E-Mail-Signaturen für Unternehmen: Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Meist enthalten E-Mails am Ende nur ein nettes, abschließendes Grußwort. Eine Signatur mit Name und Anschrift fehlt nicht selten. Doch E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme potenzieller Kunden für telefonische Rückfragen. Oftmals sind sie sogar gesetzlich vorgeschrieben. Die IT-Recht-Kanzlei erläutert im heutigen Beitrag, wann eine Pflicht zur E-Mail-Signatur konkret besteht und wie sie zu erfüllen ist.

Weitere Kommentare zu diesem Artikel | Alle 45 Kommentare vollständig anzeigen

• gilt das auch für Distributionen im Ausland? von Elisabeth, 28.08.2023, 08:57 Uhr

  Unsere Firma hat zwei Tocherfirmen im Ausland (UK und Dänemark/Norwegen), gilt dies auch für diese oder bezieht sich der Beitrag lediglich auf Firmen mit Sitz in Deutschland

• E-Mail Signatur für Heilberufe von Sabine, 23.08.2023, 15:45 Uhr

  Vielen Dank für Ihre Antwort auf die Frage, die ich mir gestellt habe. Leider wird ihre Antwort nicht vollständig angezeigt. Würde mich über Ihre komplette Antwort sehr freuen. Vielen Dank schon mal

• Gilt das auch für eine Arztpraxis? von Sabine, 22.08.2023, 08:43 Uhr

  Gilt das ganze auch für eine Arztpraxis oder eine Physiotherapie-Praxis?

• Schell von Tobias, 02.01.2023, 12:12 Uhr

  Ist es auch notwendig, dass der Mitarbeiter, der z. B. auf eine Kundenanfrage per E-Mail antwortet, seinen Namen, zumindest den Nachnamen, unter der Nachricht stehen hat? Oder genügt dort beispielsweise ein "Customer Support".

• DSB von Elisabeth Kohm, 15.09.2022, 14:04 Uhr

  Gilt die Pflicht zur E-Mail-Signatur auch für Persönliche Nachrichten innerhalb einer Plattform wie Xing oder LinkedIn?

• Datenschutzbeauftragter von Stephan Senk, 31.08.2022, 16:02 Uhr

  Vielen dank für den interessanten Beitrag. ich habe neulich eine E-Mail vom Datenschutz NRW bekommen, die haben das noch in E-Mails / Signatur mit verankert: .... um unsere Pflichten aus Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen, weisen wir Sie auf Folgendes hin: Informationen zur... » Weiterlesen

• Pflichtangaben für Vereine von bb, 15.08.2022, 20:17 Uhr

  Welche Pflichtangaben müssen eingetragene Vereine im Mailfooter aufführen? Gibt es besondere Pflichten für gemeinnützige Vereine?

• E-Mail Signatur im Home Office von Axel B., 02.02.2021, 13:54 Uhr

  Guten Tag, toller Aritkel, danke dafür! Ich hätte jedoch noch eine Frage zur aktuellen Lage und dem vermehrten arbeiten im Home Office. Der gemeldete Sitz der Firma als Anschrift in der Mail-Signatur ist klar - nur wenn man sich im Home Office befindet und dorthin auch Post versendet bekommen... » Weiterlesen

• Email Disclaimer von Lydia Repnack, 19.01.2021, 14:55 Uhr

  Sehr geehrte Damen und Herren, ist es richtig, das man in Deutschland den nachfolgenden Emaildisclaimer nicht verpflichtend verwenden und er ohne rechtliche Relevanz ist? Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der richtige... » Weiterlesen

• Frau Dr. von Malik, 02.09.2020, 13:38 Uhr

  Guten Tag, wäre z.B. bei einem Newsletterversand auch eine Verlinkung des Impressums, etc. ausreichend?