfung des Mindesthaltbarkeitsdatums

Vor dem Bereitstellen auf dem Markt haben Händler nach Art. 6 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 zu prüfen, ob ein gegebenenfalls angegebenes Mindesthaltbarkeitsdatum noch nicht überschritten ist. Diese Kontrolle steht neben der Prüfung bestimmter Kennzeichnungselemente und der Sprachanforderungen als eigenständiger Bestandteil der Händlerpflichten. Ist ein Mindesthaltbarkeitsdatum vorhanden und bereits abgelaufen, darf das kosmetische Mittel nicht weiter bereitgestellt werden, solange die Konformität nicht wiederhergestellt ist.

Auch insoweit beschränkt sich die Pflicht auf eine formale Sichtprüfung. Händler schulden weder eine eigenständige Haltbarkeitsbewertung noch eine weitergehende Qualitäts- oder Sicherheitsprüfung. Maßgeblich ist allein, ob das angegebene Datum erkennbar überschritten ist oder sonstige offensichtliche Anhaltspunkte für eine Nichtkonformität bestehen.

Sicherstellung geeigneter Lager- und Transportbedingungen

Art. 6 Abs. 4 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 verpflichtet Händler dazu, während der Zeit, in der sich ein kosmetisches Mittel in ihrem Verantwortungsbereich befindet, sicherzustellen, dass Lagerungs- und Transportbedingungen die Übereinstimmung des Produkts mit den Anforderungen der Verordnung nicht beeinträchtigen. Die Vorschrift begründet keine eigenständige Qualitäts- oder Überwachungspflicht, sondern eine organisationsbezogene Pflicht, die bestehende Konformität nicht durch eigene Abläufe zu gefährden (sogenannte Negativpflicht).

In der Praxis betrifft dies insbesondere organisatorische Maßnahmen wie den Schutz vor extremen Temperaturen, die Vermeidung von Verunreinigungen oder Kontaminationen sowie eine sachgerechte Lagerorganisation entlang der Vertriebskette.

Werden etwa temperaturempfindliche Kosmetikprodukte über längere Zeit in ungeeigneten Lagerräumen oder in nicht klimatisierten Lieferfahrzeugen aufbewahrt, kann dies einen Verstoß gegen Art. 6 Abs. 4 darstellen. Eine ursprünglich ordnungsgemäße Kennzeichnung schützt in solchen Fällen nicht vor regulatorischen Konsequenzen.

Händler müssen daher durch geeignete betriebliche Prozesse sicherstellen, dass die Konformität der Produkte nicht durch ihre eigene Lager- oder Vertriebsstruktur beeinträchtigt wird.

Reaktions- und Meldepflichten bei Gesundheitsrisiken

Sind Händler der Auffassung oder haben sie Grund zu der Annahme, dass ein kosmetisches Mittel nicht den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 entspricht, dürfen sie das Produkt nach Art. 6 Abs. 3 nicht weiter auf dem Markt bereitstellen, bis die Konformität hergestellt ist. Wird eine Nichtkonformität erst nach dem Vertrieb erkannt, haben Händler darauf hinzuwirken, dass geeignete Korrekturmaßnahmen ergriffen werden oder das Produkt erforderlichenfalls vom Markt genommen beziehungsweise zurückgerufen wird.

Geht von dem kosmetischen Mittel darüber hinaus ein Risiko für die menschliche Gesundheit aus, trifft den Händler zusätzlich eine unverzügliche Informationspflicht.

In diesem Fall hat er

- die verantwortliche Person sowie
-die zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten, in denen er das Produkt bereitgestellt hat,

zu unterrichten und Angaben insbesondere zur festgestellten Nichtkonformität sowie zu den ergriffenen Korrekturmaßnahmen zu machen.

Pflicht zur Offenlegung der Lieferkette

Nach Art. 7 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 müssen Händler auf Verlangen der zuständigen Behörden nachweisen können, von wem sie ein kosmetisches Mittel bezogen haben und an wen sie es weitergegeben haben. Diese Rückverfolgbarkeit dient der effektiven Marktüberwachung sowie der schnellen Durchführung von Rückrufen oder sonstigen Sicherheitsmaßnahmen innerhalb der Lieferkette.

Die Verordnung sieht hierfür eine unionsrechtliche Mindestaufbewahrungsfrist vor: Händler haben die entsprechenden Informationen für einen Zeitraum von drei Jahren ab dem Zeitpunkt vorzuhalten, zu dem ihnen die jeweilige Charge des kosmetischen Mittels zur Verfügung gestellt wurde. In der Praxis erfolgt der Nachweis regelmäßig über Rechnungen, Lieferscheine oder vergleichbare Dokumentationen.

Unabhängig davon können sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften – etwa aus § 257 HGB – weitergehende Aufbewahrungspflichten ergeben, die parallel zu beachten sind.

Notifizierungspflichten – wann Händler selbst verantwortlich werden

Die Pflicht zur Notifizierung eines kosmetischen Mittels im Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) ergibt sich aus Art. 13 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 und trifft grundsätzlich die sogenannte verantwortliche Person. Während Art. 4 deren Rolle und Verantwortlichkeit festlegt, ergibt sich die konkrete Notifizierungspflicht materiell aus Art. 13.

Für Händler kann eine eigene Notifizierungspflicht jedoch entstehen, wenn sie rechtlich selbst zur verantwortlichen Person werden.

Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sie

• ein kosmetisches Mittel unter eigenem Namen oder eigener Marke auf dem Markt bereitstellt (Eigenmarke/Private Label), oder
• Änderungen an einem bereits in Verkehr befindlichen Produkt vornimmt, die die Konformität mit den Anforderungen der Verordnung beeinflussen können.

In diesen Konstellationen übernimmt der Händler die volle regulatorische Verantwortung für das Produkt. Dazu gehört neben der Führung der Produktinformationsdatei auch die ordnungsgemäße Notifizierung im CPNP vor dem erstmaligen Bereitstellen auf dem Markt.

Nicht jede Handlung eines Händlers führt jedoch zu einem Rollenwechsel. Rein logistische oder vertriebsbezogene Tätigkeiten – etwa das Umlagern von Ware, das Anbringen von Preisetiketten oder zusätzliche Übersetzungen von Verkaufsinformationen im Online-Shop – begründen grundsätzlich keine Stellung als verantwortliche Person, solange die eigentliche Produktkennzeichnung unverändert bleibt.

Keine speziellen Online-Kennzeichnungspflichten in der Kosmetikverordnung

Die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 enthält keine speziellen Vorschriften, die sich ausdrücklich an Online-Shops oder den Fernabsatz richten. Ihr Regelungsgegenstand ist primär die physische Bereitstellung kosmetischer Mittel auf dem Markt sowie die Kennzeichnung von Behältnissen und Verpackungen nach Art. 19. Eine unmittelbare Pflicht, sämtliche Kennzeichnungsangaben bereits im Online-Shop darzustellen, folgt aus der Kosmetikverordnung daher nicht.

Hieraus ergibt sich jedoch nicht, dass kosmetische Mittel im Internet ohne weitergehende Informationspflichten angeboten werden dürften. Für den Online-Vertrieb greifen vielmehr die allgemeinen verbraucherschutzrechtlichen Vorgaben des Fernabsatzrechts sowie lauterkeitsrechtliche Transparenzanforderungen.

Beim Verkauf über einen Online-Shop müssen Händler insbesondere die Vorgaben aus Art. 246a § 1 EGBGB beachten. Danach sind Verbraucher vor Abgabe ihrer Vertragserklärung klar und verständlich über die wesentlichen Eigenschaften der Ware zu informieren. Bei kosmetischen Mitteln zählen hierzu regelmäßig der Verwendungszweck, relevante Anwendungshinweise oder Vorsichtsmaßnahmen sowie gegebenenfalls besondere Einschränkungen oder Warnhinweise.

Auch wenn die Kosmetikverordnung selbst keine ausdrückliche Online-Kennzeichnungspflicht vorsieht, kann sich aus dem Fernabsatzrecht faktisch die Notwendigkeit ergeben, bestimmte Kennzeichnungsinformationen bereits im Shop bereitzustellen. Für Inhaltsstoffe (Ingredients) hat das OLG Karlsruhe entschieden, dass diese bei (Natur-)Kosmetik im Online-Angebot eine wesentliche Information im Sinne des § 5a Abs. 2 UWG darstellen und daher vor Abgabe der Bestellung zugänglich sein müssen (OLG Karlsruhe, Urteil vom 26.09.2018 – 6 U 84/17).

Zusätzlich sind die allgemeinen Irreführungsverbote des § 5 UWG zu beachten. Unvollständige oder missverständliche Produktbeschreibungen können eine Irreführung darstellen, wenn dadurch ein falscher Eindruck über Eigenschaften, Zusammensetzung oder Anwendung eines kosmetischen Mittels entsteht. Händler müssen daher sicherstellen, dass die Online-Darstellung nicht im Widerspruch zu den Angaben auf der Produktverpackung steht und keine wesentlichen Informationen vorenthält. Für kosmetische Wirkversprechen hat der Bundesgerichtshof die Anforderungen an die Belegbarkeit von Werbeaussagen konkretisiert (BGH, Urteil vom 28.01.2016 – I ZR 36/14 – „Feuchtigkeitsspendendes Gel-Reservoir“).

Fazit: Händlerpflichten sind begrenzt – aber ernst zu nehmen

Händler kosmetischer Mittel tragen nach der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 keine umfassende Produktverantwortung. Gleichwohl unterliegen sie eigenständigen Sorgfalts- und Organisationspflichten, insbesondere einer formalen Sichtprüfung bestimmter Kennzeichnungsangaben, der Kontrolle der Sprachanforderungen und des Mindesthaltbarkeitsdatums sowie der Gewährleistung geeigneter Lager- und Transportbedingungen.

Händler fungieren dabei faktisch als erste Kontrollinstanz innerhalb der Vertriebskette: Sie sollen keine eigenständige Produktprüfung vornehmen, müssen aber sicherstellen, dass offensichtlich nicht konforme Produkte den Markt nicht erreichen und erkannte Risiken strukturiert weitergegeben werden.

Verstöße gegen diese Pflichten können zugleich Marktverhaltensverstöße im Sinne des § 3a UWG darstellen und damit wettbewerbsrechtliche Abmahnrisiken auslösen. In der Rechtsprechung wird der Marktverhaltensregelcharakter der Kennzeichnungsvorgaben der KosmetikVO ausdrücklich bejaht; vgl. OLG Köln, Urteil vom 16.02.2018 – 6 U 90/17.

Für Händler empfiehlt sich eine klar strukturierte interne Prüf- und Dokumentationspraxis, die Wareneingangsprozesse, Lieferkettennachweise und Reaktionsabläufe bei Auffälligkeiten nachvollziehbar regelt. Nur so lässt sich die nach Art. 6 geforderte „gebührende Sorgfalt“ rechtssicher umsetzen.