DSGVO-Auskunft: In diesen Schritten rechtssicher auf Kundenanfragen reagieren

Die DSGVO räumt Personen ein umfassendes Auskunftsrecht ein, mit dem auch Online-Unternehmer häufig konfrontiert werden. Wir zeigen, welche Pflichten und Fristen zu beachten sind und wie auf Auskunftsanträge rechtskonform reagiert werden kann.

Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO

Als wohl elementarstes Datenkontrollinstrument sieht die DSGVO in Art. 15 ein Auskunftsrecht des Betroffenen vor, nach welchem dieser auf Verlangen über die Art, den Inhalt und die Zwecke der von ihm erhobenen Daten zu informieren ist.

Das Auskunftsrecht berechtigt den Betroffenen zur Einholung eines ganzen Katalogs an Informationen, welche dem Online-Unternehmer in Bezug auf die personenbezogenen Daten des Betroffenen vorliegen.

Auf Antrag sind dem Betroffenen, dessen Daten erwiesenermaßen erhoben wurden, insofern fortan Auskünfte über folgende Umstände zu erteilen:

• die Verarbeitungszwecke
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen
• falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde

Gleichzeitig wird der Online-Unternehmer im Falle des Auskunftsverlangens gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO künftig verpflichtet sein, den Informationen eine (einmalig kostenlose) Kopie sämtlicher personenbezogener Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, beizustellen.

Erfolgt der Antrag – wie im Online-Handel regelmäßig – elektronisch, so sind die Informationen ebenfalls in einem gängigen elektronischen Format (bspw. per Mail) bereitzustellen.

Einmonatige Reaktionsfrist

Nach der DSGVO gelten starre Fristen, binnen derer auf einen Auskunftsantrag zwingend reagiert werden muss.

Stellt ein Betroffener gemäß Art. 15 DSGVO Antrag auf Auskunft, so hat der Online-Unternehmer unverzüglich, spätestens aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags des Betroffenen zur beantragten Maßnahme verpflichtend Stellung zu nehmen.

Insofern muss spätestens zum Ablauf einer einmonatigen Frist der Antrag so bearbeitet worden sein, dass der Unternehmer dem Betroffenen

• im Falle der Abhilfe gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO die gewünschte Auskunft erteilt oder
• im Falle der Nichtabhilfe gemäß Art. 12 Abs. 4 DSGVO eine Unterrichtung über deren Gründe und die Möglichkeit einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde und der Einlegung eines gerichtlichen Rechtsbehelfs bereitstellen kann.

Grundsätzlich wird dem Online-Unternehmer also eine Handlungsfrist gesetzt, binnen derer er sich mit der geltend gemachten Rechtsverfolgung des Betroffenen auseinandersetzen und dieser entweder nachkommen oder diese begründet ablehnen muss.

Stellt die betroffene Person den Antrag elektronisch, so soll nach Möglichkeit auch die Unterrichtung elektronisch erfolgen.

Mustermitteilungen für Mandanten

Für einen professionellen Umgang mit Kunden stellen wir unseren Schutzpaket-Mandanten rechtskonforme Auskunfts-Muster für die folgenden drei Konstellationen zur Verfügung:

• Auskunftserteilung,
• Negativauskunft,
• Auskunftsablehnung wegen fehlender Identifizierbarkeit

Die Muster sind hier hinterlegt .

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