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Bei der Übermittlung von Rechnungen auf elektronischem Wege sind aus umsatzsteuerlicher Sicht die folgenden Voraussetzungen zu beachten:
- qualifizierte elektronische Signatur mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder
- das sog. EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur
Bei Versendung der Rechnungen per Email ist die Verwendung des EDI-Verfahrens aus umsatzsteuerlicher Sicht nicht ausreichend und demnach nicht zu empfehlen. Hier ist stets eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.
Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir bei Versenden der Rechnungen per Email eine qualifizierte elektronische Signatur eines akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieters zu verwenden.
Hinsichtlich der detaillierten praktischen Vorgehensweise bzw. der entstehenden Kosten, möchten wir Sie bitten, sich direkt an einen Zertifizierungsdienstanbieter zu wenden.
Im Rahmen der Aufbewahrungspflichten ist zu beachten, dass neben den Rechnungen auch die entsprechenden Nachweise über die Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufzubewahren sind.
Zur Sicherung Ihres Vorsteuerabzugs möchten wir Sie bitten, das Vorliegen der o.a. Anforderungen auch bei Erhalt von elektronisch übermittelten Rechnungen als Rechnungsempfänger zu überprüfen, da bei Fehlen der o.a. Voraussetzungen ein Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden kann. Bitte beachten Sie auch bei erhaltenen Rechnungen, die elektronisch an Sie als Rechnungsempfänger übermittelt wurden, die o.a. Ausführungen hinsichtlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
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Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht)
Rechtsanwalt
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6 Kommentare
Kommentar von sarah
zum Beitrag Wann ist die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail oder Fax zulässig?
Es ist sehr interessant zu lesen, dass bei elektronischer Übersendung, die UST nicht abzugsfähig ist. Ich frage mich, wie verhält sich der Versand einer Anwaltsrechnung als Nachnahme, auch so etwas... » Weiterlesen
Kommentar von francesca
zum Beitrag Wann ist die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail oder Fax zulässig?
wenn ich eine rechnung mit der post verschicke, weil der auftraggeber diese, seit ich umsatzsteuer berechne, nicht mehr als reine spdf-dokument akzeptieren will, drucke ich sie aber ganz genauso... » Weiterlesen
Kommentar von midas
zum Beitrag Wann ist die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail oder Fax zulässig?
Leider hat das SPD geführte Finanzministerium die Steuerregeln (Schröderregierung etc.) so weltfremd verschärft, dass bei Kenntnis der Sachlage unternehmerisches Wirken in D für Gründer unmöglich... » Weiterlesen
Kommentar von m.v
zum Beitrag Wann ist die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail oder Fax zulässig?
Ist eine Lockerung der Anforderungen an eine Rechnung per email in Sicht? meine Überlegung Rechnung ausschließlich elektronisch zu bearbeiten um damit die Durchlaufzeit (Eingang, Prüfung,... » Weiterlesen
Kommentar von m. grelle
zum Beitrag Wann ist die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail oder Fax zulässig?
rechnung per email wie will das finanzamt prüfen auf welchem drucker die rechnung ausgedruckt wurde? ist es denn so, das zu jeder rechnung auch der umschlag inkl. poststempel aufbewart werden müsste... » Weiterlesen
Kommentar von H.Blum
zum Beitrag Wann ist die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail oder Fax zulässig?
Als ich mich zum ersten Mal mit dieser Thematik befasst habe, musste ich ganz schnell feststellen, dass den meisten Online-Rechnung-Versendern diese Vorschriften komplett unbekannt sind. Schlimmer... » Weiterlesen
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