Rechnung weg: Sind Online-Händler zur Zweitausstellung verpflichtet?

Wenn eine Rechnung verloren geht, bitten Kunden häufig um eine Zweitausstellung. Doch besteht für Online-Händler tatsächlich eine rechtliche Verpflichtung, Rechnungen erneut zu übermitteln?

Rechnungspflicht im Online-Shop?

Bevor die Frage nach einer Zweitübermittlungspflicht für Rechnungen einer sachgerechten Antwort zugeführt wird, soll eingangs dargestellt werden, inwiefern Online-Händler im Rahmen ihrer Verträge überhaupt gehalten sind, Rechnungen auszuweisen.

Eine große Zahl von Shop-Betreibern sieht es als selbstverständlich an, ihren Kunden nach Vertragsschluss Zahlungsaufstellungen entweder in elektronischer Form zukommen zu lassen oder aber entsprechende Inhalte auf Papier den Warensendungen beizufügen. Gerade im Online-Handel hat sich zudem die Praxis etabliert, Rechnungen dauerhaft in Kundenkonten zum Abruf bereitzuhalten.

Zu beachten ist allerdings, dass das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die korrespondierende Durchführungsverordnung (UStDV), aus denen sich die maßgeblichen Bestimmungen für unternehmerische Rechnungen ergeben, den Inhalt und Umfang der Rechnungspflicht auf bestimmte Fallgruppen beschränken..

1. Rechnungen bei Verbrauchergeschäften nicht erforderlich

Nach § 14 Abs. 2 UStG hängt eine Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen stets vom Bezugspunkt der Leistung und vom Status des Leistungsempfängers ab. Der Unternehmer muss Rechnungen gemäß § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG bei steuerpflichtigen Umsätzen grundsätzlich nur ausstellen, wenn er ein Geschäft mit einem anderen Unternehmer für dessen Unternehmen tätigt oder eine Leistung gegenüber einer juristischen Person erbringt, die kein Unternehmer ist.

Abweichend von diesem Grundsatz ergibt sich aus § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG, dass unabhängig vom gewerblichen und rechtssubjektiven Status des Vertragspartners eine Rechnung stets dann zu übermitteln ist, wenn der Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt. Erfasst werden hiervon sämtliche Leistungen, die in einem hinreichend engen sachlichen Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, insbesondere Werklieferungen und sonstige Leistungen, die auf die individuelle Herstellung, Bearbeitung, Instandsetzung oder Gestaltung eines Grundstücks gerichtet sind (z. B. Leistungen im Zusammenhang mit dem Hausbau).

Außerhalb dieser grundstücksbezogenen Sonderkonstellationen besteht gegenüber privaten natürlichen Personen hingegen keine umsatzsteuerrechtliche Verpflichtung zur Rechnungsausstellung. Vielmehr steht es hier grundsätzlich im Ermessen des Unternehmers, ob er dem privaten Leistungsempfänger eine Rechnung ausstellt oder nicht.

Für reguläre Online-Händler, deren Leistungen typischerweise nicht im Zusammenhang mit Grundstücken erbracht werden, folgt daraus, dass sie Rechnungen umsatzsteuerrechtlich zwingend nur dann ausstellen müssen, wenn die andere Vertragspartei entweder Unternehmer oder eine nicht unternehmerisch tätige juristische Person ist.

Im Verhältnis zu Verbrauchern, denen sich der Händler im Online-Handel regelmäßig gegenübersieht, besteht umsatzsteuerrechtlich keine Rechnungspflicht.

Dass sich Händler dennoch vor allem gegenüber Verbrauchern zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet sehen, liegt maßgeblich daran, dass die Rechnungspflicht häufig mit der Pflicht zur nachvertraglichen Vertragsbestätigung verwechselt wird. Nach § 312f Abs. 2 BGB sind Händler bei Fernabsatzgeschäften nämlich grundsätzlich gehalten, dem Verbraucher eine Bestätigung des Vertrags mit allen Pflichtinformationen nach Art. 246a § 1 EGBGB spätestens bei Lieferung der bestellten Ware auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung zu stellen.

Zwar sind diese Handlungspflichten rechtlich strikt voneinander zu trennen. Praktisch überschneiden sich Rechnung und Vertragsbestätigung jedoch häufig, da eine Rechnung nach dem Umsatzsteuerrecht zahlreiche der nach Art. 246a § 1 EGBGB erforderlichen Angaben ebenfalls enthält. Aus diesem Grund bedienen sich viele Händler der Rechnung als Träger der nachvertraglichen Informationspflichten, ohne hierzu umsatzsteuerrechtlich verpflichtet zu sein.

2. Pflichtinhalte der Rechnung

Ist der Unternehmer zur Ausstellung von Rechnungen nach §14 Abs. 2 UStG verpflichtet oder entscheidet er sich auf freiwilliger Basis – vor allem gegenüber Verbrauchern – zur Rechnungsausweisung, so muss er hierbei zwingend die inhaltlichen Anforderungen des UStG einhalten.

In diesem Rahmen ist zu beachten, dass der Anwendungsbereich des UStG nicht etwa dadurch abbedungen wird, dass das betreffende Dokument nicht ausdrücklich als „Rechnung“ bezeichnet wird. Vielmehr liegt eine tatbestandliche Rechnung immer bereits dann vor, wenn sich aus dem konkreten Inhalt der Charakter einer Zahlungsaufstellung für oder einer Abrechnung über eine bestimmte Leistung ergibt, §14 Abs.1 Satz 1 UStG.

a. Allgemeine Pflichtangaben

Stellt der Unternehmer freiwillig oder in Erfüllung der gesetzlichen Pflicht eine Rechnung aus, so hat er nach § 14 Abs. 4 UStG sicherzustellen, dass folgende Pflichtangaben angeführt werden:

• der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Dienstleistung
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt bzw. den Nettobetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
• in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ein Hinweis auf die bestehende Aufbewahrungspflicht

Rechnungen sind grundsätzlich auf Papier zu übermitteln. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers können Rechnungen jedoch auch elektronisch übermittelt werden. Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden die Anforderungen an elektronische Rechnungen erheblich reduziert; insbesondere entfiel die Pflicht zur qualifizierten elektronischen Signatur.

Seit dem 01.01.2025 sind inländische Unternehmer im B2B-Bereich verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen greift hingegen erst stufenweise in den Folgejahren und begründet insbesondere keine Pflicht zur erneuten Ausstellung bereits ordnungsgemäß zugegangener Rechnungen.

b. Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 250,00€ nicht überschreiten, hat der Gesetzgeber in §33 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) den Umfang der rechnungsspezifischen Pflichtangaben reduziert. In derlei Fällen ist nur Folgendes auszuweisen:

• der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• das Ausstellungsdatum
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Rechtspflicht zur Zweitübermittlung von Rechnungen?

Ist eine Rechnung einmal ausgestellt, kann es vorkommen, dass diese beim Empfänger verlustig geht oder aus anderen Gründen nicht mehr auffindbar ist. Vielfach wird sodann der Unternehmer darum gebeten, die jeweilige Rechnung erneut zu ermitteln und dem Kunden in Form einer Kopie oder Zweitrechnung zur Verfügung zu stellen.

Dies geht für den Unternehmer nicht nur mit einem erheblichen organisatorischen und zeitlichen Aufwand einher, sondern kann ihn je nach Art des Geschäftsmodells sogar vor das Problem einer tatsächlichen Unmöglichkeit stellen. Gerade im elektronischen Geschäftsverkehr, wo neben klassischen Online-Shops alternative Vertriebskanäle wie Auktions- oder Verkaufsplattformen genutzt werden, behalten sich die Plattformbetreiber nämlich nicht selten vor, die Abrufbarkeit von Rechnungen aus der Vergangenheit zu begrenzen. Auch moderne Kundenkontosysteme stellen Rechnungen nicht zwingend zeitlich unbegrenzt zur Verfügung.

1. Keine gesetzliche Anspruchsgrundlage

Weder das Umsatzsteuerrecht noch das Zivilrecht sehen eine Pflicht des Unternehmers vor, auf Verlangen des Rechnungsempfängers eine bereits ordnungsgemäß zugegangene Rechnung erneut zu übermitteln. Das Umsatzsteuerrecht kennt lediglich eine Pflicht zur Rechnungsberichtigung bei inhaltlich unrichtigen oder unvollständigen Rechnungen. Der bloße Verlust einer ordnungsgemäßen Rechnung begründet hingegen keinen Anspruch auf Neuausstellung.

Für einen Anspruch eines Rechnungsempfängers auf Neuausstellung bei Verlust oder Unauffindbarkeit der Originalrechnung und eine korrespondiere Handlungspflicht des ausstellenden Unternehmers existiert indes keine gesetzliche Grundlage.

Ob eine solche dennoch in den Kreis der Verkehrs- und Verhaltenspflichten des Unternehmers fällt, muss grundsätzlich durch Auslegung unter besonderer Berücksichtigung der Risikoverteilung zwischen den Vertragsparteien ermittelt werden.

2. Keine Differenzierung zwischen Verbraucher – und Unternehmerrechnungen

Teilweise wird vertreten, dass eine Pflicht zur Zweitübermittlung jedenfalls bei Verbraucherrechnungen schon deshalb ausscheide, weil der Unternehmer nach § 14 Abs. 2 UStG ursprünglich nicht zur Rechnungsausstellung verpflichtet war. Diese Argumentation greift jedoch zu kurz.

Entscheidet sich der Unternehmer – unabhängig von einer originären Pflicht – für die Ausstellung einer Rechnung, unterliegt diese vollständig den formellen Anforderungen des Umsatzsteuerrechts. Hieraus lässt sich jedoch keine weitergehende Verpflichtung zur wiederholten Übermittlung ableiten. Maßgeblich ist allein, dass das Gesetz insgesamt keinen Anspruch auf Zweitübermittlung kennt.

Eine Differenzierung danach, ob die Rechnung ursprünglich verpflichtend oder freiwillig ausgestellt wurde, ist daher für die Frage der Zweitübermittlung rechtlich unerheblich.

3. Keine Herleitung aus Aufbewahrungspflicht nach §14b UStG

Nach § 14b Abs. 1 UStG ist der Unternehmer verpflichtet, ausgestellte Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Diese Pflicht dient ausschließlich steuerlichen Kontrollzwecken und begründet keine Verpflichtung zur Herausgabe oder erneuten Übermittlung an den Rechnungsempfänger.

Mit Zugang der Rechnung gelangt diese in den Machtbereich des Empfängers. Ab diesem Zeitpunkt obliegt es allein ihm, für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung Sorge zu tragen. Geht die Rechnung verloren, ist dies seinem Risikobereich zuzurechnen.

Während Verbraucher diese Obliegenheit aus allgemeinen Verkehrspflichten trifft, ergibt sich für unternehmerische Rechnungsempfänger zusätzlich eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht aus § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG.

4. Zweitübermittlung nur aus Kulanz

Geht eine ordnungsgemäß übermittelte Rechnung verloren, ist der Unternehmer rechtlich nicht verpflichtet, diesen Verlust durch eine Zweitübermittlung auszugleichen. Die erneute Übersendung stellt vielmehr eine freiwillige Kulanzleistung dar.

Die Ablehnung einer Zweitübermittlung begründet daher keine Pflichtverletzung.

Ein eigenes wirtschaftliches Interesse an einer erneuten Ausstellung kann insbesondere dann bestehen, wenn der Rechnungsbetrag noch nicht beglichen wurde.

Mangels gesetzlicher Verpflichtung kann der Unternehmer die Zweitübermittlung grundsätzlich auch von der Erstattung nachweisbarer Auslagen abhängig machen. Die Erhebung pauschaler Verwaltungsgebühren ist hingegen regelmäßig rechtlich problematisch, insbesondere wenn sie nicht transparent vereinbart wurde oder einer Inhaltskontrolle nach § 307 BGB nicht standhält.

Erfolgt eine Zweitübermittlung, sollte diese aus Gründen der steuerlichen Klarheit zwingend als „Duplikat“, „Zweitschrift“ oder ausdrücklich als Kopie der ursprünglichen Rechnung gekennzeichnet werden. Dadurch wird verhindert, dass der Eindruck einer erneuten oder zusätzlichen Abrechnung entsteht, die im Einzelfall eine ungewollte Steuerschuld nach § 14c UStG auslösen könnte.

Etwas anderes kann gelten, wenn der Unternehmer dem Kunden vertraglich oder faktisch einen dauerhaften Zugriff auf Rechnungen – etwa über ein Kundenkonto – zugesagt hat. In diesen Fällen kann sich eine Verpflichtung zur erneuten Bereitstellung aus einer Selbstbindung des Unternehmers ergeben.

Fazit

Online-Händler sind zur Ausstellung von Rechnungen grundsätzlich nur verpflichtet, wenn die andere Vertragspartei Unternehmer oder eine juristische Person ist. Gegenüber Verbrauchern besteht umsatzsteuerrechtlich regelmäßig keine Rechnungspflicht.

Auch unter Berücksichtigung der seit 2025 geltenden Vorgaben zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich besteht kein Anspruch auf eine Zweitausstellung bereits ordnungsgemäß zugegangener Rechnungen.

Eine Pflicht zur erneuten Übermittlung lässt sich weder aus dem Umsatzsteuerrecht noch aus zivilrechtlichen Verkehrspflichten herleiten. Die Zweitübermittlung bleibt eine freiwillige Kulanzleistung, die Händler aus Servicegründen erbringen können, aber nicht müssen.

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