Leserkommentare zum Artikel

Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Meist enthalten E-Mails am Ende nur ein nettes, abschließendes Grußwort. Eine Signatur mit Name und Anschrift fehlt häufig. Doch E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme potenzieller Kunden für telefonische Rückfragen. Oftmals sind sie in der Regel gesetzlich vorgeschrieben. Die IT-Recht-Kanzlei erläutert im heutigen Beitrag, wann eine Pflicht zur E-Mail-Signatur konkret besteht und wie sie zu erfüllen ist.

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ppa. in Mail-Signatur

Beitrag von Andreas R.
18.11.2019, 14:10 Uhr

Ich habe in letzter Zeit sehr oft gesehen, dass Prokuristen, dass ppa. in der Mail-Signatur anführen. Ist dies verpflichtend oder kann man das auch weglassen?

Herr

Beitrag von Michael
28.08.2019, 13:54 Uhr

Habe da ein umfassenderes Problem. Die Kleiderkreisel GmbH hat mir den Zugang verweigert ohne Abmahnung und ohne Begründung. Da es sowieso schwierig ist Kontakt aufzunehmen habe ich per Impressum ein Mail geschrieben. Die Antwort war weder eine Begründung noch eine wirkliche Antwort. Im E-Mail war überhaupt keine Signatur. Abgesehen davon, habe ich die AGBs nachträglich gelesen (die muss man auch erstmal finden) die meiner Meinung nach Punkte enthält die so nicht tragbar sind und Willkür alle Möglichkeiten bietet. Was kann man da machen - können die willkürlich jemand ausschließen? Das Thema Signatur ist sowieso vorhanden

Anzeige unzureichender E-Mail-Angaben

Beitrag von Karlheinz W.
27.08.2019, 13:41 Uhr

Hallo,

die spanische Niederlasung der zur Generali-Gruppe gehörenden "Europ Assistance"-Reiseversicherung hält es nicht für nötig, irgendwelche Angaben in ihrer E-Mail zu machen. Da das gesamte Gebaren auf Unlauterkeit hindeutet (Google: Europ Assistance), würde ich gerne wissen, wo ich diese unvollständigen E-Mails monieren kann.

Geschäftsleitungsassistenz

Beitrag von U. Peter
26.08.2019, 12:54 Uhr

Guten Tag,

unser Datenschutzbeauftragter sagte mir die USt-ID muss in die Signatur. Zur Info wir sind eine GbmH

Bestehende Geschäftsverbindung?

Beitrag von Michael Müller
02.03.2019, 13:42 Uhr

Zitat aus Ihrem Beitrag: "Der Angaben bedarf es außerdem nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen. Denn in diesem Fall, ist dem Empfänger der Absender der weiteren Korrespondenz bereits bekannt und demnach eine Wiederholung der Pflichtangaben entbehrlich." Darf ich fragen, wie Sie zu der Ansicht kommen? Das kann ich so den gesetzlichen Vorschriften nicht entnehmen. Adressen, verantwortliche Personen usw. können sich jederzeit ändern. Oder man kommuniziert mit verschiedenen Unternehmen die unter einem Konzernnamen auftreten. Trotzdem will ich bei jedem schriftlichen Kontakt immer genau wissen mit wem ich es zu tun habe bzw. wer ggf. haftet. Deshalb finde ich ihre Auslegung hier ein wenig merkwürdig und nicht im Sinne des Erfinders. Mit "bereits bekannt" ließe sich die Regelung ja fast immer umgehen. Ich hatte vor einiger Zeit eben diesen Fall, dass eine Tochterfirma eines Lieferanten mit mir in Kontakt trat, dabei auf jegliche Pflichtangaben verzichtete und damit ein großes Durcheinander zu meinem Nachteil angerichtet hat. Im folgenden Streitfall wurde sich dann mit der ausländische Muttergesellschaft herausgeredet. Deshalb finde ich Ihre Auslegung bedenklich und ich glaube so ist es nicht gedacht.

Nachricht

Beitrag von PML10derechte
25.02.2019, 13:44 Uhr

Hallo, ich würde gerne wissen in welches Adressfeld der Absender kommt? Vielen Dank schonmal im vorraus. LG PML10derechte

Freiwirkende Kraft

Beitrag von Reinhold Nürnberger
09.02.2019, 07:28 Uhr

Mein Schornsteinfeger gibt in seinen Schreiben, wie z. B. Rechnung, Feuerstättenbescheid etc., eine E-Mail-Adresse an.

Jedoch findet der Schornsteinfeger es nicht für nötig, eine empfangene E-Mail zu öffnen. Gibt es einen §, die ihn verpföichtet, wenn er eine E-Mail-Adresse angibt, diese auch zu bearbeiten? Vorab vielen Dank

Anhang?

Beitrag von Svend Müller
27.11.2018, 17:00 Uhr

Entfällt diese Pflicht wenn sich der Versender darauf beruft dass diese Angaben bereits aus einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben.

Zitat: der Kunde also bereits die erforderlichen Grundinformationen zu seinem Vertragspartner und dem gegenständlichen Geschäft erhalten hat. Diese Grundinformationen wurden Ihnen u.a. bereits auf dem Mietvertrag zur Kenntnis gebracht.

Kommunikation

Beitrag von Kersten
13.11.2018, 11:32 Uhr

Hallo, habe eine Frage bezüglich der Pflichtangaben zur Signatur einer GmbH - sind diese im selben Maße auch für eine gGmbH zutreffend oder gibt es da Abweichungen?

Vielen dank!

Absenderkennung

Beitrag von Sabine vom Stein
13.07.2018, 12:39 Uhr

Bei meinen Mitarbeitern kursiert das Gerücht, sie müssten vor ihren Namen die Kennung "i.A." stellen. Dies sei angeblich auch durch die DSGVO geregelt. Stimmt das?

Vertrieb und Marketing

Beitrag von Ramón Lull
11.06.2018, 15:01 Uhr

Hallo, zu der Frage von Frau Frauke Müller vom 16.05.2018 hätte ich auch gerne die Antwort gewusst oder einen Tipp wo ich eine Vorlage finden kann.

Vielen Dank.

37 Seiten Rechtstext

Beitrag von rudolf a. müllersen
09.06.2018, 11:35 Uhr

Hallo, ich habe von meinem Anwalt eine "Rechtmässige Signatur nach DSGVO" erhalten.

Jetzt hängen unter meiner Signatur ca. 37 Seiten Gesetz. Ist das nicht ein bisschen viel? Vorallem beim "Antworten" müsste man Kilometerweit scrollen. Sind wir Deutschen noch ganz Dicht? oder will man uns verarschen? Es ist klar das man seine Kunden informieren soll, aber inzwischen weis doch jeder Bescheid das es die DSGVO gibt? Warum muß man mit Rechtstexten um sich werfen wenn man einfach nur arbeiten will?

angestellt

Beitrag von Ich
08.06.2018, 14:45 Uhr

Hallo,

müssen bei Geschäft-E-Mails auch die Namen der Mitarbeiter enthalten sein? Bespiel: Onlinevertrieb mit 50 Mitarbeitern. Jeder Mitarbeiter bearbeitet E-Mails der Kunden. Bisher wurde immer der Name des jeweiligen MA's mit gesandt, der die Mail beantwortet hat. Kann der MA dies nun verweigern? Danke für eine Rückinfo.

Frau

Beitrag von Andrea Bigalke
23.05.2018, 13:53 Uhr

Beitrag von Frauke Müller vom 16.05.18

- Ich habe die gleiche Frage. Wo kann ich die Antwort dazu erlesen? Vielen Dank

Grafikerin

Beitrag von Frauke Müller
16.05.2018, 12:07 Uhr

Hallo. Mit der neuen DSGVO sind zur Zeit ja alle in Panik. Jetzt wurde an mich herangetragen, dass jede eMail als Signatur auch einen Hinweis haben muss, dass keine Daten weiter verarbeitet werden. Aktuelle habe ich, wie von Ihnen auch beschrieben, nur die "Firmendaten" in einer eMail-Signatur eingebracht. Müssen wirklich in Zukunft Rechtstexte unter jeder eMail stehen? Vielen Dank schon im Voraus für Ihre Antwort.

Freiberufler

Beitrag von EliAn
14.05.2018, 23:19 Uhr

Müssen Freiberufler nicht auch ein entsprechendes E-Mail Impressum haben? Wenn ich es nicht überlesen habe, steht dazu nichts im Artikel

E-Mail ohne Signatur mit Geschäftsbrief im Anhang

Beitrag von André
06.04.2018, 19:37 Uhr

Wir haben von einer Rechtsanwaltskanzlei eine E-Mail erhalten, die nichts außer einem pdf im Anhang enthielt. Es gab also weder eine Anrede, ein Anschreiben oder eine Signatur direkt in der E-Mail. Im pdf Anhang waren allerdings alle Informationen enthalten? Kann eine solche E-Mail rechtlich beanstandet werden?

Signatur kürzen im E-Mail-Verlauf

Beitrag von Christina
12.03.2018, 09:50 Uhr

Ist es ausreichend, bei der ersten Geschäfts-E-Mail die Signatur einzusetzen und bei Folgemails beim gleichen Betreff und Empfänger eine gekürzte Signatur zu verwenden? Gibt es hier Mindestpflichtangaben? Es geht darum, ob man im E-Mail-Verlauf Seiten sparen kann, sollte man doch Ausdrucke benötigen.

keiner

Beitrag von Nick
21.02.2018, 11:43 Uhr

Toller Artikel, vielen Dank hierfür! Allerdings fehlt mir eine Information, die ich so auch sonst nirgends im Web finden konnte:

Können die Angaben grundsätzlich in Englisch gemacht werden für international agierende Firmen oder muss hier zwischen Signatur für Inland und Ausland getrennt werden?

Vielen Dank im Voraus!

Dr.

Beitrag von Luisa
13.02.2018, 12:37 Uhr

Wie sieht es denn bei Körperschaften des öffentlichen Rechts aus? Unterliegen diese überhaupt diesen Pflichtangaben? Habe hierzu nichts finden können, danke für eine Info!

Genossenschaftsregister

Beitrag von IT-Recht Kanzlei
01.02.2018, 12:19 Uhr

Völlig richtig -> vielen Dank für den Hinweis

Dr.

Beitrag von Hans-Juergen Richter
01.02.2018, 09:39 Uhr

Kleiner Hinweis: Genossenschaften sind nicht im Handelsregister (HRB) sondern im Genossenschaftsregister (GenR) registriert

Qualitätsmanagementbeauftragter-TÜV

Beitrag von J.R. Vierkant
09.01.2018, 11:52 Uhr

Sehr geehrte Damen und Herren,

sofern mehrere Geschäftsführer in einem Unternehmen zugegen sind, welcher wird zuerst aufgeführt? Evtl. vorzugsweise derjenige, der auch den Unternehmensnamen durch seinen Namen prägt?

Herr

Beitrag von Marc Götz
05.01.2018, 20:09 Uhr

Muss ein Angestellter in der Position eines Verkäufers bei einer Mail mit seinem Namen signieren oder darf er seine Anfrage im Namen aller dort Angestellten unterzeichnen. Bei vorab fehlender Signatur. Beispiel Darf ich fragen von wem ich gerade diese Mail erhalten habe?

ANTWORT Wir sind Klaus und Gina

Das Unternehmen hat mehr als 10 Standorte und es nur erkennbar welche Filiale geanwortet hat.

Danke für ihre Antwort

Wiederholte Frage und keine Antwort

Angaben bei Abwesenheitsnotiz (automatisch)

Beitrag von Sebastian E.
29.12.2017, 11:26 Uhr

Müssen diese Angaben (bspw. Handelregisternummer) auch bei einer automatischen Abwesenheitsnotiz mitversendet werden?

Dr.

Beitrag von Christiane Fetzer
12.12.2017, 15:02 Uhr

Dürfen die Pflichtangaben auch in einer Fremdsprache verfasst sein? Bei internationalem Kundenkreis empfiehlt sich Englisch, aber ist das juristisch akzeptabel? Oder muss die deutsche Fassung zusätzlich erscheinen?

weitere Hinweise

Beitrag von Andrea Kutter
16.10.2017, 10:22 Uhr

Hallo,

muss bei der Signatur auch der Hinweis erfolgen auf "..sind Sie nicht der korrekte Empfänger..." - "vertraulich behandeln..." und "..für Schäden durch unser Virenprogramm keine Haftung..." und dann noch auf englischer Sprache ? Oder ist das zuviel des Guten? Vielen Dank für eine Info.

Adresse

Beitrag von Sebastian
05.10.2017, 11:19 Uhr

Hallo, besteht eine Impressumspflicht auch für die Angabe der Adresse? Hintergrund: Unsere Firma ist offiziell an meiner Privatanschrift angemeldet und diese möchte ich nicht überall publik machen sondern stattdessen die Postfach-Anschrift angeben. Danke

-

Beitrag von TSehn
15.09.2017, 14:51 Uhr

Wie sicher ist Ihre Aussage, dass ein Link auf die Pflichtangaben unzureichend ist? Wenn große Unternehmen wie Telekom oder SAP die Pflichtangaben per Link in die Mail setzen hat das doch sicher deren Rechtsabteilung geprüft?

Herr

Beitrag von Jo
28.08.2017, 10:46 Uhr

Nein, schadet aber nicht.

Adresse?

Beitrag von Yves
20.03.2017, 21:54 Uhr

Die ladungsfähige Adresse wird gar nicht genannt? Die muss doch sonst immer mit angegeben werden. Ich frage mich insbesondere, ob der "Sitz der Gesellschaft" auch bei Angabe der einzigen Büroadresse des Unternehmens explizit aufgeführt werden muss. Das ist ja redundant.

Externe Mitarbeiter

Beitrag von Christoph Kempf
26.09.2016, 13:18 Uhr

Gibt es Pflichtangaben für externe Mitarbeiter, die im Namen eines zur Signatur verpflichteten Unternehmens handeln?

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Beitrag von Matthias Petri
28.06.2016, 12:14 Uhr

Wie verhält es sich mit der Umsatzsteueridentnummer? Ist sie eine Pflichtangabe?

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