Vorsicht beim „Letter of Intent“: Ein verbindlicher Vertrag ist schnell ungewollt geschlossen

Ein Letter of Intent soll Verhandlungen strukturieren, ohne den späteren Vertrag schon vorwegzunehmen. Gerade bei IT-, SaaS- und Cloudprojekten kann eine solche Absichtserklärung aber schneller rechtlich verbindlich werden, als den Parteien bewusst ist.

Bei größeren IT-Projekten, Softwareentwicklungen, SaaS-Einführungen, Cloud-Migrationen, Unternehmenskäufen, Kooperationen oder strategischen Partnerschaften wollen die Parteien häufig nicht sofort den endgültigen Vertrag schließen. Die technischen, wirtschaftlichen, datenschutzrechtlichen und kommerziellen Einzelheiten sind noch nicht abschließend geklärt. Gleichzeitig besteht aber oft der Wunsch, den erreichten Verhandlungsstand festzuhalten, die Ernsthaftigkeit der Gespräche zu dokumentieren und den weiteren Ablauf zu strukturieren.

In solchen Situationen wird häufig ein sogenannter Letter of Intent, kurz LoI, verwendet. Auf Deutsch spricht man von einer Absichtserklärung, Grundsatzvereinbarung oder Verhandlungsvereinbarung. In der Praxis werden auch Begriffe wie Memorandum of Understanding, MoU, Term Sheet, Heads of Terms oder Eckpunktepapier verwendet.

Das Problem: Die Überschrift entscheidet nicht über die rechtliche Wirkung. Ein Dokument, das „Letter of Intent“ heißt, kann unverbindlich sein. Es kann aber auch einzelne verbindliche Pflichten enthalten. Im ungünstigsten Fall kann es sogar als Vorvertrag oder bereits als Hauptvertrag ausgelegt werden. Gerade bei IT-Projekten ist diese Gefahr erheblich, weil die Parteien oft schon während der Verhandlungen mit Workshops, Konzepten, Proofs of Concept, Schnittstellenarbeiten, Datenanalysen, Pilotierungen oder ersten Implementierungsleistungen beginnen.

Der LoI ist deshalb ein nützliches, aber rechtlich sensibles Instrument. Wer ihn verwendet, muss sehr genau regeln, was unverbindlich bleiben soll und was bereits verbindlich gelten soll.

Was ist ein Letter of Intent?

Ein Letter of Intent ist eine Erklärung, mit der eine oder mehrere Parteien festhalten, dass sie über den Abschluss eines bestimmten Vertrages verhandeln und eine Zusammenarbeit ernsthaft prüfen oder beabsichtigen. Der LoI dient dazu, den Stand der Verhandlungen, die wirtschaftlichen Eckpunkte und das weitere Vorgehen zu dokumentieren.

Typische Einsatzbereiche sind Unternehmenskäufe, Beteiligungen, Joint Ventures, größere Softwareprojekte, Outsourcing, SaaS- und Cloudverträge, Forschungs- und Entwicklungskooperationen, Vertriebskooperationen oder komplexe IT-Beschaffungen.

Der LoI soll regelmäßig gerade noch keinen Anspruch auf Abschluss des späteren Hauptvertrages begründen. Die Parteien wollen sich nicht endgültig binden, sondern eine Verhandlungsgrundlage schaffen. Gleichwohl kann ein LoI einzelne verbindliche Regelungen enthalten, etwa zur Geheimhaltung, Exklusivität, Kostentragung, Laufzeit, Rückgabe von Unterlagen, Datenschutz oder zum Umgang mit bereits erbrachten Vorleistungen.

Deshalb sollte ein moderner LoI nicht pauschal als „unverbindlich“ bezeichnet werden. Besser ist eine klare Trennung: Der LoI sollte ausdrücklich zwischen unverbindlichen Absichtserklärungen und verbindlichen Einzelregelungen unterscheiden.

Warum ist der LoI gerade bei IT-Projekten so wichtig?

IT-Projekte haben sich seit den klassischen Softwareprojekten stark verändert. Heute geht es häufig nicht mehr nur um die Lieferung einer Software oder um die Erstellung eines Programms. Moderne IT-Projekte umfassen oft Cloudleistungen, SaaS-Abonnements, Datenmigration, Schnittstellen, KI-Funktionen, IT-Sicherheit, Datenschutz, Rollout, Change Management, Betrieb, Support und Exit.

Vor Abschluss des endgültigen Vertrages müssen daher zahlreiche Fragen geklärt werden: Welche Lösung soll eingeführt werden? Welche Systeme werden angebunden? Welche Daten sollen migriert werden? Welche Verfügbarkeit wird geschuldet? Welche Sicherheitsstandards gelten? Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Welche Unterauftragnehmer werden eingesetzt? Welche Rechte erhält der Kunde an Arbeitsergebnissen, Konfigurationen, Dokumentationen oder Schnittstellen? Wer trägt Kosten für Workshops, Voranalysen, Proofs of Concept oder Pilotierungen?

Häufig beginnt der Anbieter bereits vor Vertragsschluss mit Leistungen. Er erstellt Grobkonzepte, Aufwandsschätzungen, Prototypen, Demos, Schnittstellenanalysen oder Migrationskonzepte. Der Kunde stellt seinerseits Daten, Systemzugänge, Fachkonzepte, Prozessbeschreibungen oder Geschäftsgeheimnisse zur Verfügung. Dadurch entstehen rechtliche Risiken auf beiden Seiten.

Der Anbieter will vermeiden, erhebliche Vorleistungen ohne Vergütung zu erbringen. Der Kunde will vermeiden, dass aus einem frühen Projektstart bereits ein vollständiger Vertragsschluss abgeleitet wird. Genau hier kann ein sauber formulierter LoI helfen.

Abgrenzung: LoI, MoU, Term Sheet, Vorvertrag und Hauptvertrag

Die Begriffe werden in der Praxis häufig unscharf verwendet. Rechtlich entscheidend ist aber nicht die Überschrift, sondern der Inhalt und der erkennbare Rechtsbindungswille der Parteien.

Ein Letter of Intent ist typischerweise eine Absichtserklärung. Er dokumentiert, dass die Parteien verhandeln und einen späteren Vertrag anstreben. Er begründet grundsätzlich keine Pflicht, den Hauptvertrag abzuschließen.

Ein Memorandum of Understanding wird häufig bei mehrseitigen oder internationalen Projekten verwendet. Inhaltlich kann es einem LoI entsprechen. Auch hier entscheidet nicht der Name, sondern die konkrete Ausgestaltung.

Ein Term Sheet enthält meist wirtschaftliche und rechtliche Eckpunkte eines geplanten Vertrages. Es kann unverbindlich sein, wird aber häufig gefährlich, wenn bereits alle wesentlichen Vertragsbestandteile festgelegt sind und die Parteien Formulierungen verwenden, die wie endgültige Verpflichtungen klingen.

Ein Vorvertrag ist demgegenüber verbindlich. Er verpflichtet die Parteien, später einen Hauptvertrag abzuschließen. Voraussetzung ist, dass die wesentlichen Punkte des späteren Vertrages bereits hinreichend bestimmt oder bestimmbar sind. Ein Vorvertrag kann sinnvoll sein, wenn der Hauptvertrag noch nicht geschlossen werden kann, etwa weil eine Freigabe, Finanzierung, behördliche Genehmigung, Gremienentscheidung oder technische Vorprüfung aussteht.

Der Hauptvertrag liegt vor, wenn bereits alle wesentlichen Vertragsbestandteile vereinbart sind und die Parteien erkennbar rechtlich gebunden sein wollen. Dann hilft auch die Bezeichnung als „LoI“ nicht mehr.

Die Gefahr liegt vor allem in Mischformen. Ein Dokument kann im Grundsatz unverbindlich sein, aber einzelne verbindliche Regelungen enthalten. Es kann auch als unverbindlich bezeichnet werden, aber tatsächlich bereits so detailliert und verpflichtend formuliert sein, dass es als Vorvertrag oder Hauptvertrag ausgelegt wird.

Die zentrale Gefahr: ungewollter Rechtsbindungswille

Ein LoI wird gefährlich, wenn er Formulierungen enthält, die nach objektivem Empfängerhorizont als verbindliche Verpflichtung verstanden werden können. Das betrifft insbesondere Formulierungen wie:

• „Die Parteien schließen folgenden Vertrag …“
• „Der Anbieter wird die Leistungen gemäß Anlage 1 erbringen …“
• „Der Kunde beauftragt den Anbieter mit …“
• „Die Parteien sind sich über alle wesentlichen Punkte einig …“
• „Die Umsetzung beginnt am …“
• „Die Vergütung beträgt …“
• „Der Anbieter verpflichtet sich zur Lieferung …“
• „Der Kunde verpflichtet sich zur Abnahme …“

Solche Formulierungen können je nach Gesamtzusammenhang den Eindruck erwecken, dass bereits ein Vertrag geschlossen wurde. Besonders riskant wird es, wenn der LoI zusätzlich Leistungsgegenstand, Vergütung, Laufzeit, Termine, Pflichten, Abnahme und Haftung regelt.

Wer eine unverbindliche Absichtserklärung will, muss deshalb deutlich schreiben, dass durch den LoI kein Anspruch auf Abschluss des Hauptvertrages entsteht und dass jede Partei die Verhandlungen grundsätzlich abbrechen kann. Gleichzeitig muss klargestellt werden, welche Regelungen hiervon ausgenommen und bereits verbindlich sind.

Eine geeignete Formulierung kann lauten:

„Die Parteien sind sich darüber einig, dass dieser Letter of Intent – mit Ausnahme der ausdrücklich als verbindlich bezeichneten Regelungen – keine Verpflichtung zum Abschluss des beabsichtigten Hauptvertrages begründet. Jede Partei ist berechtigt, die Vertragsverhandlungen jederzeit abzubrechen. Ein Anspruch auf Abschluss des Hauptvertrages besteht nicht.“

Diese Klausel allein genügt aber nicht immer. Entscheidend ist, dass der übrige Inhalt des LoI dazu passt. Wer einerseits die Unverbindlichkeit erklärt, andererseits aber einen vollständigen Leistungskatalog mit verbindlichen Terminen und Vergütungspflichten regelt, schafft Auslegungsrisiken.

Vorvertragliche Haftung: Auch unverbindliche Verhandlungen sind nicht rechtsfrei

Auch wenn ein LoI keinen Anspruch auf Abschluss des Hauptvertrages begründet, sind Vertragsverhandlungen nicht rechtsfrei. Bereits durch die Aufnahme von Vertragsverhandlungen kann ein vorvertragliches Schuldverhältnis entstehen. § 311 Abs. 2 BGB nennt ausdrücklich die Aufnahme von Vertragsverhandlungen und die Anbahnung eines Vertrages als Fälle, in denen ein Schuldverhältnis mit Pflichten nach § 241 Abs. 2 BGB entstehen kann. (Gesetze im Internet)

Daraus folgen Rücksichtnahme-, Schutz- und Aufklärungspflichten. Wer im Rahmen von Vertragsverhandlungen falsche Angaben macht, wesentliche Umstände verschweigt, vertrauliche Informationen missbraucht oder die andere Partei pflichtwidrig zu erheblichen nutzlosen Aufwendungen veranlasst, kann schadensersatzpflichtig werden.

Das bedeutet: Ein LoI kann zwar den Hauptvertrag unverbindlich lassen. Er schützt aber nicht vor jeder Haftung. Insbesondere der grundlose Abbruch von Vertragsverhandlungen ist nicht ohne Weiteres haftungsbegründend. Eine Haftung kommt aber in Betracht, wenn eine Partei in zurechenbarer Weise besonderes Vertrauen auf den sicheren Vertragsschluss geschaffen hat und die andere Partei deshalb erhebliche Aufwendungen tätigt.

Gerade in IT-Projekten ist deshalb wichtig, ausdrücklich zu regeln, ob und in welchem Umfang Vorleistungen erbracht werden dürfen und ob diese vergütet werden.

Inhalt eines LoI bei IT-, SaaS- und Cloudprojekten

Ein LoI sollte nicht zu lang sein, aber die richtigen Punkte regeln. Er sollte vor allem verhindern, dass die Parteien unbewusst in einen Hauptvertrag hineinrutschen. Gleichzeitig sollte er diejenigen Punkte verbindlich absichern, die bereits während der Verhandlungsphase Schutz benötigen.

1. Gegenstand und Ziel der Verhandlungen

Der LoI sollte zunächst beschreiben, worüber die Parteien verhandeln. Bei IT-Projekten sollte der Gegenstand ausreichend konkret, aber nicht endgültig formuliert werden.

Beispiel:

„Die Parteien führen derzeit Verhandlungen über den möglichen Abschluss eines Vertrages zur Einführung und Nutzung einer SaaS-Lösung für […]. Gegenstand der Verhandlungen sind insbesondere Leistungsumfang, technische Anforderungen, Schnittstellen, Datenschutz, Informationssicherheit, Vergütung, Laufzeit, Support, Service Level und Exit-Regelungen. Die Parteien beabsichtigen, auf Grundlage der weiteren Prüfung zu entscheiden, ob und mit welchem Inhalt ein Hauptvertrag geschlossen wird.“

Wichtig ist: Die Beschreibung darf nicht so klingen, als sei das Projekt bereits verbindlich beauftragt.

2. Klarstellung der Unverbindlichkeit

Die Unverbindlichkeit sollte an hervorgehobener Stelle geregelt werden. Dabei sollte deutlich gemacht werden, dass der LoI nicht insgesamt rechtlich bedeutungslos ist, sondern nur keine Pflicht zum Abschluss des Hauptvertrages begründet.

Beispiel:

„Dieser Letter of Intent dokumentiert den gegenwärtigen Stand der Verhandlungen. Er begründet – mit Ausnahme der in Ziffer […] ausdrücklich als verbindlich bezeichneten Regelungen – keine Verpflichtung einer Partei zum Abschluss des beabsichtigten Hauptvertrages. Ein Anspruch auf Abschluss des Hauptvertrages besteht nicht. Jede Partei kann die Vertragsverhandlungen jederzeit abbrechen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.“

3. Verbindliche und unverbindliche Regelungen ausdrücklich trennen

Besonders empfehlenswert ist eine eigene Klausel:

„Verbindlich sind ausschließlich die Regelungen zur Vertraulichkeit, zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, zum Datenschutz, zur Exklusivität, zur Kostentragung, zur Rückgabe und Löschung von Unterlagen, zur Laufzeit dieses LoI, zur Rechtswahl und zum Gerichtsstand. Alle übrigen Regelungen stellen lediglich unverbindliche Absichtserklärungen dar.“

Diese Trennung ist in der Praxis oft wichtiger als jede Überschrift.

4. Zeitplan und nächste Schritte

Ein LoI kann einen Zeitplan enthalten. Dieser sollte aber als Planungsgrundlage, nicht als verbindlicher Projektplan formuliert werden, solange keine Bindung gewollt ist.

Beispiel:

„Die Parteien beabsichtigen, die Verhandlungen auf Grundlage dieses LoI fortzuführen. Als unverbindliche Planungsgrundlage streben die Parteien an, bis zum […] eine Einigung über die wesentlichen Vertragsbedingungen zu erzielen.“

Wenn Termine verbindlich sein sollen, etwa für eine Due Diligence, eine Angebotsabgabe oder eine Freigabeentscheidung, muss dies ausdrücklich gesagt werden.

5. Exklusivität

In vielen Verhandlungen will eine Partei verhindern, dass die andere Seite parallel mit Wettbewerbern verhandelt. Das kann insbesondere bei Unternehmenskäufen, strategischen Partnerschaften oder aufwendigen IT-Projekten relevant sein.

Eine Exklusivitätsklausel ist regelmäßig verbindlich und muss deshalb präzise sein. Sie sollte insbesondere regeln, für wen sie gilt, für welchen Gegenstand sie gilt, wie lange sie gilt, welche Ausnahmen bestehen und welche Rechtsfolgen ein Verstoß hat.

Beispiel:

„Die Parteien verpflichten sich, für die Dauer von […] Wochen ab Unterzeichnung dieses LoI exklusiv über den Abschluss des unter Ziffer […] beschriebenen Vorhabens zu verhandeln. Während dieses Zeitraums werden sie keine Verhandlungen mit Dritten über ein wirtschaftlich gleichwertiges Vorhaben aufnehmen oder fortführen. Bereits laufende Gespräche sind der jeweils anderen Partei offenzulegen und während der Exklusivitätsdauer nicht fortzuführen.“

Eine zu lange oder zu weit gefasste Exklusivität kann wirtschaftlich unangemessen sein. Sie sollte daher immer befristet werden.

6. Vertraulichkeit und Geschäftsgeheimnisse

Vertraulichkeit ist einer der wichtigsten Regelungspunkte eines LoI. Schon in der Verhandlungsphase werden häufig sensible Informationen ausgetauscht: Preisstrukturen, technische Konzepte, Quellcodeausschnitte, Architekturunterlagen, Schnittstellenbeschreibungen, Kundendaten, Sicherheitskonzepte, Roadmaps, Finanzzahlen, Datenmodelle, KI-Trainingsansätze, Prozesswissen oder strategische Planungen.

Seit Inkrafttreten des Geschäftsgeheimnisgesetzes ist besonders wichtig, dass Geschäftsgeheimnisse nur geschützt sind, wenn angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen werden. Das Gesetz definiert ein Geschäftsgeheimnis unter anderem als Information, die geheim ist, von wirtschaftlichem Wert ist und Gegenstand den Umständen nach angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen durch den rechtmäßigen Inhaber ist. (Gesetze im Internet)

Ein LoI sollte deshalb nicht nur allgemein zur Geheimhaltung verpflichten, sondern konkret festlegen, welche Informationen vertraulich sind, wie sie geschützt werden müssen, wer Zugriff haben darf, ob Berater einbezogen werden dürfen und was nach Ende der Verhandlungen mit den Informationen geschieht.

Beispiel:

„Die Parteien verpflichten sich, sämtliche im Zusammenhang mit den Verhandlungen erhaltenen vertraulichen Informationen geheim zu halten, ausschließlich zum Zweck der Prüfung und Verhandlung des beabsichtigten Hauptvertrages zu verwenden und Dritten nicht zugänglich zu machen. Vertrauliche Informationen sind insbesondere technische, wirtschaftliche, rechtliche, organisatorische, personenbezogene und sicherheitsrelevante Informationen, unabhängig davon, ob sie ausdrücklich als vertraulich gekennzeichnet sind, sofern sich ihre Vertraulichkeit aus den Umständen ergibt.“

Zusätzlich sollte geregelt werden:

„Die Parteien werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen treffen und den Zugang auf diejenigen Personen beschränken, die die Informationen für die Zwecke der Vertragsverhandlungen benötigen.“

7. Datenschutz und Testdaten

Bei IT-Projekten werden in der Verhandlungs- oder Pilotphase häufig Daten ausgetauscht. Wenn personenbezogene Daten betroffen sind, reicht eine allgemeine Geheimhaltungsklausel nicht aus. Dann muss geklärt werden, auf welcher datenschutzrechtlichen Grundlage die Verarbeitung erfolgt.

Besonders kritisch sind Teststellungen, Proofs of Concept, Cloud-Demos, KI-Analysen, Migrationsprüfungen oder Supportzugriffe, bei denen Echtdaten verwendet werden. Vor der Übermittlung personenbezogener Daten muss geklärt werden, ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt und ob eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO erforderlich ist.

Ein LoI sollte daher enthalten:

„Personenbezogene Daten dürfen im Rahmen der Verhandlungen, Teststellungen oder Voranalysen nur verarbeitet werden, soweit hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht und die hierfür erforderlichen Vereinbarungen, insbesondere eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, zuvor abgeschlossen wurden. Soweit möglich, sind anonymisierte oder synthetische Testdaten zu verwenden.“

Diese Regelung ist heute besonders wichtig, weil viele SaaS- und KI-Anbieter mit Testumgebungen arbeiten, in die Kunden schnell Daten hochladen. Ohne klare Vorgaben kann dies zu erheblichen Datenschutzrisiken führen.

8. Vorleistungen, Workshops, Proof of Concept und Vergütung

Einer der häufigsten Streitpunkte betrifft Vorleistungen. Anbieter investieren bereits vor Vertragsschluss Zeit und Know-how. Kunden erwarten häufig, dass Workshops, Konzepte oder Demos Teil der Akquise sind. Später entsteht Streit darüber, ob diese Leistungen vergütungspflichtig waren.

Ein moderner LoI sollte deshalb ausdrücklich regeln, welche Leistungen unentgeltlich erbracht werden und welche nur gegen Vergütung erfolgen.

Beispiel:

„Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Verhandlung und Prüfung des beabsichtigten Hauptvertrages selbst, soweit in diesem LoI nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.“

Wenn bestimmte Vorleistungen vergütungspflichtig sein sollen, sollte dies konkret formuliert werden:

„Die Durchführung des in Anlage […] beschriebenen Proof of Concept ist eine gesondert vergütungspflichtige Leistung. Die Vergütung beträgt […] EUR netto. Der Proof of Concept begründet keine Verpflichtung des Kunden zum Abschluss des Hauptvertrages.“

Diese Klarstellung schützt beide Seiten. Der Anbieter erhält Vergütung für echte Vorleistungen. Der Kunde verhindert, dass aus der Vergütung einzelner Vorarbeiten ein vollständiger Projektauftrag abgeleitet wird.

9. Kein Beginn der Hauptleistungen ohne gesonderte Beauftragung

Besonders wichtig ist eine Klausel, die verhindert, dass der Anbieter bereits mit Hauptleistungen beginnt und später behauptet, der Vertrag sei konkludent geschlossen worden.

Beispiel:

„Mit produktiven Implementierungs-, Migrations-, Entwicklungs- oder Betriebsleistungen darf erst nach Abschluss des Hauptvertrages oder nach gesonderter schriftlicher Beauftragung begonnen werden. Leistungen, die vor diesem Zeitpunkt erbracht werden, erfolgen nur auf Grundlage einer ausdrücklich vereinbarten gesonderten Beauftragung.“

Diese Klausel ist bei IT-Projekten praktisch sehr wichtig. Sie verhindert, dass Workshops und Tests unbemerkt in ein vollwertiges Projekt übergehen.

10. Rechte an Arbeitsergebnissen aus der Verhandlungsphase

Schon vor Vertragsschluss können Arbeitsergebnisse entstehen: Konzepte, Präsentationen, Lastenheftentwürfe, Architekturvorschläge, Schnittstellenspezifikationen, Prozessmodelle, Datenmodelle, Migrationspläne oder Prototypen.

Der LoI sollte regeln, wem diese Ergebnisse gehören und ob die andere Partei sie verwenden darf.

Beispiel:

„Soweit im Rahmen der Verhandlungen Arbeitsergebnisse entstehen, verbleiben alle Rechte daran bei der Partei, die sie erstellt hat, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird. Eine Nutzung durch die andere Partei ist nur zum Zweck der Prüfung des beabsichtigten Hauptvertrages gestattet.“

Wenn der Kunde für ein Konzept bezahlt, kann eine weitergehende Nutzung vereinbart werden. Das sollte aber ausdrücklich geschehen.

11. KI, Datenanalyse und Nutzung von Kundendaten

Neu ist, dass Anbieter im Rahmen von Verhandlungen zunehmend KI-gestützte Analysen, automatisierte Auswertungen oder cloudbasierte Tools einsetzen. Dadurch stellt sich die Frage, ob Kundendaten zum Training, zur Produktverbesserung oder für allgemeine Analysezwecke verwendet werden dürfen.

Ein moderner LoI sollte dies ausdrücklich ausschließen, sofern es nicht gewollt ist.

Beispiel:

„Die Parteien dürfen im Rahmen dieses LoI erhaltene Daten, Unterlagen und Informationen nicht zum Training, zur Verbesserung oder zur Entwicklung von KI-Systemen, Analysemodellen oder sonstigen Produkten verwenden, sofern dies nicht zuvor ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.“

Diese Regelung ist besonders wichtig bei sensiblen Geschäfts-, Kunden-, Beschäftigten- oder Projektdaten.

12. Laufzeit und Beendigung

Der LoI sollte befristet sein. Andernfalls bleibt unklar, wie lange Exklusivität, Vertraulichkeit, Kostenregelungen und Verhandlungsstruktur gelten.

Beispiel:

„Dieser LoI tritt mit Unterzeichnung in Kraft und endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf, mit Abschluss des Hauptvertrages oder spätestens am […]. Die Regelungen zur Vertraulichkeit, zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, zur Rückgabe und Löschung von Unterlagen, zum Datenschutz und zur Kostentragung gelten nach Beendigung dieses LoI fort.“

Für Vertraulichkeitspflichten kann eine längere Nachwirkung vereinbart werden, etwa drei oder fünf Jahre. Für echte Geschäftsgeheimnisse kann auch eine Bindung für die Dauer der Geheimhaltungsbedürftigkeit sachgerecht sein.

13. Rückgabe und Löschung von Unterlagen

Nach Abbruch der Verhandlungen muss geregelt sein, was mit erhaltenen Unterlagen, Zugangsdaten, Datenbeständen und Kopien geschieht.

Beispiel:

„Nach Beendigung der Verhandlungen hat jede Partei auf Verlangen der anderen Partei sämtliche erhaltenen vertraulichen Unterlagen, Datenträger, Kopien und Ausarbeitungen zurückzugeben oder zu löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung ist auf Verlangen schriftlich zu bestätigen.“

Bei personenbezogenen Daten sollte die Löschung zusätzlich datenschutzrechtlich abgesichert werden.

14. Rechtswahl, Gerichtsstand und Schriftform

Auch ein LoI sollte klare Schlussbestimmungen enthalten. Dazu gehören Rechtswahl, Gerichtsstand, Schriftform und gegebenenfalls eine Rangfolgeregelung.

Wichtig ist allerdings: Eine Schriftformklausel ersetzt nicht die sorgfältige inhaltliche Abgrenzung. Wenn die Parteien nach Unterzeichnung tatsächlich mit Leistungen beginnen und sich so verhalten, als sei der Hauptvertrag geschlossen, kann auch dies rechtliche Bedeutung haben.

Typische Fehler beim LoI

In der Praxis wiederholen sich bestimmte Fehler.

Der häufigste Fehler ist die unklare Vermischung von unverbindlichen Absichten und verbindlichen Pflichten. Ein LoI sollte nicht einerseits „unverbindlich“ heißen und andererseits verbindliche Leistungspflichten enthalten, ohne dies offenzulegen.

Ein weiterer Fehler ist die zu detaillierte Beschreibung des Hauptvertrages. Je vollständiger Leistungsgegenstand, Vergütung, Termine, Abnahme, Laufzeit und Pflichten geregelt sind, desto eher kann der Eindruck eines verbindlichen Vertrages entstehen.

Problematisch ist auch, wenn der Anbieter bereits mit produktiven Leistungen beginnt, ohne dass eine gesonderte Beauftragung vorliegt. Dann wird später darüber gestritten, ob ein Vertrag durch schlüssiges Verhalten geschlossen wurde.

Ebenfalls gefährlich ist eine fehlende Kostenregelung. Wer trägt Aufwendungen für Workshops, Demos, Konzepte, Reisen, technische Prüfungen, Proofs of Concept oder externe Berater? Ohne Regelung bleibt Streit vorprogrammiert.

Schließlich wird oft der Schutz vertraulicher Informationen unterschätzt. Gerade wegen des Geschäftsgeheimnisgesetzes ist es wichtig, angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen nachweisen zu können. Eine saubere Vertraulichkeitsregelung im LoI ist hierfür ein wichtiger Baustein.

Der LoI aus Sicht des Kunden

Aus Kundensicht soll der LoI vor allem verhindern, dass schon vor Abschluss des Hauptvertrages eine Bindung entsteht. Der Kunde möchte sich technische, wirtschaftliche und rechtliche Prüfungen offenhalten. Er will Angebote vergleichen, Gremienentscheidungen abwarten, Datenschutz und IT-Sicherheit prüfen und die Finanzierung klären.

Für den Kunden sind daher besonders wichtig:

• eine klare Unverbindlichkeitsklausel,
• keine voreilige Beauftragung produktiver Leistungen,
• klare Regelung zu Kosten und Vorleistungen,
• Schutz eigener Daten und Geschäftsgeheimnisse,
• keine unkontrollierte Nutzung von Kundendaten,
• keine versteckte Bindung an Anbieterbedingungen,
• klare Exit-Regelung für die Verhandlungsphase,
• Rückgabe oder Löschung überlassener Informationen.

Gerade bei SaaS- und Cloudprojekten sollte der Kunde darauf achten, dass Testzugänge, Demos und Pilotierungen nicht mit einer automatischen Subscription, Mindestlaufzeit oder kostenpflichtigen Vertragsverlängerung verbunden werden.

Der LoI aus Sicht des Anbieters

Aus Anbietersicht ist der LoI ebenfalls wichtig. Der Anbieter möchte vermeiden, umfangreiche Vorleistungen ohne Vergütung zu erbringen. Er will sein Know-how, seine Konzepte, seine Kalkulationen, seine Architekturvorschläge und seine Produktinformationen schützen. Außerdem will er verhindern, dass der Kunde mit diesen Informationen zu einem Wettbewerber geht.

Für den Anbieter sind daher besonders wichtig:

• Exklusivität,
• Vertraulichkeit,
• Schutz eigener Geschäftsgeheimnisse,
• Vergütung für Proofs of Concept und Workshops,
• klare Rechte an Arbeitsergebnissen,
• keine Verpflichtung zu unbegrenzten kostenlosen Vorleistungen,
• Haftungsbegrenzung für vorvertragliche Leistungen,
• klare Abgrenzung zwischen Akquise und beauftragter Leistung.

Ein guter LoI ist also nicht einseitig kundenschützend. Er kann und sollte beide Seiten schützen.

Musterstruktur für einen modernen LoI

Ein praxistauglicher LoI für IT-Projekte kann etwa wie folgt aufgebaut sein:

• Parteien und Hintergrund,
• Gegenstand der Verhandlungen,
• Stand der bisherigen Gespräche,
• Unverbindlichkeit des beabsichtigten Hauptvertrages,
• verbindliche Regelungen des LoI,
• Zeitplan und nächste Schritte,
• Exklusivität, falls gewollt,
• Vertraulichkeit und Geschäftsgeheimnisse,
• Datenschutz und Testdaten,
• Vorleistungen, Proof of Concept und Vergütung,
• kein Beginn produktiver Hauptleistungen ohne gesonderte Beauftragung,
• Rechte an Konzepten und Arbeitsergebnissen,
• Umgang mit KI, Datenanalyse und Produktverbesserung,
• Rückgabe und Löschung von Unterlagen,
• Laufzeit und Beendigung,
• Haftung für vorvertragliche Leistungen,
• Rechtswahl, Gerichtsstand und Schlussbestimmungen.

Diese Struktur ist nicht zwingend. Sie zeigt aber, dass ein heutiger LoI mehr leisten muss als eine bloße Absichtserklärung. Er muss die Risiken der Verhandlungsphase steuern.

Formulierungsbeispiel: verbindliche und unverbindliche Teile

Eine zentrale Klausel könnte lauten:

„Die Parteien sind sich darüber einig, dass dieser Letter of Intent den derzeitigen Stand der Verhandlungen dokumentiert und den weiteren Ablauf der Gespräche strukturieren soll. Er begründet keine Verpflichtung einer Partei zum Abschluss des beabsichtigten Hauptvertrages. Ein Anspruch auf Abschluss des Hauptvertrages besteht nicht. Jede Partei ist berechtigt, die Verhandlungen jederzeit ohne Angabe von Gründen abzubrechen.

Abweichend hiervon sind die Regelungen dieses LoI zur Vertraulichkeit, zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, zum Datenschutz, zur Exklusivität, zur Kostentragung, zur Rückgabe und Löschung von Unterlagen, zur Laufzeit, zur Rechtswahl und zum Gerichtsstand rechtsverbindlich.“

Diese Klausel ist in der Praxis besonders hilfreich, weil sie nicht nur die Unverbindlichkeit betont, sondern die verbindlichen Teile ausdrücklich benennt.

Fazit

Der Letter of Intent ist auch heute ein sinnvolles Instrument. Gerade bei komplexen IT-, SaaS-, Cloud-, KI- und Kooperationsprojekten kann er helfen, Verhandlungen zu strukturieren, Vertraulichkeit zu sichern, Exklusivität zu vereinbaren, Vorleistungen zu regeln und den erreichten Verhandlungsstand festzuhalten.

Er ist aber kein harmloses Vorpapier. Ein schlecht formulierter LoI kann zu erheblichen rechtlichen Risiken führen. Wird die Unverbindlichkeit nicht sauber geregelt oder enthält das Dokument bereits alle wesentlichen Vertragsbestandteile, kann aus der Absichtserklärung ein Vorvertrag oder sogar ein Hauptvertrag werden. Beginnen die Parteien zusätzlich schon mit Leistungen, steigt dieses Risiko erheblich.

Ein guter LoI muss daher präzise unterscheiden: Was ist nur Verhandlungsstand? Was ist unverbindliche Absicht? Was ist bereits rechtsverbindlich? Welche Kosten werden erstattet? Welche Informationen sind geschützt? Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Welche Vorleistungen sind erlaubt? Und wann beginnt erst der eigentliche Vertrag?

Die wichtigste Regel lautet deshalb: Der LoI sollte nicht weniger sorgfältig formuliert werden als der spätere Hauptvertrag. Gerade weil er noch kein Hauptvertrag sein soll, muss er rechtlich besonders klar sein.