OLG Hamm: Reicht eine E-Mail trotz Schriftformklausel?

Genügt eine E-Mail trotz vereinbarter Schriftform? Mit dieser praxisrelevanten Frage befasst sich eine Entscheidung des OLG Hamm zu einem Softwareprojekt.

Vorab: Aktuelle Rechtslage und Einordnung (Stand 2026)

Die Frage, ob eine vertraglich vereinbarte Schriftform auch durch eine E-Mail gewahrt werden kann, ist weiterhin anhand der Systematik des § 127 BGB zu beurteilen. Nach § 127 Abs. 1 BGB ist im Zweifel zunächst von der gesetzlichen Schriftform im Sinne des § 126 BGB auszugehen. § 127 Abs. 2 BGB enthält jedoch eine wichtige Erleichterung: Haben die Parteien die Schriftform lediglich vertraglich vereinbart, genügt grundsätzlich auch eine telekommunikative Übermittlung – etwa per E-Mail –, sofern nicht aus der Vereinbarung oder den Umständen ein entgegenstehender Parteiwille hervorgeht.

Entscheidend ist damit stets die Auslegung der konkreten Klausel im jeweiligen Kontext. Die Rechtsprechung nimmt insbesondere bei vertragsgestaltenden Erklärungen wie Kündigungen, Rücktritt oder Vertragsänderungen häufig ein strengeres Formverständnis an, wenn die Parteien erkennbar eine eigenhändige Unterzeichnung und erhöhte Rechtssicherheit sicherstellen wollten.

Unverändert gilt jedoch: Eine einfache E-Mail ersetzt die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB nicht; bei vereinbarter Schriftform genügt sie dagegen im Regelfall, es sei denn, die Auslegung ergibt, dass die Parteien bewusst die strengere Form des § 126 BGB verlangen wollten.

Der Sachverhalt

Klägerin und Beklagte schlossen einen Software-Überlassungsvertrag. Die Klägerin sollte für die Beklagte eine Internet-Suchmaschine einrichten und vermarkten. Innerhalb gestaffelter Projektphasen schuldete sie zunächst die Installation der Software und in einer zweiten Phase die Einrichtung des Suchdienstes.

Vereinbart war, dass der Beklagten nach Abschluss der zweiten Projektphase ein vierwöchiges Rücktrittsrecht zustand, das durch schriftliche Erklärung gegenüber der Geschäftsleitung auszuüben war.

Zwischen den Parteien bestand ein intensiver E-Mail-Kontakt. Nachdem die Klägerin am 16.10.2008 per E-Mail den Abschluss der zweiten Projektphase mitgeteilt hatte, erklärte die Beklagte, das Projekt fortführen zu wollen, und forderte die Klägerin zur Weiterarbeit auf.

Am 20.10.2008 stellte die Klägerin einen Teilbetrag in Höhe von 144.000 € in Rechnung und wies darauf hin, dass das vertragliche Rücktrittsrecht nach vier Wochen erlöschen werde.

Am darauffolgenden Tag erklärte die Beklagte den Rücktritt vom Vertrag mit der Begründung, die zweite Projektphase sei nicht vollständig umgesetzt worden. Eine Zahlung lehnte sie ab. Die Rücktrittserklärung übermittelte sie per E-Mail an einen Mitarbeiter der Klägerin.

Die Entscheidung der ersten Instanz

Die Klägerin erhob Klage auf Zahlung des in Rechnung gestellten Betrags. Die Rücktrittserklärung sei unwirksam, da die E-Mail das vereinbarte Schriftformerfordernis nicht wahre.

Das Landgericht wies die Klage jedoch ab. Nach seiner Auffassung hatte die Beklagte ihr Rücktrittsrecht fristgerecht und wirksam ausgeübt. Die E-Mail vom 21.10.2008 genüge der vereinbarten Schriftform, da die Parteien zuvor umfangreich per E-Mail kommuniziert hätten und deshalb davon ausgegangen werden könne, dass auch die Rücktrittserklärung auf diesem Weg erfolgen durfte.

Die Entscheidung des OLG Hamm

Hiergegen legte die Klägerin Berufung ein. Sie machte geltend, dass der Rücktritt weder den formellen noch den vertraglichen Anforderungen entspreche. Eine E-Mail erfülle nicht das vereinbarte Schriftformerfordernis. Die Parteien hätten bewusst zwischen unterschiedlichen Erklärungen differenziert und für vertragsgestaltende Erklärungen – insbesondere den Rücktritt – gerade nicht auf die Schriftform verzichten wollen.

Das OLG Hamm stellte in seinem Urteil vom 29.04.2011 (Az.: I-12 U 144/10) zunächst auf § 127 Abs. 2 BGB ab. Danach genügt zur Wahrung einer rechtsgeschäftlich bestimmten Schriftform grundsätzlich auch eine telekommunikative Übermittlung, sofern kein abweichender Parteiwille vorliegt.

Zwar könne daher eine E-Mail grundsätzlich formwahrend sein. Entscheidend sei jedoch der Zusatz „soweit nicht ein anderer Wille anzunehmen ist“. Einen solchen abweichenden Willen nahm das Gericht im konkreten Fall an.

Nach Auffassung des OLG Hamm wollten die Parteien je nach Bedeutung der jeweiligen Erklärung unterschiedliche Formanforderungen stellen. Während die laufende E-Mail-Korrespondenz lediglich der Abstimmung über den Projektfortschritt diente, sollten wesentliche, vertragsgestaltende Erklärungen ausschließlich schriftlich erfolgen. Die bisherige Kommunikation rechtfertige daher nicht die Annahme, dass E-Mail-Form und Schriftform gleichgesetzt werden sollten.

Die Übermittlung der Rücktrittserklärung per E-Mail genügte somit nicht der vereinbarten Schriftform. Der Rücktritt war nach Ansicht des OLG Hamm formunwirksam.

Fazit

Genügt vertraglich lediglich die Textform, kann eine Erklärung regelmäßig per E-Mail abgegeben werden. Ist hingegen Schriftform vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben, sollte auf die formgerechte Abgabe – etwa durch ein unterschriebenes Original – nicht verzichtet werden.

Gerade bei vertragsgestaltenden Erklärungen ist besondere Vorsicht geboten: Auch wenn § 127 Abs. 2 BGB telekommunikative Übermittlungen grundsätzlich zulässt, hängt ihre Wirksamkeit maßgeblich vom Parteiwillen und damit vom Einzelfall ab. Ein Rücktritt sollte daher im Zweifel nicht lediglich per E-Mail erklärt werden, sondern in der vereinbarten Schriftform.