Integration der EVB-IT und BVB in die Ausschreibungsunterlagen

Der Beitrag klärt die Zusammenhänge zwischen den BVB und den EVB-IT. Zudem wird ein Ausblick in die zukünftige Entwicklung der EVB-IT gewagt.

1. Zweiteilung der Ausschreibungsunterlagen in Anschreiben und Informationen für den Bieter und Bewerbungsbedingungen

Das Vergabeverfahren beginnt mit dem Anlegen der Vergabeakte und endet mit dem Unterzeichnen der Vertragsurkunde. Dazwischen liegt oft ein langer Weg. Hier soll im Folgenden die sinnvolle Integration der EVB-IT/BVB in die Verdingungsunterlagen dargestellt werden:

Unabhängig von der IT-Beschaffung gilt grundsätzlich, dass die Ausschreibungsunterlagen eine klare Trennung aufweisen sollten zwischen dem Anschreiben mit Informationen für die Bieter und den Verdingungsunterlagen.

Diese Forderung wird selbst in großen Behörden mit einer eingespielten und geschulten Beschaffungsstelle oft nicht erfüllt. Nicht selten enthält die Leistungsbeschreibung Informationen zur Ausschreibung und das Anschreiben rechtliche und technische Festlegungen. Selbst die UFAB IV in Kapitel 4.4.4 stellen dar, dass das Anschreiben, also die Aufforderung zur Angebotsabgabe alle relevanten Sachverhalte enthalten sollen. Hierzu sollen neben den Vorschriften zur Form der Angebotsabgabe und zur Angebotsbindefrist auch Angaben zur Leistung selbst, also Menge, Lieferzeitpunkt etc. gehören.

Diese Praxis ist jedoch aus juristischer Sicht abzulehnen. Sie führt dazu, dass keine klare Trennung zwischen vertraglichen Bestandteilen und bloßen Informationen für den Bieter vorliegt. Es ist in diesen Fällen in einem späteren Vertragsmanagement sehr schwer auszumachen, welche Bestandteile der Ausschreibungsunterlagen tatsächlich Vertragsbestandteil geworden und mit in die Überprüfung des Vertrages einbezogen werden müssen. Auch eine juristische Überprüfung der Rechte der Vertragsparteien im Falle von vertraglichen Leistungsstörungen wird durch diese fehlende Abgrenzung zwischen Informations- und Bedingungsteil sehr erschwert. Im ungünstigsten Fall, kann sich ein Bieter auch unterhalb der Schwellenwerte, bei denen das Ausschreibverfahren grundsätzlich rechtlich nicht überprüfbar ist, auf Teile der Angebotsabgabe mit Selbstbindung der Behörde berufen, da diese unwillentlich Vertragsbestandteil geworden sind.

2. Aufbau der Ausschreibungsunterlagen bei der IT-Beschaffung

Die Ausschreibungsunterlagen sollten sich daher schon von der Struktur her in einen Informationsund einen Bedingungs- oder Vertragsteil aufteilen. Der Informationsteil sollte möglichst schlank gehalten werden und nur die Informationen enthalten, die der Bieter benötigt, um ein verwertbares Angebot abzugeben.

Oft haben sich aber in den Behörden über Jahrzehnte Textbausteine in die Ausschreibungsbestimmungen eingeschlichen, deren Sinn und Existenzberechtigung nicht mehr auszumachen sind. Sie sind darüber hinaus oft nicht mehr zutreffend oder auch widersprüchlich. Eine radikale „Entschlackungskur” ist hier dringend anzuraten. Kein Bieter hat die Kraft, sich durch 50 Seiten Textbausteine hindurch zu arbeiten. Er erkennt daher oft die für ihn wesentlichen Informationen und Bewerbungsbedingungen nicht. Deren Nichtbeachtung führt aber zwangsweise zu seinem Ausschluss.

Dieses Ergebnis ist für den Beschaffer und die Behörde sehr unerfreulich, da die Beteiligung an einem Vergabeverfahren für beide Parteien mit großem Aufwand verbunden ist. Die Behörde hat oft über Wochen gearbeitet, um die Ausschreibungsunterlagen so zu gestalten, dass sie einerseits zu verwertbaren Angebote führen und anderseits der Zuschlag rechtssicher erfolgen kann Aber auch für den Bieter ist die Abgabe eines möglichst erfolgreichen Angebots im Vergabeverfahren sehr zeitaufwändig und kostenintensiv. Es ist daher sinnvoll, die Anforderung zur Abgabe eines Angebots mit allen Informationen für den Bieter zu versehen, die für diesen zweckdienlich sein könnten, um ein verwertbares Angebot abzugeben. Dies gilt insbesondere für den richtigen Umgang mit den EVB-IT und BVB-Vertragsformularen.

Der Bieter sollte darüber informiert werden dass,

- allein die EVB-IT bzw. BVB-Vertragsformulare den rechtlichen Rahmen der Verdingungsunterlagen darstellen, - alle vertragsrelevanten Unterlagen in diesem Vertragsformular als Vertragsbestandteil mit Geltungshierarchie aufgeführt werden müssen,

- die EVB-IT- bzw. BVB-Vertragsformulare vorausgefüllt sind und vom Bieter an den dort vorgesehen Stellen vervollständigt werden müssen (da oft Nebenangebote nicht zugelassen sind. sind viele Bieter unsicher, welche Formularstellen ausgefüllt werden dürfen. Sie befürchten, wegen unzulässiger Veränderung der Verdingungsunterlagen ausgeschlossen zu werden. Eine Markierung der auszufüllenden Stellen durch die Behörde ist daher sinnvoll),

- die EVB-IT und BVB-Vertragsformulare in digitaler und ausgedruckter Form versandt werden und in beiden Formen zu vervollständigen sind, dass aber alleine die ausgedruckte Form maßgeblich ist, - die EVB-IT und BVB-Vertragsformulare nicht verändert werden dürfen,

- alle technischen Leistungsbeschreibungen ausschließlich als Anlage zum Vertrag bezeichnet und aufgeführt sind, - alle Anlagen und das Vertragsformular zu unterzeichnen sind,

- das Angebot ausschließlich durch Unterschrift unter den vollständig aufgefüllten EVB-IToder BVB-Vertrag erfolgt,

- mit welcher Richtwertmethode gem. UFAB IIII die Bewertung der Angebote erfolgt,

- ggf, die Bewertungskriterien (Eignungskriterien, Ausschlusskriterien, Mindestpunkte, Gewichtungspunkte die Bewertung der Angebote erfolgt (Bewertungsmatrix),

- keine anderen als im Vertragsformular aufgeführten Allgemeinen Vertrags- oder Geschäftsbedingungen einbezogen werden dürfen.

Ausschreibungsunterlagen im IT-Bereich sollten daher wie folgt strukturiert werden:

I. Allgemeines

1. Informationen für den Bieter

1.1 Einführung, (Informationen über den Gegenstand der Beschaffung, Meilensteine des Projekts, Losbildung etc.)

1.2 Ausschreibungsbestimmungen (Informationen über den Ablauf der Ausschreibung, z.B. Fristen und Einsatz der EVB-IT bzw. BVB

2.Bewertungskriterium mit Gewichtung, Mindestpunkten und Angabe der Richtwertmethode

2.1 Leistungskriterien

2.2 Ausschlusskriterien

2.3 Bewertungskriterien

II. Vertragsteil

1.Vorausgefüllter EVB-IT bzw. BVB- Vertrag mit z.B. folgenden Anlagen

1.1 Z.B. technische Leistungsbeschreibung (inkl. Leistungsmatrix)

1.2 Besondere Vertragsbedingungen

1.3 Sonstige Nachweise

Die Ergänzenden Vertragsbedingungen EVB-IT und BVB und die VOL/B sind im Vertragsformular als Vertragsbestandteil einbezogen. Sie gelten nachrangig zu den vertraglichen Regelungen. Sie müssen nicht als Anlage zu den Verdingungsunterlagen mitgeschickt werden. Für ihre wirksame Einbeziehung reicht der Hinweis auf den Vertragsformularen, dass sie beim Auftraggeber zur Einsichtnahme bereitliegen.

Da sich der Informationsteil der Ausschreibungsunterlagen an alle Bieter richtet, von denen nur einer voraussichtlicher Weise Vertragspartner und damit Auftragnehmer wird, ist es rechtlich bedenklich, die Bieter in diesem Teil bereits als Auftragnehmer zu bezeichnen. Sie sollten daher im Informationsteil ausschließlich als Bieter adressiert werden. Der Vertragsteil der Ausschreibungsunterlagen wird aber nur mit dem Auftragnehmer abgeschlossen in diesem Teil der Ausschreibungsunterlagen wird daher der Vertragspartner als Auftragnehmer bezeichnet.

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook.