Vortrag über die Notwendigkeit eines effektiven IT-Lizenzmanagements

von RA Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht), 27.01.2007

RA Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht) hielt beim Bechtle IT-Systemhaus Stuttgart einen Fachvortrag über das Thema IT-Lizenzmanagement (Titel: "Effektives IT-Lizenzmanagement ist in professionellen IT-Abteilungen unverzichtbar!)

Dabei ging es insbesondere:

um eine Darstellung der Risiken bei einer Falschlizenzierung,

der absoluten Notwendigkeit eines effektiven IT-Lizenzmanagements,

um eine Darstellung, wie das rechtliche (sowie technische) IT-Lizenzmanagement in der Praxis funktioniert und

um einen "Frontbericht" zum Thema "Handel mit Gebrauchssoftware".

Effektives Lizenzmanagement in professionellen IT-Abteilungen unverzichtbar

Sehr geehrte Damen und Herren, ich freue mich sehr, dass ich heute die Gelegenheit habe, Sie hier und jetzt die nächste Stunde mit dem IT-Lizenzmanagement ein wenig vertraut bzw. möglicherweise vertrauter zu machen. Mir scheint, dass nirgendwo sonst gerade in rechtlicher Hinsicht mehr Chaos herrscht, nirgendwo sonst mehr Halbwissen verbreitet ist und nirgends sonst mehr Rechtsverstöße schlicht billigend in Kauf genommen, als dies beim IT-Lizenzmanagement der Fall zu sein scheint. Auch die Praxis soll in meinem Vortrag nicht zu kurz kommen. Insbesondere werde ich Ihnen von meinen Erfahrungen berichten, die ich sammeln konnte, als es etwa darum ging, bei einem mittelständischem Unternehmen in München ein IT-Lizenzmanagementsystem einzuführen. Meine Haupterkenntnis die ich damals gewinnen konnte: „Ein effektives Lizenz-Management ist in professionellen IT-Abteilungen unverzichtbar. Dies ist übrigens auch der Titel meines Vortrages, der übrigens nicht wirklich Sinn macht. Denn, ist schon in professionellen IT-Abteilungen ein effektives Lizenzmanagement unverzichtbar, wie sieht es dann erst in unprofessionellen IT-Abteilungen aus? Wie folgt habe ich nun meinen Vortrag gegliedert:

Abschnitt A: Welche Umgangsformen gibt es bez. des Umgangs mit dem IT-Lizenzmanagement?

Rechtliche Risiken beim sog. "Überlizenzierer"
Rechtliche Risiken beim sog. "Unterlizenzierer"
Der "Profi" (wodurch zeichnet sich dieser aus?)

Abschnitt B: IT-Lizenzmanagement

Der Begriff „Lizenz“
Wozu muss man Lizenzen überhaupt managen?

Abschnitt C: Wie funktioniert das (rechtliche und technische) IT-Lizenzmanagement in der Praxis?

Abschnitt D: Frontbericht zum Thema „Handel mit Gebrauchssoftware“

A. Umgang mit dem IT-Lizenzmanagement

Zugespitzt formuliert, gibt es hierzulande im Bereich des IT-Lizenzmanagement etwa drei typische Verhaltensweisen.

I. Der Überlizenzierer:

Der Überlizenzier hat beim Thema „IT-Lizenzmanagement“ ein chronisch ungutes Bauchgefühl, man könnte es auch als schlechtes Gewissen bezeichnen. Dieser Art von Unternehmern kommt es zunächst einmal darauf an, dass der „Laden läuft“, die Mitarbeiter also die Software zur Verfügung gestellt bekommen, die sie benötigen. Er ist gerne bereit sich auf eine gewisse Art und Weise freizukaufen, indem er lieber zu viele als zu wenige Lizenzen erwirbt, dies aber dann zumindest mit dem (übrigens trügerischen) Gefühl, dass er wenigstens von diesem ganzen Lizenz-Rechtshickhack in Ruhe gelassen bzw. verschont wird. Fragen, etwa nach der Art, Quali- wie auch Quantität der vorhandenen Lizenzverträge, werden dann als schlicht lästig empfunden, man findet sich hier als Fragesteller schnell in der Rolle als unliebsamer Störenfried wieder. Das Problem ist nur: Eine Überlizenzierung kann eine wirklich teuere Angelegenheit werden. Man erwirbt hier Lizenzen, die man nicht benötigt, jede Einzelne kann dabei schnell einen Gegenwert von einem Computer haben. Hinzu kommt ja auch, dass entsprechende Softwareüberlassungsverträge im ungünstigen Falle besondere Pflege- bzw. Update oder Upgradeleistungen vorsehen – das lassen sich die Softwareanbieter alles zahlen. Zuletzt impliziert eine Überlizenzierung auch keineswegs, dass man rechtlich auf der sicheren Seite steht. Wenn man letztlich gar nicht weiß, über wie viele Lizenzen man für die im Unternehmen eingesetzte Software verfügt (so geht es übrigens 80 % aller Unternehmer in Deutschland), dann hat man ja auch keinen Überblick darüber, etwa wann welche Lizenz verlängert werden muss. Das heißt, im schlimmsten Falle werden benötigte Lizenzen nicht verlängert und nicht benötigte Lizenzen werden verlängert. Das ist das eben angesprochene Chaos. Hier passt übrigens auch ganz gut der Vergleich zum Zahnarzt. Man scheut den Gang zu ihm, man vermutet, dass etwas mit den Zähnen nicht stimmt, letztlich möchte man es aber gar nicht so genau wissen, es wird schon gut gehen, lieber ist man bereit in die Fassade eines Gebisses, also in die pure Optik zu investieren, lässt sich über die Zahnrümpfe künstliche Zähne kleben etc.etc.

II. Der Unterlizenzierer:

In einigen Unternehmen herrscht ein eher raues Klima, gerade was auch den Bereich IT-Lizenzmanagement betrifft. Weisen hier etwa die IT-Verantwortlichen den Unterlizenzierer auf fällige Nachlizenzierungen hin, kann es vorkommen, dass es bisweilen heißt: „Sie sind hier um Kosten zu sparen, nicht um welche zu verursachen.“ Dieser Unternehmenstyp macht eine andere Rechnung auf. Er spart bares Geld, indem er sich ganz bewusst unterlizenziert. Jedoch: Unterlizenzierung bedeutet hier nichts anderes, als dass letztlich Software illegal eingesetzt wird Das ist aus mehreren Gesichtspunkten rechtlich bedenklich und zwar sowohl in strafrechtlicher, als auch in zivilrechtlicher Hinsicht: Strafrechtlich: Das Urheberrechtsgesetz sieht in den §§ 106 ff. Straf- sowie Bußgeldvorschriften vor. Wer etwa ohne Einwilligung des Berechtigten ein Werk vervielfältigt, hat mit einer Freiheitsstrafe bis zu 3 Jahren oder mit Geldstrafe zu rechnen, wobei auch bereits der Versuch selbst strafbar sein kann. Zivilrechtlich: Der "Unterlizenzierer" sollte sich darüber im klaren sein, dass das Urheberrechtsgesetz alle möglichen zivilrechtlichen Ansprüche gegen ihn bereit hält: Neben dem Unterlassungsanspruch und dem Anspruch auf Vernichtung und Überlassung der Vervielfältigungsstücke ist etwa Schadensersatz zu zahlen, wenn unerlaubt Software genutzt wird.

III. Der Profi:

Der „Profi“ ist leider eine recht seltene Spezies aber es gibt ihn. Der „Profi“ gibt keinen Cent zuviel für Lizenzen aus, er weiß um seine Lizenz-Verwaltung bestens Bescheid und es gibt für ihn nichts Schöneres als etwa die folgenden Fragen aus dem Stand heraus beantworten zu können:

Wie viele PCs und Server sind wo im Einsatz?
Wie groß ist das bestehende Netzwerk?
Welche Arten von Software sind wo in welcher Zahl installiert?
Entspricht die Zahl der Software den vorhandenen Lizenzen?
Welche Lizenzverträge ist man eingegangen bzw. welche vertraglichen Bindungen gibt es? Wurde Software etwa gekauft, geleast oder gemietet?
Wie erfolgt die Beschaffung und Installation der erforderlichen Ausstattung bei neuen Mitarbeitern?
Was geschieht mit dem zugewiesenem System, wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt?

Diese drei Unternehmertypen dienten dazu nun einmal zu veranschaulichen, wie heutzutage in deutschen Unternehmen mit dem IT-Lizenzmanagement umgegangen wird – natürlich ein wenig nach dem „Schwarz-Weiß-Schema dargestellt, aber ein Kern Wahrheit ist hier schon zu finden. Das bringt mich nun gleich zum nächsten Thema:

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