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--> Ein kurzer nervöser Blick ins Online-Bankingkonto, ein kleiner Mailaustausch mit der Freundin, noch eine CD bei Amazon gekauft und sich bei spiegel online informiert. Auch wenn das alles nicht lange dauern muss, inwieweit ist man dazu überhaupt während der Arbeitszeit berechtigt – gerade wenn es keine klaren Vorgaben des Chefs gibt?
Zusammengefasst geht es also im wesentlichen um folgende zwei Fragestellungen, auf die ich im Rahmen meines weiteren Vortrages eingehen möchte:
Fragestellung Nr. 1: Wie sind die gesetzgeberischen Vorgaben hinsichtlich der E-Mail Archivierungspflicht konkret ausgestaltet?
Fragestellung Nr. 2: Eng damit verbandelt ist die Frage, wie denn nun die E-Mail Archivierung in der Praxis tatsächlich umgesetzt werden kann. Was hat der Unternehmer konkret zu tun, um seinen rechtlichen Pflichten nachzukommen, ohne, dass er sich im Gestrüpp der zum Teil diametral entgegenstehenden rechtlichen Vorgaben (nämliche einmal die Pflicht zur Archivierung von Daten und zum anderen das Datenschutzrecht) verheddert? Wie ist hier sein rechtlicher Spielraum ausgestaltet – etwa im Rahmen einer IT-Betriebsvereinbarung?
Worum geht es also bei der E-Mail Archivierungspflicht? Ganz einfach: Wie es auch schon der Gesetzgeber bereits seit geraumer Zeit unermüdlich, fast schon gebetsmühlenartig in allerlei Gesetzen, „Verhaltensregeln“ etc. wiederholt, sind E-Mails, die in Bezug zu Rechtsgeschäften stehen oder sonst wie steuerrechtlich relevant sind, nach handelsrechtlichen sowie steuerrechtlichen Anforderungen mehrere Jahre lang, revisionssicher zu archivieren.
Wieso legt sich hier der Gesetzgeber so ins Zeug? Ganz einfach: Noch immer wird in vielen Unternehmen die E-Mail in ihrer rechtlichen Bedeutung vollkommen unterschätzt, nicht wirklich ernst genommen bzw. oft auch als eher relativ unverbindlich eingeschätzt. Dies völlig zu Unrecht, schließlich kommt der in einer E-Mail enthaltene Erklärung bzw. Information im Geschäftsverkehr im Prinzip dieselbe rechtliche Bedeutung zu wie ihr Pendant in Papierform. Ja, meiner Erfahrung nach, sind in vielen (meist rechtlich nicht betreuten) Projekten E-Mails überhaupt die einzige Möglichkeit, um
nachweisen zu können – gerade auch vor Gericht.
Dies hat schon vor Jahren der Gesetzgeber erkannt, der nun den Unternehmer dazu anhalten möchte, wichtige elektronische Mitteilungen revisionssicher und in einer Art und Weise zu speichern und zu indexieren, die insbesondere
Eine Mail darf also nicht einfach mehr in der Verfügungsgewalt des einzelnen Mitarbeiters gelassen oder gar gelöscht werden, sondern es ist im Gegenteil zumindest theoretisch jeweils im Einzelfall zu prüfen, ob sie nicht über Jahr hinaus aufwendig zu archivieren ist. Gerade die letzte Vorgabe (also die E-Mail Archivierungspflicht) möchte der Gesetzgeber ernst genommen wissen und dementsprechend beeindruckend ist die gesetzliche Drohkulisse - die Palette möglicher Sanktionen bei einer nur mangelhaften E-Mail Archivierung ist beeindruckend lang.
So kann etwa eine nur mangelhafte E-Mail Archivierung
Hinsichtlich der Einzelheiten darf ich Sie hier auf unser eBook mit dem Titel „Gesetzliche Archivierungspflicht von E-Mails“ verweisen, welches kostenlos auf unserer Homepage www.it-recht-kanzlei.de abrufbar ist.
Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht)
Rechtsanwalt
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2 Kommentare
Kommentar von Heydn
zum Beitrag "Die rechtlich zwingende Archivierung von e-Mails - was sollte durch eine IT-Betriebsvereinbarung geregelt werden?"
In dem Artikel werden die diversen Gesetze genannt, auf grund derer eine Archivierungspflicht besteht. Mir entschließt sich die Grundlage, warum die Original-EMail, so wie sie durch die Leitung... » Weiterlesen
Kommentar von kmelchinger
zum Beitrag "Die rechtlich zwingende Archivierung von e-Mails - was sollte durch eine IT-Betriebsvereinbarung geregelt werden?"
Rechtssichere Archivierung Ihr Essay war sehr interessant! Mich würde dennoch interessiren ob die Emails rechtssicher (d.h. auf Worm/ qualifizerte Digitale Signatur) archiviert werden müssen, oder... » Weiterlesen
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