Anleitung: Newsletter-Anmeldungen auf Messen rechtskonform gestalten + Muster für Datenschutzhinweise

Deutschland ist Messeland. Auf zahlreichen, oft branchenspezifischen Ausstellungen können Händler neue Produkte vorstellen und sich zugleich durch direkten Kontakt um neue Kunden bemühen. Ein wichtiges Instrument, um nachhaltig im Gedächtnis der Besucher zu bleiben, ist hier ebenso wie im Online-Handel der Versand von Newslettern. Doch wie lassen sich Anmeldungen zum Newsletter auf Messen rechtskonform einholen? Die IT-Recht Kanzlei klärt auf und stellt ihren Mandanten ein hilfreiches und nach Datenschutzrecht erforderliches Muster bereit.

I. Ausgangslage: wettbewerbs- und datenschutzrechtliche Anforderungen an den Newsletter-Versand

Newsletter stellen nach der gesetzgeberischen Konzeption elektronische Werbung dar und setzen gemäß § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG regelmäßig zwingend die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers voraus, um nicht als wettbewerbswidrige unzumutbare Belästigung zu gelten.

Das Einwilligungserfordernis gilt hier unabhängig davon, ob es sich bei dem Empfänger um eine Privatperson oder um einen Unternehmer handelt.

Die Einwilligungserklärung muss, um als ausdrücklich (= vollinformiert abgegeben) zu gelten, hierbei nicht nur auf die möglichen Inhalte der Newsletter Bezug nehmen, sondern vor allem auch auf das jederzeitige Widerrufsrecht unter Angabe einer Kontaktadresse hinweisen.

In der Rechtsprechung ist zur Gewährleistung der geforderten Ausdrücklichkeit der Einwilligung zusätzlich das sogenannte „Double-Opt-In“-Verfahren entwickelt worden, über das mittels Zusendung eines Bestätigungslinks an die angegebene Empfängeradresse zunächst verifiziert werden muss, dass Inhaber der angegebenen Adresse auch tatsächlich der empfangswillige Newsletter-Interessent ist. Erst nach Aktivierung des Bestätigungslinks durch den Adressinhaber darf der Newsletter-Versand eingeleitet werden.

Flankiert wird diese zwingende Ausgestaltung durch die Vorschriften des Datenschutzrechts. So ist in der Einwilligungserklärung zwingend der Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zu zitieren, der die Einwilligung als primäre Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung normiert. Zusätzlich ist der Empfänger gemäß Art. 13 DSGVO umfangreich über die durch den Newsletterversand angestoßenen Datenverarbeitungsprozesse zu informieren und gleichzeitig auf Betroffenenrechte und Aufbewahrungsfristen hinzuweisen.

Ausgehend von diesem gesetzlichen Rahmen soll im Folgenden aufgezeigt werden, wie diese Newsletter-Anforderungen auf Messen umgesetzt werden können.

II. Stufe I: Erfassen der Newsletter-Daten

Anders als im Online-Handel, wo Mailadressen von Newsletter-Interessenten elektronisch über die Eingabe in ein dafür vorgesehenes Feld registriert werden, steht auf Messen der direkte und persönliche Kontakt zu potenziellen Kunden im Vordergrund. Regelmäßig wird daher eine elektronische Erfassung von Mailadressdaten nicht möglich sein.

Um hier die für den Newsletterversand benötigten Daten zu sammeln, sollte der Händler grundsätzlich 2 Möglichkeiten anbieten, um dem Datenschutzinteresse der Interessenten gerecht zu werden, und muss bei Erhebung der Daten zur Umsetzung der wettbewerbs- und datenschutzrechtlichen Anforderungen zusätzliche Maßnahmen ergreifen.

1.) Vorhalten zweier Anmeldemöglichkeiten

Messehändlern zu empfehlen ist, für die Anmeldung zum Newsletter zum einen eine Anmelderliste und zum anderen individuelle Anmeldeformulare bereitzuhalten.

a) Anmeldeliste

Das Auslegen einer Anmeldeliste bietet eine elegante Möglichkeit, schnell und zuverlässig Adressdaten zu erfassen. Derartige Anmeldelisten sollten tabellarisch ausgestaltet sein und regelmäßig vier Spalten ausweisen, nämlich jeweils eine für

• den Vornamen
• den Nachnamen
• die Mailadresse
• die Unterschrift

Das Unterschriftsfeld ist zwingend erforderlich, weil der jeweilige Interessent durch die Hinterlegung seiner persönlichen Signatur seine Einwilligung in die Erhebung und Verwendung seiner Daten für den Newsletter-Versand erteilt.

b) Anmeldeformular

Neben einer Anmeldeliste sollte der Händler zusätzlich stets auch individuelle Anmeldeformulare bereithalten, um einen möglichst weitreichenden Empfängerstamm zu generieren.

Nachteil der Anmeldeliste ist insofern, dass die personenbezogenen Daten der bereits eingetragenen Interessenten von jedem neuen Interessenten bei Eintragung in die Liste eingesehen werden können. Aus Gründen der Privatsphärenwahrung könnten einige Interessenten so abgeneigt sein, ihre Daten in einer während der Messezeiten offenliegenden Liste preiszugeben.

Diesem berechtigten Einwand kann durch das Vorhalten individueller Anmeldebögen begegnet werden, in denen sich Interessenten separat mit Vorname, Nachname, Mailadresse und Unterschrift zum Newsletter Anmelden können und die nach Ausfüllung vom Händler abgeheftet werden.

2.) Umsetzung der gesetzlichen Erfordernisse

Im Zusammenhang mit der Erfassung der Newsletterdaten sind vom Messehändler nunmehr bestimmte datenschutz- und wettbewerbsrechtliche Maßnahmen gefordert, um die Ausdrücklichkeit der Einwilligung zu Gewährleisten und zudem den datenschutzrechtlichen Informationspflichten nachzukommen.

a) Formulierung einer Einwilligungserklärung in Anmeldebögen

Weil nur die ausdrücklich erteilte Einwilligung den adressspezifischen Newsletter-Versand zurechtfertigen vermag, muss der Händler in einer vorformulierten Einwilligungserklärung auf die Art sowie den Zweck der Verarbeitung sowie zwingend auf die Möglichkeit verweisen, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Um die generierten Daten dieser Einwilligungserklärung eindeutig zuordnen zu können und die Erklärung gleichzeitig zur Grundlage der Datenakquise zu machen, muss der vorformulierte Text auf jeder Seite der Anmeldeliste vor der Datentabelle deutlich hervorgehoben und gut lesbar abgedruckt sein. Auch auf den individuellen Anmeldeformularen ist die Einwilligungserklärung den Freifeldern für die Dateneintragung mit den gleichen Gestaltungsanforderungen voranzustellen.

Ein rechtskonformer Einwilligungstext könnte wie folgt lauten:

"Ich erkläre mich im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO damit einverstanden, dass die [X GmbH] mir regelmäßig Informationen zu Neuigkeiten und Produktangeboten per E-Mail zusendet. Die Angabe meines Vor-und Nachnamens dient ausschließlich der individuellen Ansprache im Newsletter. Eine Weitergabe meiner Daten an Dritte findet nicht statt. Meine Einwilligung kann ich jederzeit gegenüber der [X GmbH] per Mail an info@xgmbh.de widerrufen."

b) Bereitstellen von Datenschutzhinweisen per Aushang

Während Online-Händler für elektronische Newsletter-Anmeldungen über Ihre Shops der datenschutzrechtlichen Informationspflicht des Art. 13 DSGVO über entsprechende Klauseln in ihren Online-Datenschutzerklärungen Genüge tun können, muss sich der Messehändler einer anderen Methode bedienen.

Weil die Informationen nach Art. 13 Abs. 1 DSGVO „bei Erhebung“, also beim erstmaligen Erfassen der Daten zur Verfügung stehen müssen, genügt es nicht, in den Anmeldebögen für den Newsletter auf eine Online-Datenschutzerklärung zu verweisen. Hier wäre die tatsächliche Möglichkeit der Kenntnisnahme der Informationen nicht hinreichend gewährleistet.

Insofern ist der Messehändler gehalten, nach dem Maßstab des Art. 13 DSGVO durch einen Aushang bzw. eine Auslage am Messepult über die Datenverarbeitungen bei Newsletter-Anmeldung und –Versand zu informieren.

Hierfür sollte ein Info-Blatt verwendet werden, das den Anmeldebögen beigelegt wird und zur Einsicht der Interessenten bereitgehalten wird. Weil auf Interessentenwunsch auch die Aushändigung eines Infoblatt-Exemplars zur Mitnahme verlangt werden kann, sollte der Händler für genügend Vordrucke sorgen, um im Zweifel jedem Interessenten die Datenschutzhinweise mitgeben zu können.

Die Datenschutzhinweise müssen zwingend belehren über:

• den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters
• gegebenenfalls die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
• die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
• gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten und
• die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
• das Bestehen eines Rechts auf Auskunft seitens des Messehändlers über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit
• das Bestehen eines Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;

III. Stufe II: Verifizierung der Newsletterdaten über Double-Opt-In

Hat der Händler die Newsletterdaten im Rahmen seiner Messepräsenz rechtskonform erfasst, darf er die gesammelten Mailadressen nicht unmittelbar seinem Newsletter-Verteiler hinzufügen. Vielmehr muss er hinreichend sicherstellen, dass hinter den Mailadressen auch tatsächlich die Personen stehen, die in den Newsletterversand eingewilligt haben.

Für diesen Verifizierungsschritt, der zu dokumentieren ist, ist er gehalten, jeder auf der Messe erhaltenen Mailadresse zunächst einen Bestätigungslink zuzusenden, der vom Inhaber des Mailkontos angeklickt werden kann und nur in diesem Fall das Hinzufügen der Adresse zum Verteiler bewirkt. Erst dann, wenn der Bestätigungslink geklickt wurde, ist hinreichend sichergestellt, dass Inhaber der angegebenen Mailadresse auch tatsächlich die Person ist, die sich für den Newsletter eingetragen hat.

Für die Einhaltung des Double-Opt-In-Verfahrens gelten also für auf Messen generierte Mailadressen keine Unterschiede gegenüber online erfassten Newsletter-Anmeldungen.

IV. Muster: Datenschutzbestimmungen für Newsletter-Anmeldungen auf Messen

Mandanten der IT-Recht Kanzlei haben kostenfreien Zugriff auf rechtssichere Muster-Datenschutzbestimmungen für den Aushang und die Aushändigung auf Messen.

V. Fazit

Während sich für Online-Newsletter-Anmeldungen durch die elektronische Ausgestaltung die geltenden wettbewerbsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen weitgehend bequem umsetzen lassen, sind Messehändler gehalten, sich für die rechtskonforme Einholung von Newsletter-Einwilligungen manueller Hilfsmittel zu bedienen.

Zwar ist online wie offline das Double-Opt-In-Verfahren so zu beachten, dass erfasste Mailadressen nicht ohne vorherige Verifizierung über einen Bestätigungslink zum Newsletter-Verteiler hinzugefügt werden dürfen.

Auf Messen muss der Händler aber durch geeignete Anmeldebögen, die insbesondere eine vorformulierte Einwilligungserklärung enthalten und Felder für Unterschriften vorsehen, und durch den Auslegung und die Aushändigung von hinreichenden Datenschutzhinweisen einen Mehraufwand betreiben.

Bei Befolgen der obigen Anleitung lohnt dieser aber allemal, um die über Messen gemittelten Kundenakquisemöglichkeiten optimal zu nutzen. Hierbei hilft auch das neue Muster für Mandanten der IT-Recht Kanzlei zu den erforderlichen Datenschutzhinweisen für Newsletter-Anmeldungen auf Messen.

Bei weiteren Fragen zur rechtskonformen Ausgestaltung der Anmeldung zu sowie des Versandes und des Inhalts von Newslettern steht Ihnen die IT-Recht Kanzlei gerne persönlich zur Verfügung.

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook.