Kunde will Datenschlöschung? Effektive Mustervorlagen

Wie reagieren Sie angemessen auf Kundenwünsche zur Datenlöschung? Die IT-Recht Kanzlei stellt ihren Mandanten drei praktische Vorlagen für einen professionellen Umgang mit solchen Anfragen bereit.

Inhaltsverzeichnis

1. Muster: Mitteilung über Stattgabe des Löschungsanspruchs auf Antrag
2. Muster: Ablehnung des Löschungsantrags mangels Löschungsgrundes
3. Muster: Nur teilweise Stattgabe des Löschungsantrags wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflicht

1. Muster: Mitteilung über Stattgabe des Löschungsanspruchs auf Antrag

Dieses Muster kann verwendet werden, wenn Sie auf Antrag des Kunden feststellen, dass

ein gesetzlicher Löschungstatbestand erfüllt ist und
keine Hinderungsgründe entgegenstehen.

In diesem Fall müssen Sie der Löschung stattgegeben.

Gemäß Art. 12 Abs. 1 DSGVO sind Sie zu einer entsprechenden Mitteilung verpflichtet. Diese soll elektronisch erfolgen, wenn der Antrag beim Händler elektronisch eingegangen ist.

Werden Sei ohne vorherigen Antrag initiativ tätig und nehmen eigenständig die Löschung vor, ist eine Benachrichtigung des Betroffenen allerdings nicht erforderlich.

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2. Muster: Ablehnung des Löschungsantrags mangels Löschungsgrundes

Dieses Muster kann verwendet werden, wenn

die beantragte Löschung ungerechtfertigt ist, weil kein Löschungsgrund gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO vorliegt und
die (Weiter-) Verarbeitung der Daten durch Sie damit nach wie vor erfolgen darf.

Hier ist der Betroffene gemäß Art. 12 Abs. 4 DSGVO über die Hinderungsgründe zu unterrichten, wobei zusätzlich auch auf das Beschwerderecht gegenüber der Aufsichtsbehörde zu informieren ist. Die Unterrichtung soll elektronisch erfolgen, wenn der Antrag beim Ihnen elektronisch eingegangen ist.

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3. Muster: Nur teilweise Stattgabe des Löschungsantrags wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflicht

Dieses Muster kann verwendet werden, wenn die Voraussetzungen einer beantragten Datenlöschung zwar grundsätzlich gegebenen sind, Sie aber nicht alle Daten löschen können, da Sie aufgrund einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht daran gehindert sind. Dies kann insbesondere bei Rechnungen und sonstigen steuerrelevanten Geschäftsdokumenten der Fall sein.

In diesen Fällen ist der Betroffene darüber zu informieren, dass nur eine partielle Löschung möglich ist. Auch ist er gemäß Art. 12 Abs. 4 DSGVO über die Hinderungsgründe zu unterrichten, wobei zusätzlich auch auf das Beschwerderecht gegenüber der Aufsichtsbehörde zu informieren ist. Die Unterrichtung soll elektronisch erfolgen, wenn der Antrag beim Ihnen elektronisch eingegangen ist.