Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Meist enthalten E-Mails am Ende nur ein nettes, abschließendes Grußwort. Eine Signatur mit Name und Anschrift fehlt häufig. Doch E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme potenzieller Kunden für telefonische Rückfragen. Oftmals sind sie in der Regel gesetzlich vorgeschrieben. Die IT-Recht-Kanzlei erläutert im heutigen Beitrag, wann eine Pflicht zur E-Mail-Signatur konkret besteht und wie sie zu erfüllen ist.

I. Pflicht zur E-Mail-Signatur

Durch das am 01.01.2007 in Kraft getretene "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) wurden die Vorschriften zu der Impressums-Pflicht bei „Geschäftsbriefen“ neu gefasst. Entsprechend den Vorgaben der EU-Publizitätsrichtlinie 2003/58/EG, dessen Umsetzung das EHUG diente, müssen im Handelsregister eingetragene Selbständige seit diesem Datum bei Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ bestimmte formale Anforderungen einhalten. Durch das Einfügen dieser offen gehaltenen Formulierung sollte insbesondere der wachsenden Bedeutung von modernen Kommunikationsmitteln im geschäftlichen Verkehr Rechnung getragen werden. In der Konsequenz bedeutet dies, dass seitdem auch bei geschäftsmäßigen E-Mails eine Pflicht zur Signatur besteht.

II. Was ist eine geschäftsmäßige E-Mail?

Eine geschäftsmäßige E-Mail bedarf einer Signatur nur dann, wenn sie einen „Geschäftsbrief“ darstellt. Geschäftsbriefe sind grundsätzlich alle

• nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen,
• die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben,
• unabhängig von ihrer konkreten Form.

Als Geschäftsbrief gelten dementsprechend via E-Mail geführte Korrespondenzen, die an einen oder mehreren Empfänger gerichtet sind, bspw. Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Preislisten usw. Wird eine Preisliste per Mail an einen potenziellen Kunden verschickt, handelt es sich dabei folglich um einen Geschäftsbrief. Da der Begriff der geschäftsmäßigen E-Mail grundsätzlich weit zu fassen ist, fällt im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftspartners unter den Terminus.

Nicht als Geschäftsbrief gilt hingegen die unternehmensinterne E-Mail-Korrespondenz, zu der auch Mitteilungen zwischen Abteilungen und Niederlassungen zählen. Die E-Mail an einen Kollegen im gleichen Unternehmen stellt aus diesem Grund keinen Geschäftsbrief dar. Gleiches gilt für Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet werden, wie bspw. Werbeschriften. Mitteilungen, die üblicherweise auf einem Vordruck gemacht werden, wie z.B. Lieferscheine und Versandanzeigen, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, sind von der Pflicht zur E-Mail-Signatur ebenfalls nicht betroffen, vgl. u.a. § 35a II GmbHG. Der Angaben bedarf es außerdem nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen. Denn in diesem Fall, ist dem Empfänger der Absender der weiteren Korrespondenz bereits bekannt und demnach eine Wiederholung der Pflichtangaben entbehrlich.

III. Für wen gilt die Pflicht zur E-Mail-Signatur?

Ob ein Selbständiger dazu verpflichtet ist, eine E-Mail-Signatur zu führen oder nicht, hängt davon ab ob er im Handelsregister eingetragen ist, oder nicht. Denn im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Ausgestaltung der Geschäftsbriefe besondere gesetzliche Vorschriften wahren.

Dementsprechend sind unter anderem folgende Gewerbetreibenden zur Vorhaltung einer E-Mail-Signatur verpflichtet:

• Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer, vgl. § 37a Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG), vgl. 125a Abs. 1 HGB
• Kommanditgesellschaft (KG), vgl. §§ 177a, 125a HGB
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG), vgl. § 35a GmbH-Gesetz (GmbHG)
• Aktiengesellschaft (AG), vgl. § 80 Aktiengesetz (AktG).
• Genossenschaften (Gen), vgl. § 25a GenossenschaftsG

IV. Welche Angaben muss die geschäftliche E-Mail enthalten?

Welche Angaben geschäftliche E-Mails enthalten müssen, hängt von der konkreten Rechtsform ab. Grundsätzlich gilt: die geschäftliche E-Mail muss alle im Impressum enthaltenen Informationen aufführen. Welche das sind, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

1. Im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute

Die geschäftlichen E-Mails eines im Handelsregister eingetragenen Kaufmanns müssen gemäß § 37a Abs. 1 HGB folgende Informationen enthalten:

• Die vollständige Firma (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut)
• Den Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“, bzw. eine allgemein verständliche Abkürzung, wie bspw. „e.K.“, „e.Kfr.“
• Den Ort der Handelsniederlassung (z.B. München)
• Das Registergericht (z.B. Amtsgericht München)
• Die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (z.B. HRA 11111).

2. OHG und KG

Die geschäftlichen E-Mails der OHG und der KG müssen gemäß §§ 125a HGB und 177a HGB folgende Angaben enthalten:

• Die vollständige Firma (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut)
• Die Rechtsform der Gesellschaft (OHG oder KG)
• Den Sitz der Gesellschaft (Geschäftsanschrift des Unternehmens, welche auch beim Registergericht hinterlegt ist, demnach eine ladungsfähige Anschrift und nicht etwa lediglich die Angabe des Postfaches)
• Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht München)
• Die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (z.B. HRA 11111).

3. GmbH und UG

Die geschäftlichen E-Mails der GmbH und der UG müssen gemäß § 35a GmbHG folgende Angaben enthalten:

• Die vollständige Firma (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut)
• Die Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG)
• Den Sitz der Gesellschaft (Geschäftsanschrift des Unternehmens, welche auch beim Registergericht hinterlegt ist, demnach eine ladungsfähige Anschrift und nicht etwa lediglich die Angabe des Postfaches)
• Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht München)
• Die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (z.B. HRB 20 000)
• Alle Geschäftsführer (auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer) mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Hinsichtlich des Sitzes der Gesellschaft ist streitig, ob lediglich der Ort des Sitzes oder ebenfalls die Anschrift angeführt werden sollte. Sicherheitshalber sollte hier auf die ladungsfähige Anschrift zurückgegriffen werden.

Hat die GmbH einen Aufsichtsrat gebildet und hat dieser einen Vorsitzenden, ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben. Angaben zum Gesellschaftskapital sind nicht zwingend, aber zulässig. Entscheidet sich die GmbH bzw. die UG jedoch dafür Angaben über das Gesellschaftskapital zu machen, sieht das Gesetz zwingende Pflichtangaben vor, die dann auch in der geschäftlichen E-Mail aufgeführt werden müssen. So müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

4. AG

Die geschäftlichen E-Mails der AG müssen gemäß § 80 AktG folgende Angaben enthalten:

• Die vollständige Firma (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut)
• Die Rechtsform der Gesellschaft (AG)
• Den Sitz der Gesellschaft (Geschäftsanschrift des Unternehmens, welche auch beim Registergericht hinterlegt ist, demnach eine ladungsfähige Anschrift und nicht etwa lediglich die Angabe des Postfaches)
• Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht München)
• Die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (z.B. HRB 11111)
• Alle Vorstandsmitglieder mit ihren Nachnamen und mindestens einem ausgeschrieben Vornamen; der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen
• Den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit seinem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Auch bei der AG sind Angaben zum Gesellschaftskapital in der geschäftlichen E-Mail nicht vorgeschrieben, aber zulässig. Werden jedoch Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

5. Genossenschaft

Die geschäftlichen E-Mail der Genossenschaft müssen gem. § 25a GenG folgende Angaben enthalten:

• Der vollständige Name der Firma (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut)
• Die Rechtsform der Gesellschaft (Gen)
• Den Sitz der Gesellschaft (Geschäftsanschrift des Unternehmens, welche auch beim Registergericht hinterlegt ist, demnach eine ladungsfähige Anschrift und nicht etwa lediglich die Angabe des Postfaches)
• Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht München)
• Die Nummer, unter der die Firma in das Genossenschaftsregister eingetragen ist (z.B. GenR 11111)
• Alle Vorstandsmitglieder mit ihren Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen; der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen
• Den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit seinem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

V. Graphische Darstellung der Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur

Zu der graphischen Darstellung der Pflichtangaben macht das Gesetz keine Vorgaben, es ist demnach weder die Schriftform iSd. § 126 I BGB, noch die Textform iSd. § 126b BGB zwingend erforderlich. Es sollte jedoch ein Medium gewählt werden, welches eine dauerhafte Wiedergabe von Schriftzeichen gewährleisten kann.

In der Praxis versehen Gewerbetreibende ihre E-Mails in der Regel mit einem Header oder einem Footer, aus dem die notwenigen Angaben hervorgehen. Dies kann auch durch vorformulierte und im Mailprogramm gespeicherte Signaturen bewerkstelligt werden. Wichtig ist dabei, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen müssen. Ein bloßer Link auf die Unternehmens-Webseite genügt nicht. Auch eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card) wird wohl nicht ausreichend sein, da nicht jeder diese Visitenkarten problemlos öffnen kann. Obwohl eine bestimmte Form, z.B. eine besondere Schriftart- oder Schriftgröße für die Pflichtangaben nicht vorgeschrieben ist, sollten Gewerbetreibende zudem darauf achten, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.

Weitere Informationen wie Telefonnummer, Fax, E-Mail Adresse oder Webseite sind keine Pflichtangaben und müssen dementsprechend nicht zwangsweise in der Signatur angegeben werden. Allerdings erleichtern diese Kontaktdaten eine leichte und schnelle Rückantwort für den Empfänger und gehören mittlerweile als fester Bestandteil zur E-Mail Signatur. Darüber hinaus ist die Angabe der Umsatzsteuer-ID, sowie der Steuernummer nicht erforderlich.

VI. Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind

Für nicht im Handelsregister eingetragene Kleingewerbetreibende, hierzu gehören auch Freiberufler und nicht eingetragene Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), sah § 15b Gewerbeordnung (GewO) alte Fassung (a.F.) vor, dass der Gewerbetreibende in allen Geschäftsbriefen seinen Vor- und Nachnamen sowie eine ladungsfähige Adresse anzugeben hat. GbRs mussten entsprechend dieser Vorschrift auf ihren Geschäftsbriefen alle Gesellschafter mit ihrem Nachnamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen.

Diese Vorschrift wurde durch das Dritte Mittelstandsentlastungsgesetz zum 25.03.2009 ersatzlos gestrichen. Dadurch gibt es zurzeit keine generelle gewerberechtliche Regelung, die nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende dazu verpflichtet, in Geschäftsbriefen eine E-Mail-Signatur zu führen.

Eine Verpflichtung die oben genannten Angaben auf Geschäftsbriefen bereit zu halten, kann sich jedoch auch aus anderen Regelungen ergeben. So müssen Rechnungen nicht nur die genannten Angaben, sondern zusätzlich noch bestimmte steuerrechtliche Angaben enthalten. Die Pflicht zur E-Mail-Signatur kann sich zudem auch aus § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) ergeben.

Industrie- und Handelskammern raten deshalb, weiterhin stets den NachnNamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, sowie und die Geschäftsadresse (ladungsfähige Anschrift) im Geschäftsbrief anzuführen, um die Identität zu gewährleisten und Verwechslungen mit anderen Gewerbetreibenden zu vermeiden. Bei mehreren Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft ist zudem eine Angabe zu allen Gesellschaftern erforderlich.

Auch die Bundesregierung hält die Angabe des Namens des Gewerbetreibenden auf den Geschäftspapieren für „eine Selbstverständlichkeit“. Denn der Name sei für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende die einzige Möglichkeit sich im Rechtsverkehr zu identifizieren.

Letztlich gibt es keine explizite gesetzliche Verpflichtung für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende grundsätzlich eine E-Mail-Signatur bereitzuhalten. Trotzdem sollten sie, auch um Verwechslungen mit Konkurrenten zu vermeiden, zumindest ihren Vor- und Nachnamen angeben.

VII. Folgen bei Verstoß gegen Pflicht zur E-Mail-Signatur

Sofern Selbständige den zwingenden Pflichtangaben in geschäftsmäßigen E-Mails nicht nachkommen, drohen ihnen unterschiedliche Sanktionen.

1. Bußgeld vom Registergericht

Das Registergericht ist in einem solchen Fall dazu befugt ein Zwangsgeld festzusetzen. Hinsichtlich der Höhe des Zwangsgeld steht dem Registergericht Ermessen zu, jedoch darf das Zwangsgeld 5.000 Euro nicht überschreiten (§ 14 HGB). Das Zwangsgeld ist jedoch mehrfach festsetzbar.

2. Abmahnung von Konkurrenten

Wesentlich unangenehmer und kostenintensiver kann jedoch die Abmahnung eines Konkurrenten sein. Es stellt sich daher die Frage, ob die fehlende E-Mail-Signatur abmahnbar ist. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn es sich bei den Pflichtangaben um eine das Marktverhalten regelnde Norm im Sinne des § 3a Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) handelt. Nach Auffassung der IT-Recht-Kanzlei genügt eine fehlende E-Mail-Signatur jedoch nicht, um eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung zu rechtfertigen. Denn gemäß § 3a UWG muss eine unlautere Wettbewerbshandlung auch geeignet sein, die Interessen von Verbrauchern, sonstigen Marktteilnehmern oder Konkurrenten spürbar zu beeinträchtigen. Dafür ist jedoch erforderlich, dass die Handlung auch objektiv geeignet ist, die übrigen Marktteilnehmer zu beeinträchtigen. Dies dürfte jedoch beim Fehlen nur unwesentlicher Angaben, z.B. der Name eines Geschäftsführers oder das Fehlen der Registernummer regelmäßig nicht der Fall sein, sofern nicht weitere, erheblichere Unlauterkeitselemente erfüllt sind.

Im Einzelfall kann jedoch der Tatbestand der Irreführung (§ 5 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 UWG, § 5a Abs. 3 Nr. 2 UWG) erfüllt sein, der auch bürgerlich-rechtliche Schadensersatzansprüche auslösen kann. Der Tatbestand der Irreführung ist beispielsweise dann erfüllt, wenn mit Absicht unvollständige oder falsche Angaben zur Identität des Unternehmens gemacht werden.

VIII. Checkliste: Welche Pflichtangaben muss eine E-Mail-Signatur enthalten?

Eine E-Mail-Signatur muss grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
• Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr.", "offene Handelsgesellschaft" bzw. "OHG", "Kommanditgesellschaft" bzw. „KG”),
• Ort der Handelsniederlassung / Sitz der Gesellschaft (ladungsfähige Anschrift)
• das Registergericht
• die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
• bei Kapitalgesellschaften müssen zudem die Namen der vertretungsbefugten Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden benannt werden.

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Autor:
Dr. Bea Brünen
(freie jur. Mitarbeiterin der IT-Recht Kanzlei)