E-Mail-Signaturen für Unternehmen: Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

E-Mail-Signaturen für Unternehmen: Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails
Stand: 25.06.2024 13 min 50

Meist enthalten E-Mails am Ende nur ein nettes, abschließendes Grußwort. Eine Signatur mit Name und Anschrift fehlt nicht selten. Doch E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme potenzieller Kunden für telefonische Rückfragen. Oftmals sind sie sogar gesetzlich vorgeschrieben. Die IT-Recht-Kanzlei erläutert im heutigen Beitrag, wann eine Pflicht zur E-Mail-Signatur konkret besteht und wie sie zu erfüllen ist.

I. Pflicht zur E-Mail-Signatur

Seit Jahrzehnten existieren für im Handelsregister eingetragene Firmen besondere Formvorschriften für sog. "Geschäftsbriefe", die zur Einhaltung bestimmter Informationspflichten über die Unternehmensidentität mittels einer sogenannten "Signatur" anhalten.

Um den gewandelten Kommunikationsarten und insbesondere der zunehmend erstarkenden elektronischen Kommunikation Rechnung zu tragen, gilt als "Geschäftsbrief" seit dem 01.01.2007 aber jegliche Form der externen Kommunikation eines Handelsunternehmens unabhängig von der konkreten Übermittlungsform.

Seit 2007 erfassen damit die Informationspflichten über die Unternehmensidentität nicht nur klassische Schriftstücke, sondern auch elektronisch übermittelte Mitteilungen wie E-Mails oder Faxschreiben.

Ausprägungen dieser Regelungen finden sich in den maßgeblichen gesellschaftsspezifischen Vorschriften des Handelsrechts, nämlich in § 37a HGB für eingetragene Kaufleute, § 80 AktG für Aktiengesellschaften, § 35 a GmbHG für GmbHs und UGs, § 25a GenG für Genossenschaften, § 125a HGB für OHGs sowie § 177a HGB für KGs.

II. Was ist eine geschäftsmäßige E-Mail?

Eine geschäftsmäßige E-Mail bedarf einer Signatur nur dann, wenn sie einen „Geschäftsbrief“ darstellt. Geschäftsbriefe sind grundsätzlich alle

  • nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen,
  • die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben,
  • unabhängig von ihrer konkreten Form

Als Geschäftsbrief gelten dementsprechend via E-Mail geführte Korrespondenzen, die an einen oder mehreren Empfänger gerichtet sind, bspw. Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Preislisten usw. Wird eine Preisliste per Mail an einen potenziellen Kunden verschickt, handelt es sich dabei folglich um einen Geschäftsbrief. Da der Begriff der geschäftsmäßigen E-Mail grundsätzlich weit zu fassen ist, fällt im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftspartners unter den Terminus.

Nicht als Geschäftsbrief gilt hingegen die unternehmensinterne E-Mail-Korrespondenz, zu der auch Mitteilungen zwischen Abteilungen und Niederlassungen zählen.

Die E-Mail an einen Kollegen im gleichen Unternehmen stellt aus diesem Grund keinen Geschäftsbrief dar.

Gleiches gilt für Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet werden, wie bspw. Werbeschriften.

Mitteilungen, die üblicherweise auf einem Vordruck gemacht werden, wie z.B. Lieferscheine und Versandanzeigen, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, sind von der Pflicht zur E-Mail-Signatur ebenfalls nicht betroffen, vgl. u.a. § 35a II GmbHG.

Der Angaben bedarf es außerdem nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen. Denn in diesem Fall, ist dem Empfänger der Absender der weiteren Korrespondenz bereits bekannt und demnach eine Wiederholung der Pflichtangaben entbehrlich.

LegalScan Pro – Ihr Warnsystem für produktspezifische Rechtspflichten

III. Für wen gilt die Pflicht zur E-Mail-Signatur?

In welchem Umfang ein Handelsunternehmen dazu verpflichtet ist, eine E-Mail-Signatur zu führen oder nicht, hängt davon ab, ob es im Handelsregister eingetragen ist.

Denn im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Ausgestaltung der Geschäftsbriefe besondere gesetzliche Vorschriften wahren.

Dementsprechend sind unter anderem folgende Handelsunternehmen zur Vorhaltung einer E-Mail-Signatur nach bestimmten Formvorgaben verpflichtet:

  • Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer, vgl. § 37a Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Offene Handelsgesellschaft (OHG), vgl. 125a Abs. 1 HGB
  • Kommanditgesellschaft (KG), vgl. §§ 177a, 125a HGB
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG), vgl. § 35a GmbH-Gesetz (GmbHG)
  • Aktiengesellschaft (AG), vgl. § 80 Aktiengesetz (AktG).
  • Genossenschaften (Gen), vgl. § 25a GenossenschaftsG

Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, werden zwar nicht durch spezielle gewerberechtliche Formvorschriften zur Vorhaltung von Identitätsinformationen in geschäftlichen E-Mails gezwungen. Allerdings legen andere Regelungen ein (wenn auch weniger umfangreiches) Pflichtenspektrum nahe.

IV. Pflichtangaben in geschäftlichen Mails eingetragener Handelsunternehmen

Welche Angaben geschäftliche E-Mails enthalten müssen, hängt von der konkreten Rechtsform ab. Grundsätzlich gilt: die geschäftliche E-Mail muss alle im Impressum enthaltenen Informationen aufführen, welche die Identität des Unternehmens betreffen. Welche das sind, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

IT-Recht Kanzlei

Exklusiv-Inhalt für Mandanten

Noch kein Mandant?

Ihre Vorteile im Überblick
  • Wissensvorsprung
    Zugriff auf exklusive Beiträge, Muster und Leitfäden
  • Schutz vor Abmahnungen
    Professionelle Rechtstexte – ständig aktualisiert
  • Monatlich kündbar
    Schutzpakete mit flexibler Laufzeit
Laptop
Ab
5,90 €
mtl.

V. Pflichtangaben in geschäftlichen Mails nicht eingetragener Unternehmen

Für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende, Freiberufler und Gesellschaften bürgerlichen Rechts sah ursprünglich § 15b der Gewerbeordnung (GewO) in der alten Fassung (a.F.) mindestens die Angabe von Vor- und Nachname sowie einer ladungsfähigen Anschrift vor.

GbRs mussten entsprechend dieser Vorschrift auf ihren Geschäftsbriefen alle Gesellschafter mit ihrem Nachnamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen.

Im Jahre 2009 wurde die Vorschrift allerdings ersatzlos gestrichen. Dadurch gibt es zurzeit keine generelle gewerberechtliche Regelung, die nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen dazu verpflichtet, in Geschäftsbriefen eine E-Mail-Signatur zu führen.

Eine Verpflichtung die oben genannten Angaben auf Geschäftsbriefen bereit zu halten, kann sich jedoch auch aus anderen Regelungen ergeben. So müssen Rechnungen nicht nur die genannten Angaben, sondern zusätzlich noch bestimmte steuerrechtliche Angaben enthalten. Die Pflicht zur E-Mail-Signatur kann sich zudem auch aus § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) ergeben.

Industrie- und Handelskammern raten deshalb, weiterhin stets den Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, sowie und die Geschäftsadresse (ladungsfähige Anschrift) im Geschäftsbrief anzuführen, um die Identität zu gewährleisten und Verwechslungen mit anderen Gewerbetreibenden zu vermeiden. Bei mehreren Gesellschaftern einer GbR wird zudem eine Angabe zu allen Gesellschaftern für erforderlich gehalten.

Auch die Bundesregierung hält die Angabe des Namens des Gewerbetreibenden auf den Geschäftspapieren für „eine Selbstverständlichkeit“. Denn der Name sei für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende die einzige Möglichkeit sich im Rechtsverkehr zu identifizieren.

Letztlich gibt es keine explizite gesetzliche Verpflichtung für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende grundsätzlich eine E-Mail-Signatur bereitzuhalten. Trotzdem sollten sie, auch um Verwechslungen mit Konkurrenten zu vermeiden, zumindest ihren Vor- und Nachnamen und Ihre ladungsfähige Anschrift anzugeben.

GbRs wird empfohlen, den Namen der GbR inkl. Rechtsform sowie die Anschrift anzugeben.

Muster:

IT-Recht Kanzlei

Exklusiv-Inhalt für Mandanten

Noch kein Mandant?

Ihre Vorteile im Überblick
  • Wissensvorsprung
    Zugriff auf exklusive Beiträge, Muster und Leitfäden
  • Schutz vor Abmahnungen
    Professionelle Rechtstexte – ständig aktualisiert
  • Monatlich kündbar
    Schutzpakete mit flexibler Laufzeit
Laptop
Ab
5,90 €
mtl.

VI. Graphische Darstellung der Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur

Zu der graphischen Darstellung der Pflichtangaben macht das Gesetz keine Vorgaben, es ist demnach weder die Schriftform iSd. § 126 I BGB, noch die Textform iSd. § 126b BGB zwingend erforderlich. Es sollte jedoch ein Medium gewählt werden, welches eine dauerhafte Wiedergabe von Schriftzeichen gewährleisten kann.

In der Praxis versehen Gewerbetreibende ihre E-Mails in der Regel mit einem Header oder einem Footer, aus dem die notwenigen Angaben hervorgehen. Dies kann auch durch vorformulierte und im Mailprogramm gespeicherte Signaturen bewerkstelligt werden.

Wichtig ist dabei, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen müssen.

Ein bloßer Link auf die Unternehmens-Webseite genügt nicht. Auch eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card) wird wohl nicht ausreichend sein, da nicht jeder diese Visitenkarten problemlos öffnen kann.

Obwohl eine bestimmte Form, z.B. eine besondere Schriftart- oder Schriftgröße für die Pflichtangaben nicht vorgeschrieben ist, sollten Unternehmen zudem darauf achten, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.

Weitere Informationen wie Telefonnummer, Fax, E-Mail Adresse oder Webseite sind keine Pflichtangaben und müssen dementsprechend nicht zwangsweise in der Signatur angegeben werden. Allerdings erleichtern diese Kontaktdaten eine leichte und schnelle Rückantwort für den Empfänger und gehören mittlerweile als fester Bestandteil zur E-Mail Signatur. Darüber hinaus ist die Angabe der Umsatzsteuer-ID sowie der Steuernummer nicht erforderlich.

VII. Folgen bei Verstoß gegen Pflicht zur E-Mail-Signatur

Sofern Unternehmen den zwingenden Pflichtangaben in geschäftsmäßigen E-Mails nicht nachkommen, drohen ihnen unterschiedliche Sanktionen.

1. Bußgeld vom Registergericht

Das Registergericht ist in einem solchen Fall dazu befugt ein Zwangsgeld festzusetzen. Hinsichtlich der Höhe des Zwangsgeld steht dem Registergericht Ermessen zu, jedoch darf das Zwangsgeld 5.000 Euro nicht überschreiten (§ 14 HGB). Das Zwangsgeld ist jedoch mehrfach festsetzbar.

2. Abmahnung von Konkurrenten

Wesentlich unangenehmer und kostenintensiver kann jedoch die Abmahnung eines Konkurrenten sein.

Nach herrschender Auffassung handelt es sich bei den handelsrechtlichen Identitätsinformationspflichten um Marktverhaltensregelungen im Sinne des § 3a UWG, denen unter dem Gesichtspunkt des Verbraucherschutzes eine marktverhaltensregelnde Tendenz zugestanden wird.

Eine fehlende oder nicht vollständige Signatur mit wesentlichen Unternehmensinformationen kann insbesondere Verbraucher nämlich zu geschäftlichen Entscheidungen veranlassen, die sie in Kenntnis der Unternehmensidentität (etwa aufgrund negativer Erfahrungsberichte oder einer geografischen Distanz) nicht getroffen hätten.

Verstöße gegen die Signaturpflicht können daher wettbewerbsrechtlich von Anspruchsberechtigten mit Abmahnungen geahndet werden.

Nach Auffassung der IT-Recht-Kanzlei genügt eine fehlende E-Mail-Signatur jedoch nicht, um eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung zu rechtfertigen. Denn gemäß § 3a UWG muss eine unlautere Wettbewerbshandlung auch geeignet sein, die Interessen von Verbrauchern, sonstigen Marktteilnehmern oder Konkurrenten spürbar zu beeinträchtigen.

Im Einzelfall kann darüber hinaus auch der Tatbestand der Irreführung (§ 5 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 UWG, § 5a Abs. 2 UWG) erfüllt sein, wenn mit Absicht unvollständige oder falsche Angaben zur Identität des Unternehmens gemacht werden.

VIII. Checkliste: Welche Pflichtangaben muss eine E-Mail-Signatur enthalten?

IT-Recht Kanzlei

Exklusiv-Inhalt für Mandanten

Noch kein Mandant?

Ihre Vorteile im Überblick
  • Wissensvorsprung
    Zugriff auf exklusive Beiträge, Muster und Leitfäden
  • Schutz vor Abmahnungen
    Professionelle Rechtstexte – ständig aktualisiert
  • Monatlich kündbar
    Schutzpakete mit flexibler Laufzeit
Laptop
Ab
5,90 €
mtl.

IX. Datenschutzrechtliche Pflichthinweise in E-Mail-Signaturen?

Ob neben den Pflichtinformationen über die Unternehmensidentität in E-Mail-Signaturen auch datenschutzrechtliche Informationspflichten für geschäftliche E-Mails bestehen und wie in diesem Fall eine bestmögliche Umsetzung gelingt, zeigt dieser Beitrag.

Tipp: Fragen zum Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook .

Bildquelle: © fotohansel - Fotolia.com

Link kopieren

Als PDF exportieren

Drucken

|

Per E-Mail verschicken

Zum Facebook-Account der Kanzlei

Zum Instagram-Account der Kanzlei

50 Kommentare

T
Tu felix Helvetia 01.07.2024, 15:09 Uhr
OMG
Als jemand, der vor 10 Jahren in die Schweiz gezogen ist, kann ich über all das und vieles anderes, was in Deutschland so veranstaltet wird, nur den Kopf schütteln.

In der Schweiz gibt es nicht nur nichts vergleichbares, vor allem fehlt das Instrument der Abmahnung ebenfalls ersatzlos.

Und siehe da: es funktioniert.

Das ist alles ausschließlich von Anwälten für Anwälte gemacht, verbessert das Leben der Menschen kein bisschen und das Land erstickt in Bürokratie.

Nun denn, lebt wohl.
H
Heike 01.07.2024, 12:47 Uhr
Künstlerin
Gilt das auch, wenn ich im Zuge einer etsy-Bestellung dem Käufer/der Käuferin via Mail mitteile, dass ich die Bestellung versendet habe?
M
Maik Dust 25.06.2024
Mitarbeiter sitzen im Ausland mit deutsche Signatur
Guten Tag,

wie im Betreff genannt, möchte ich gerne wissen, ob es erlaubt ist.

Über eine kurze Rückmeldung würde ich mich sehr freuen.
L
Larissa 25.06.2024
Compliance Consultant
Gehört auch ein Prokurist zur Pflichtangabe in der E-Mail-Signatur oder lediglich die Geschäftsführer?
E
Elisabeth 25.06.2024
gilt das auch für Distributionen im Ausland?
Unsere Firma hat zwei Tocherfirmen im Ausland (UK und Dänemark/Norwegen), gilt dies auch für diese oder bezieht sich der Beitrag lediglich auf Firmen mit Sitz in Deutschland
S
Sabine 25.06.2024
E-Mail Signatur für Heilberufe
Vielen Dank für Ihre Antwort auf die Frage, die ich mir gestellt habe.
Leider wird ihre Antwort nicht vollständig angezeigt.
Würde mich über Ihre komplette Antwort sehr freuen.
Vielen Dank schon mal
I
IT-Recht Kanzlei 25.06.2024
E-Mail-Signaturen für Heilberufe
Guten Tag,

danke für Ihren Kommentar. Ärzte und Physiotherapeuten sind den freien Berufen zugeordnet. Für sie gelten bzgl. E-Mail-Signaturen die Empfehlungen gemäß Ziffer V. des Beitrages.

Mit freundlichen Grüßen,
Ihre IT-Recht Kanzlei
S
Sabine 25.06.2024
Gilt das auch für eine Arztpraxis?
Gilt das ganze auch für eine Arztpraxis oder eine Physiotherapie-Praxis?
T
Tobias 25.06.2024
Schell
Ist es auch notwendig, dass der Mitarbeiter, der z. B. auf eine Kundenanfrage per E-Mail antwortet, seinen Namen, zumindest den Nachnamen, unter der Nachricht stehen hat? Oder genügt dort beispielsweise ein "Customer Support".
E
Elisabeth Kohm 25.06.2024
DSB
Gilt die Pflicht zur E-Mail-Signatur auch für Persönliche Nachrichten innerhalb einer Plattform wie Xing oder LinkedIn?
S
Stephan Senk 25.06.2024
Datenschutzbeauftragter
Vielen dank für den interessanten Beitrag.

ich habe neulich eine E-Mail vom Datenschutz NRW bekommen, die haben das noch in E-Mails / Signatur mit verankert:

.... um unsere Pflichten aus Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen, weisen wir Sie auf Folgendes hin: Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die LDI finden Sie unter https://www.ldi.nrw.de/metanavi_Datenschutzerklaerung/Infopflicht-LDI.pdf.

Wäre das sinnvoll generell so etwas einzupflegen?
b
bb 25.06.2024
Pflichtangaben für Vereine
Welche Pflichtangaben müssen eingetragene Vereine im Mailfooter aufführen?
Gibt es besondere Pflichten für gemeinnützige Vereine?
A
Axel B. 25.06.2024
E-Mail Signatur im Home Office
Guten Tag, toller Aritkel, danke dafür! Ich hätte jedoch noch eine Frage zur aktuellen Lage und dem vermehrten arbeiten im Home Office. Der gemeldete Sitz der Firma als Anschrift in der Mail-Signatur ist klar - nur wenn man sich im Home Office befindet und dorthin auch Post versendet bekommen möchte und nicht in die Firma, wie vermerkt man das in der E-Mail Signatur? Darf man das überhaupt dort aufführen? Wenn ja, wie macht man es richtig? Es wäre klasse, wenn Sie hier eine Antwort hätten. Besten Dank im voraus und bitte gesund bleiben.
L
Lydia Repnack 25.06.2024
Email Disclaimer
Sehr geehrte Damen und Herren,
ist es richtig, das man in Deutschland den nachfolgenden Emaildisclaimer nicht verpflichtend verwenden und er ohne rechtliche Relevanz ist?


Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese E-Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail ist nicht gestattet.
Vorab besten Dank
M
Malik 25.06.2024
Frau Dr.
Guten Tag,

wäre z.B. bei einem Newsletterversand auch eine Verlinkung des Impressums, etc. ausreichend?
F
FARS 25.06.2024
Name des Verfassers Pflicht?
Guten Tag,

muss der Name des Verfassers geschrieben werden oder reicht es so aus:?


--------
Mit freundlichen Grüßen
XY Kundenservice
B
Bergmann 25.06.2024
i.A. in E-Mail Signatur
Ist die Angabe von 'i.A.' in E-Mails von Mitarbeitern an Kunden und Geschäftspartnern verpflichtend?

Gibt es hier eine Rechtssprechung??
A
Andreas R. 25.06.2024
ppa. in Mail-Signatur
Ich habe in letzter Zeit sehr oft gesehen, dass Prokuristen, dass ppa. in der Mail-Signatur anführen. Ist dies verpflichtend oder kann man das auch weglassen?
M
Michael 25.06.2024
Herr
Habe da ein umfassenderes Problem.
Die Kleiderkreisel GmbH hat mir den Zugang verweigert ohne Abmahnung und ohne Begründung.
Da es sowieso schwierig ist Kontakt aufzunehmen habe ich per Impressum ein Mail geschrieben. Die Antwort war weder eine Begründung noch eine wirkliche Antwort. Im E-Mail war überhaupt keine Signatur.
Abgesehen davon, habe ich die AGBs nachträglich gelesen (die muss man auch erstmal finden) die meiner Meinung nach Punkte enthält die so nicht tragbar sind und Willkür alle Möglichkeiten bietet.
Was kann man da machen - können die willkürlich jemand ausschließen? Das Thema Signatur ist sowieso vorhanden
K
Karlheinz W. 25.06.2024
Anzeige unzureichender E-Mail-Angaben
Hallo,








die spanische Niederlasung der zur Generali-Gruppe gehörenden "Europ Assistance"-Reiseversicherung hält es nicht für nötig, irgendwelche Angaben in ihrer E-Mail zu machen. Da das gesamte Gebaren auf Unlauterkeit hindeutet (Google: Europ Assistance), würde ich gerne wissen, wo ich diese unvollständigen E-Mails monieren kann.
U
U. Peter 25.06.2024
Geschäftsleitungsassistenz
Guten Tag,

unser Datenschutzbeauftragter sagte mir die USt-ID muss in die Signatur.
Zur Info wir sind eine GbmH
M
Michael Müller 25.06.2024
Bestehende Geschäftsverbindung?
Zitat aus Ihrem Beitrag: "Der Angaben bedarf es außerdem nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen. Denn in diesem Fall, ist dem Empfänger der Absender der weiteren Korrespondenz bereits bekannt und demnach eine Wiederholung der Pflichtangaben entbehrlich." Darf ich fragen, wie Sie zu der Ansicht kommen? Das kann ich so den gesetzlichen Vorschriften nicht entnehmen. Adressen, verantwortliche Personen usw. können sich jederzeit ändern. Oder man kommuniziert mit verschiedenen Unternehmen die unter einem Konzernnamen auftreten. Trotzdem will ich bei jedem schriftlichen Kontakt immer genau wissen mit wem ich es zu tun habe bzw. wer ggf. haftet. Deshalb finde ich ihre Auslegung hier ein wenig merkwürdig und nicht im Sinne des Erfinders. Mit "bereits bekannt" ließe sich die Regelung ja fast immer umgehen. Ich hatte vor einiger Zeit eben diesen Fall, dass eine Tochterfirma eines Lieferanten mit mir in Kontakt trat, dabei auf jegliche Pflichtangaben verzichtete und damit ein großes Durcheinander zu meinem Nachteil angerichtet hat. Im folgenden Streitfall wurde sich dann mit der ausländische Muttergesellschaft herausgeredet. Deshalb finde ich Ihre Auslegung bedenklich und ich glaube so ist es nicht gedacht.
P
PML10derechte 25.06.2024
Nachricht
Hallo, ich würde gerne wissen in welches Adressfeld der Absender kommt?
Vielen Dank schonmal im vorraus. LG PML10derechte
R
Reinhold Nürnberger 25.06.2024
Freiwirkende Kraft
Mein Schornsteinfeger gibt in seinen Schreiben, wie z. B. Rechnung, Feuerstättenbescheid etc., eine E-Mail-Adresse an.

Jedoch findet der Schornsteinfeger es nicht für nötig, eine empfangene E-Mail zu öffnen.
Gibt es einen §, die ihn verpföichtet, wenn er eine E-Mail-Adresse angibt, diese auch zu bearbeiten? Vorab vielen Dank
S
Svend Müller 25.06.2024
Anhang?
Entfällt diese Pflicht wenn sich der Versender darauf beruft dass diese Angaben bereits aus einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben.

Zitat: der Kunde also bereits die erforderlichen Grundinformationen zu seinem Vertragspartner und dem gegenständlichen Geschäft erhalten hat. Diese Grundinformationen wurden Ihnen u.a. bereits auf dem Mietvertrag zur Kenntnis gebracht.
K
Kersten 25.06.2024
Kommunikation
Hallo,
habe eine Frage bezüglich der Pflichtangaben zur Signatur einer GmbH - sind diese im selben Maße auch für eine gGmbH zutreffend oder gibt es da Abweichungen?

Vielen dank!
S
Sabine vom Stein 25.06.2024
Absenderkennung
Bei meinen Mitarbeitern kursiert das Gerücht, sie müssten vor ihren Namen die Kennung "i.A." stellen. Dies sei angeblich auch durch die DSGVO geregelt.
Stimmt das?
R
Ramón Lull 25.06.2024
Vertrieb und Marketing
Hallo, zu der Frage von Frau Frauke Müller vom 16.05.2018 hätte ich auch gerne die Antwort gewusst oder einen Tipp wo ich eine Vorlage finden kann.

Vielen Dank.
r
rudolf a. müllersen 25.06.2024
37 Seiten Rechtstext
Hallo, ich habe von meinem Anwalt eine "Rechtmässige Signatur nach DSGVO" erhalten.

Jetzt hängen unter meiner Signatur ca. 37 Seiten Gesetz. Ist das nicht ein bisschen viel? Vorallem beim "Antworten" müsste man Kilometerweit scrollen. Sind wir Deutschen noch ganz Dicht? oder will man uns verarschen? Es ist klar das man seine Kunden informieren soll, aber inzwischen weis doch jeder Bescheid das es die DSGVO gibt? Warum muß man mit Rechtstexten um sich werfen wenn man einfach nur arbeiten will?
I
Ich 25.06.2024
angestellt
Hallo,

müssen bei Geschäft-E-Mails auch die Namen der Mitarbeiter enthalten sein? Bespiel: Onlinevertrieb mit 50 Mitarbeitern. Jeder Mitarbeiter bearbeitet E-Mails der Kunden. Bisher wurde immer der Name des jeweiligen MA's mit gesandt, der die Mail beantwortet hat. Kann der MA dies nun verweigern? Danke für eine Rückinfo.
A
Andrea Bigalke 25.06.2024
Frau
Beitrag von Frauke Müller vom 16.05.18

- Ich habe die gleiche Frage. Wo kann ich die Antwort dazu erlesen?
Vielen Dank
F
Frauke Müller 25.06.2024
Grafikerin
Hallo. Mit der neuen DSGVO sind zur Zeit ja alle in Panik. Jetzt wurde an mich herangetragen, dass jede eMail als Signatur auch einen Hinweis haben muss, dass keine Daten weiter verarbeitet werden. Aktuelle habe ich, wie von Ihnen auch beschrieben, nur die "Firmendaten" in einer eMail-Signatur eingebracht. Müssen wirklich in Zukunft Rechtstexte unter jeder eMail stehen? Vielen Dank schon im Voraus für Ihre Antwort.
E
EliAn 25.06.2024
Freiberufler
Müssen Freiberufler nicht auch ein entsprechendes E-Mail Impressum haben? Wenn ich es nicht überlesen habe, steht dazu nichts im Artikel
A
André 25.06.2024
E-Mail ohne Signatur mit Geschäftsbrief im Anhang
Wir haben von einer Rechtsanwaltskanzlei eine E-Mail erhalten, die nichts außer einem pdf im Anhang enthielt.
Es gab also weder eine Anrede, ein Anschreiben oder eine Signatur direkt in der E-Mail.
Im pdf Anhang waren allerdings alle Informationen enthalten?
Kann eine solche E-Mail rechtlich beanstandet werden?
C
Christina 25.06.2024
Signatur kürzen im E-Mail-Verlauf
Ist es ausreichend, bei der ersten Geschäfts-E-Mail die Signatur einzusetzen und bei Folgemails beim gleichen Betreff und Empfänger eine gekürzte Signatur zu verwenden?
Gibt es hier Mindestpflichtangaben? Es geht darum, ob man im E-Mail-Verlauf Seiten sparen kann, sollte man doch Ausdrucke benötigen.
N
Nick 25.06.2024
keiner
Toller Artikel, vielen Dank hierfür!
Allerdings fehlt mir eine Information, die ich so auch sonst nirgends im Web finden konnte:

Können die Angaben grundsätzlich in Englisch gemacht werden für international agierende Firmen oder muss hier zwischen Signatur für Inland und Ausland getrennt werden?

Vielen Dank im Voraus!
L
Luisa 25.06.2024
Dr.
Wie sieht es denn bei Körperschaften des öffentlichen Rechts aus? Unterliegen diese überhaupt diesen Pflichtangaben? Habe hierzu nichts finden können, danke für eine Info!
I
IT-Recht Kanzlei 25.06.2024
Genossenschaftsregister
Völlig richtig -> vielen Dank für den Hinweis
H
Hans-Juergen Richter 25.06.2024
Dr.
Kleiner Hinweis: Genossenschaften sind nicht im Handelsregister (HRB) sondern im Genossenschaftsregister (GenR) registriert
J
J.R. Vierkant 25.06.2024
Qualitätsmanagementbeauftragter-TÜV
Sehr geehrte Damen und Herren,


sofern mehrere Geschäftsführer in einem Unternehmen zugegen sind, welcher wird zuerst aufgeführt? Evtl. vorzugsweise derjenige, der auch den Unternehmensnamen durch seinen Namen prägt?
M
Marc Götz 25.06.2024
Herr
Muss ein Angestellter in der Position eines Verkäufers bei einer Mail mit seinem Namen signieren oder darf er seine Anfrage im Namen aller dort Angestellten unterzeichnen.
Bei vorab fehlender Signatur.
Beispiel
Darf ich fragen von wem ich gerade diese Mail erhalten habe?

ANTWORT
Wir sind Klaus und Gina

Das Unternehmen hat mehr als 10 Standorte und es nur erkennbar welche Filiale geanwortet hat.

Danke für ihre Antwort

Wiederholte Frage und keine Antwort
S
Sebastian E. 25.06.2024
Angaben bei Abwesenheitsnotiz (automatisch)
Müssen diese Angaben (bspw. Handelregisternummer) auch bei einer automatischen Abwesenheitsnotiz mitversendet werden?
C
Christiane Fetzer 25.06.2024
Dr.
Dürfen die Pflichtangaben auch in einer Fremdsprache verfasst sein? Bei internationalem Kundenkreis empfiehlt sich Englisch, aber ist das juristisch akzeptabel? Oder muss die deutsche Fassung zusätzlich erscheinen?
A
Andrea Kutter 25.06.2024
weitere Hinweise
Hallo,

muss bei der Signatur auch der Hinweis erfolgen auf "..sind Sie nicht der korrekte Empfänger..." - "vertraulich behandeln..." und "..für Schäden durch unser Virenprogramm keine Haftung..." und dann noch auf englischer Sprache ? Oder ist das zuviel des Guten?
Vielen Dank für eine Info.
S
Sebastian 25.06.2024
Adresse
Hallo,
besteht eine Impressumspflicht auch für die Angabe der Adresse? Hintergrund: Unsere Firma ist offiziell an meiner Privatanschrift angemeldet und diese möchte ich nicht überall publik machen sondern stattdessen die Postfach-Anschrift angeben.
Danke
T
TSehn 25.06.2024
-
Wie sicher ist Ihre Aussage, dass ein Link auf die Pflichtangaben unzureichend ist? Wenn große Unternehmen wie Telekom oder SAP die Pflichtangaben per Link in die Mail setzen hat das doch sicher deren Rechtsabteilung geprüft?
J
Jo 25.06.2024
Herr
Nein, schadet aber nicht.
Y
Yves 25.06.2024
Adresse?
Die ladungsfähige Adresse wird gar nicht genannt? Die muss doch sonst immer mit angegeben werden. Ich frage mich insbesondere, ob der "Sitz der Gesellschaft" auch bei Angabe der einzigen Büroadresse des Unternehmens explizit aufgeführt werden muss. Das ist ja redundant.
C
Christoph Kempf 25.06.2024
Externe Mitarbeiter
Gibt es Pflichtangaben für externe Mitarbeiter, die im Namen eines zur Signatur verpflichteten Unternehmens handeln?
M
Matthias Petri 25.06.2024
-
Wie verhält es sich mit der Umsatzsteueridentnummer? Ist sie eine Pflichtangabe?

Beiträge zum Thema

Fehlender Vor- und Zuname in Geschäftsbriefen nicht abmahnfähig
(02.08.2007, 00:00 Uhr)
Fehlender Vor- und Zuname in Geschäftsbriefen nicht abmahnfähig
Achtung: Neue gesetzliche Anforderungen bei Geschäftsbriefen per E-Mail und Telefax
(04.03.2007, 00:00 Uhr)
Achtung: Neue gesetzliche Anforderungen bei Geschäftsbriefen per E-Mail und Telefax
Vorsicht: Erste Abmahnungen wegen fehlender Angaben in geschäftlichen E-Mails
(02.02.2007, 00:00 Uhr)
Vorsicht: Erste Abmahnungen wegen fehlender Angaben in geschäftlichen E-Mails
Neues Abmahnrisiko: Fehlende Angaben in geschäftlichen E-Mails
(26.01.2007, 00:00 Uhr)
Neues Abmahnrisiko: Fehlende Angaben in geschäftlichen E-Mails
Kommentar
verfassen
Ihre Meinung zu unserem Beitrag.
* mit Sternchen gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder

Vielen Dank für Ihren Kommentar

Wir werden diesen nach einer kurzen Prüfung
so schnell wie möglich freigeben.

Ihre IT-Recht Kanzlei
Vielen Dank!

Ihr Kommentar konnte nicht gespeichert werden!

Bitte versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal.

Ihre IT-Recht Kanzlei
Vielen Dank!

Fragen oder Anregungen?

Kontaktieren Sie uns:
IT-Recht Kanzlei
Kanzlei Keller-Stoltenhoff, Keller
Alter Messeplatz 2
Tel.: +49 (0)89 / 130 1433-0
Fax: +49 (0)89 / 130 1433-60
E-Mail: info@it-recht-kanzlei.de
© 2004-2024 · IT-Recht Kanzlei