Formularsammlung Arbeitsrecht: Muster-Betriebsvereinbarung für die Nutzung geschäftlicher Mailkonten

Der freizügige Gebrauch von geschäftlichen Mailkonten durch Arbeitnehmer birgt für Arbeitgeber erhebliche Sicherheits- und Datenschutzrisiken. Daher kann ein begründetes betriebliches Interesse bestehen, Arbeitnehmern bestimmte Nutzungsformen zu verbieten. Ist ein Betriebsrat bestellt, gelingt dies am besten über eine Betriebsvereinbarung. In der Formularsammlung Arbeitsrecht stellt die IT-Recht Kanzlei eine entsprechende Muster-Betriebsvereinbarung bereit.

I. Risikobehaftete Nutzungsformen für geschäftliche Mailkonten

Die den Arbeitnehmern erlaubten Verhaltensweisen bei der Nutzung geschäftlicher Mailkonten sollten im Unternehmen gut durchdacht sein. Zu weitläufige oder undefinierte Nutzungsberechtigungen bergen erhebliche Risiken für den Arbeitgeber.

Risikobehaftet ist einerseits die Privatnutzung geschäftlicher Mail-Accounts durch den Arbeitnehmer, weil diese datenschutzrechtlich vor Zugriffen durch den Arbeitgeber besonders geschützt sein muss. Wird private Kommunikation zugelassen, darf diese also vom Arbeitgeber ohne gesonderte Arbeitnehmereinwilligung weder archiviert noch sonstwie ausgewertet werden.

Ebenfalls problematisch ist im geschäftlichen Bereich die Mailkommunikation mit nicht vertrauenswürdigen Absendern, das Öffnen von Phishing-Mails und unbekannten Dateianhängen sowie der Missbrauch des geschäftlichen Mailkontos für werbliche Rundmails.

Arbeitgeber haben in Anbetracht der Risiken das Recht, Arbeitnehmern bestimmte Nutzungsarten des geschäftlichen Mailaccounts zu untersagen.

II. Muster-Betriebsvereinbarung in der Formularsammlung Arbeitsrecht

Ist im Unternehmen ein Betriebsrat eingesetzt, kann dies aufwands- und ressourcensparend per Betriebsvereinbarung geschehen: Bertriebsvereinbarungen entfalten für reguläre Arbeitnehmer im Betrieb universell rechtsverbindliche Wirkung.

Zu diesem Zweck hat die IT-Recht Kanzlei der neuen Muster- und Formularsammlung zum Arbeitsrecht jüngst eine umfängliche Muster-Betriebsvereinbarung zur Regulierung des betrieblichen Mailverkehrs hinzugefügt.

Mit dieser Betriebsvereinbarung wird den arbeitgeberischen Sicherheitsinteressen bestmöglich Rechnung getragen.

Wesentliche Inhalte der Muster-Bertriebsvereinbarung sind:

• die Untersagung der Privatnutzung betrieblicher Mailaccounts
• die Definition und das Verbot unzulässigr Verhaltensweisen (wie etwa Downloads nicht vertrauenswürdiger Anhänge, das Öffnen nicht vertrauenswürdiger Links)
• Regelungen zur Abwicklung sensibler geschäftlicher Kommunikation (mit Betriebsrat, Betriebsarzt etc.)
• die Festlegung datenschutzrechtskonformer Kontrollmechanismen
• die Ankündigung arbeitsrechtlicher Konsequenzen für Zuwiderhandlungen

III. Die Muster- und Formularsammlung zum Arbeitsrecht

Für nur 7,90€ netto im Monat stellt die IT-Recht Kanzlei Arbeitgebern praktische, rechtskonforme Musterschreiben und Musterformulare zur Verfügung, die in wenigen Schritten personalisiert und zur Erfüllung und Umsetzung arbeitsrechtlicher Erfordernisse verwendet werden können. Gepaart werden diese Muster mit hilfreichen rechtlichen Ausführungen zum jeweiligen Themenbereich.

Die Sammlung zum Arbeitsrecht deckt rechtlich die Bereiche des Arbeitsvertrags- und des Arbeitnehmerdatenschutzrechts ab und beinhaltet derzeit das Folgende:

Das Beste: die Sammlung wird stetig aktualisiert und laufend erweitert.

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