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Es ist noch viel schlimmer

Beitrag von H.Blum
11.12.2008, 12:34 Uhr

Als ich mich zum ersten Mal mit dieser Thematik befasst habe, musste ich ganz schnell feststellen, dass den meisten Online-Rechnung-Versendern diese Vorschriften komplett unbekannt sind. Schlimmer noch: Den meisten Empfängern solcher per E-Mail übersendeten Rechnungen ist diese ganze Problematik ebenfalls völlig unbekannt - und dass, obwohl diese ganze Geschichte bereits seit 2001 Gültigkeit hat.

Es kommt aber noch schlimmer!

Da gemäß ihrer Natur meist Online-Shops auch Online-Rechnungen versenden und bei diesen Geschäften Vorkasse als gängige Zahlungsmethode praktiziert wird, ist das Geld meist bereits überwiesen wenn die Rechnung kommt. Es bleibt dann dem Rechnungsempfänger - sofern er das Problem überhaupt kennt - überlassen, von dem Shopbetreiber eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung NACHTRÄGLICH zu verlangen, ein Vorhaben, welches meist an der Einsicht des Shopbetreibers scheitert und auch schon mal zu erheblichen Streitigkeiten und völlig überflüssigem Schriftverkehr führt.

Aber auch der Emfang vorschriftsmäßig signierter Rechnungen ist nicht unproblematisch. Die vom Gesetzgeber geforderte Kontrolle sowie die Aufbewahrungsfristen erfordern nämlich auf Emfängerseite der "digitalen" Rechnung eine ordentliche Aufrüstung seiner Infrastruktur und ein erhebliches Maß an Zeitaufwand. Oft wird von den Rechnungsversendern auf Prüfverfahren über zahllose Internetportale verwiesen, um die vom Gesetztgeber geforderte Prüfung vorzunehmen und zu protokollieren.

Der ganze notwendige Prozess erfordert ordentlich Arbeitszeit: Prüfung der Signatur ( oft nur online ), Prüfprotokoll erstellen lassen, Rechnung nebst Prüfprotokoll zusammengehörig UND nachweisbar abspeichern, komplette E-Mail, mit der dieser Vorgang eingegangen ist, ebenfalls abspeichern, usw...

Ja, auch dass ist nicht bekannt! Auch die E-Mail, mit der die Rechnung eingegangen ist, muss zusätzlich gespeichert und bei Anfrage durch das Finanzamt und im Falle einer Buchprüfung nachgewiesen werden!

Ein paar Worte noch zu den Aufbewahrungsfristen: Der Gesetzgeber fordert eine Aufbewahrungspflicht aller dieser Daten für 10 Jahre. Dazu gehört nicht nur die Pflicht, diese im Format sehr unterschiedlichen Daten zu speichern, sondern vielmehr auch die Pflicht, diese Daten jederzeit NACHZUWEISEN, z.B. im Falle einer Buchprüfung. Wie er das bewerkstelligt, bleibt allerdings in der Verantwortung des Unternehmers.

Es wäre nun sehr blauäugig zu glauben, man habe in 10 Jahren noch Programme, mit dessen Hilfe die Mails und die rudimentär erzeugte Protokolle aus dem Jahre 2008 dann noch lesbar wären. Da nützt auch die ganze Datensicherung nichts. Was sagten Sie doch gleich, machen Sie mit Ihren eingelagerten 5,25" Floppy-Disks? Selbst wenn Sie die Daten auf andere Datenträger übernommen haben, versuchen Sie diese doch mal - mit was auch immer - auszulesen. Da gerät die Buchprüfung zur Bastelstunde...

Alle diese Überlegungen fließen natürlich in die Entscheidung der Rechnungsversender nicht ein. Hier werden nur die Kosten-Einsparungen beim Versand der Rechnungen per E-Mail gesehen. Dass der Empfänger letztlich den vielfachen Preis für diese Einsparung zahlen muß, ist dem Versender egal.

Ich wage es mir gar nicht vorzustellen, wie hoch der Vorsteuerbetrag insgesamt sein wird, den deutsche Unternehmen nach den entsprechenden Buchprüfungen in den nächsten Jahren nachträglich aberkannt bekommen! Eines ist sicher: Die Finanzämter kennen die schwarzen Schafe unter den Rechnungsversendern bereits - und es werden jeden Tag mehr.

Ich hatte heute - wieder einmal - ein Gespräch mit einem dieser kundenorientierten Anbieter. Plötzlich und aus heiterem Himmel kommen dessen Rechnungen online (nicht dass man dem zugestimmt hätte). Man habe letzten Monat das Verfahren umgestellt, heißt es aus der Buchhaltung. Und, bisher habe man noch keine Probleme oder Reklamationen damit gehabt, heißt es weiter. Selbstverständlich könne ich meine Rechnungen auch weiterhin per Post haben. Man würde dies in meiner Kundenakte vermerken. In dem Fall müsste aber die Rechnungstellung gesondert bezahlt werden, dass mache pro Rechnung dann 2,95 Euro.. Aha!

Dieses Unternehmen macht übrigens nur Geschäfte mit anderen Unternehmen (B2B). Die Empfänger sind somit ausnahmslos zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das Rechnungsvolumen dürfte nach vorliegenden Auftragsnummern um ca. 5.000 Rechnungen pro Monat liegen. Und ich bin der Einzige, der reklamiert - ich muß wohl wirklich ein furchtbarer Griesgram sein.

Insofern bin Ich Ihnen , liebes it-recht kanzlei Team, für diesen ausführlichen Beitrag zur Thematik sehr dankbar.

Henning Blum Internet Dienstleistungen

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