Die Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung:Teil 2, Das Anschreiben

Im zweiten Teil der Serie „Die Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung“ geben wir nach der Einführung über den Aufbau der Vergabeunterlagen Informationen über das Anschreiben.

Das Anschreiben

Das Anschreiben soll als gesondertes Dokument in Briefform kurz auf das Vergabeverfahren Bezug nehmen und die Angebotsfrist bestimmen sowie die Stelle, bei der das Angebot oder die angeforderten Unterlagen einzureichen sind, benennen.

Bei Vergabeverfahren, nach durchgeführtem Teilnahmewettbewerb, werden die Bieter zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert (vgl. § 10 EG, § 12). Im offenen Verfahren werden die Vergabeunterlagen grundsätzlich an alle Unternehmen übermittelt, die die Vergabeunterlagen abfordern. Hier spricht man von Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen. Das Anschreiben oder das Begleitschreiben enthält lediglich die Aufforderung zur Angebotsabgabe in Form der in den Bewerbungsbedingungen geforderten Unterlagen.

Beispiel für ein Anschreiben

Sehr geehrte Damen und Herren, die Mustergemeinde beabsichtigt, eine Fachsoftware neu zu beschaffen. Diese soll angeliefert, gecustomized und installiert werden. Dabei sollen alle Leistungsbereiche und Steuerungsnotwendigkeiten sowie die Statistiklieferungen an das XXX berücksichtigt werden. Wir fordern Sie hiermit zur Angebotsabgabe über die Vergabe der oben genannten Leistungen auf.  Angebotsbedingungen sind nachfolgende Grundlagen und Feststellungen: Sie erhalten mit den Vergabeunterlagen das vorliegenden Begleitschreiben, die Bewerbungsbedingungen mit ihren Anlagen, sowie als Vertragsunterlagen den vorausgefüllten EVB-IT Systemlieferungsvertrag mit den von der Vergabestelle vorgegebenen Anlagen.

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