Vergabeleitfaden für IT-Leistungen erneuert

Der vor allem den Bundesbehörden dienende Leitfaden für IT-Beschaffungen wurde als UfAB V, Version 1.0 vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BMI) am 9. September 2009 neu herausgegeben.

Was ist die UfAB?

UfAB steht für "Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen" und ist ein Leitfaden für IT-Beschaffer in der öffentlichen Verwaltung auf Grundlage der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A). Unabhängig davon, ob es sich um Software, Hardware oder sonstige Leistungen im IT-Bereich handelt, alles kann mit Hilfe dieser Unterlage objektiv, transparent und nachvollziehbar beurteilt werden. Die erste Fassung der UfAB wurde bereits 1982 veröffentlicht und mit dieser Einführung erklärte der Interministerielle Ausschuss zur Koordinierung der Datenverarbeitung in der Bundesverwaltung (IMKA) die UfAB als "geeignetes Hilfsmittel für die Ausschreibung und Bewertung von DV-Leistungen". Inzwischen ist die UfAB weit verbreitet und wird in der Bundesverwaltung und darüber hinaus angewendet.

Die UfAB wird in einer Arbeitsgemeinschaft erarbeitet, die sich aus IT-Beschaffern und vergaberechtlichen Beratern zusammensetzt. Frau RAin Keller-Stoltenhoff, Partnerin der IT-Rechts-Kanzlei, ist als Beraterin Mitglied der UfAB-AG.

Was ist das Ziel der UfAB?

Für die Beschaffer von IT-Leistungen wird es immer schwieriger, einerseits die notwendigen technischen Anforderungen Ihrer IT-Abteilungen zu erfüllen und anderseits dabei die sich ständig ändernden und immer komlexer werdenden vergaberechtlichen Vorschriften der EU und der sie begleitenden vergaberechtlichen Rechtsprechung zu beachten.  Die UfAB  soll dabei eine stets aktuelle und hilfreiche Unterstützung im Dschungel der unterschiedlichen vergabe- und vertragsrechtlichen Gesetze und Verordnungen bei der Beschaffung von IT-Leistungen Landschaft darstellen.

Die UfAB hat daher zum Ziel, die Grundsätze des Vergabeverfahrens zu verdeutlichen, praktikable Bewertungsmethoden vorzustellen sowie Beispiele und Hinweise für die Vergabepraxis aufzuzeigen und damit die Arbeit für IT-Beschaffer zu erleichtern. Die UfAB als Leitfaden soll es IT-Beschaffern ermöglichen, auf der Grundlage der VOL/A eine Ausschreibungsunterlage für IT-Leistungen eindeutig und vollständig zu erstellen.

Darüber hinaus soll die Verwendung der UfAB auch den erfahrenen IT-Beschaffern eine verlässliche Grundlage liefern und für Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit von IT-Ausschreibungen in der Bundesverwaltung sorgen. Darüber hinaus soll die UfAB aber auch dazu dienen, IT-Leistungen unter wettbewerblichen Bedingungen wirtschaftlicher, d. h. unter Steuerzahlergesichtspunkten die richtige Leistung sparsamer einzukaufen.

Was ist der Inhalt der UfAB?

Der Leitfaden stellt die Grundsätze des Vergabeverfahrens dar und stellt praktikable Bewertungsmethoden vor. Im Gegensatz zu vielen Vergaberechtsbüchern, die sich damit begnügen, die vergaberechtlichen Vorschriften zu kommentieren, zeigt die UfAB Beispiele und Hinweise für die Vergabepraxis auf, um damit die Arbeit des Beschaffers zu erleichtern.

Was ist neu an der UfAB V?

Die diesjährigen Änderungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeordnung (VgV) jeweils im April 2009 machte es erforderlich, die UfAB vollständig zu überarbeiten. Außerdem wurde die Gelegenheit genutzt, sie mit weiteren fachlichen Hinweisen für die praktische Umsetzung der komplizierten vergaberechtlichen Regelungen anzureicher.

Die UfAB V beinhaltet gegenüber ihrer Vorgängerversion UfAB IV eine Reihe von Anpassungen. Sie betreffen insbesondere die Losbildung, Anforderungen an die Eignung, Fristenregelungen, dynamische elektronische Verfahren und elektronische Auktionen, die Informations- und Wartepflicht sowie die Möglichkeit der Einrichtung von Präqualifikationssystemen.

Darüber hinaus wurden verschiedene fachliche Module modifiziert bzw. neu hinzugenommen. Dazu gehören insbesondere die Module für Eignungsanforderungen (beispielsweise zur Möglichkeit der Präqualifikation), für die Losbildung und den CVP-Katalog (gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge) sowie die neuen Module für die Eignungs- und Leistungsbewertung bei der Vergabe von Beratungsleistungen und für Umweltaspekte im Rahmen der IT Beschaffungen (Green IT). Keine Änderung gibt es im Bereich der Anwendung der Einfachen und Erweiterten Richtwertmethode zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots.

Weitere Änderungen resultieren aus den beschlossenen Regelungen zum sogenannten Konjunkturpaket II, nach denen zur Beschleunigung öffentlicher Investitionen die Vergabevergabeverfahren befristet bis zum 31.12.2010 vereinfacht werden. So können bei nationalen Verfahren bis zu einem geschätzten Auftragswert von 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer Vergabestellen des Bundes Beschränkte Ausschreibungen oder Freihändige Vergaben durchführen. Dabei reichen Eigenerklärungen der Unternehmen als Fach- und Leistungsnachweise. Bei EU-weiten Verfahren ist die Anwendung des beschleunigten Verfahrens ohne Anwendung eines Ausnahmetatbestandes gerechtfertigt. Diese Regelungen sollen gleichermaßen für Zuwendungsempfänger gelten, die die VOL anzuwenden haben.

Für die Bekanntmachung europaweiter Aufträge sind nach wie vor die auf der Grundlage der Verordnung 1564/2005 der Europäischen Kommission bereitgestellten Bekanntmachungsformulare anzuwenden. Darüber hinaus können die neuen Standardbekanntmachungsformulare auch elektronisch bearbeitet werden. Die ausgefüllten Formulare können auch weiterhin per E-Mail oder Fax beim Europäischen "Amt für amtliche Veröffentlichungen" eingereicht werden. Um eine schnellere Veröffentlichung zu erreichen, bittet das Amt um die Verwendung der Online-Formulare. Gleichzeitig können dadurch regelmäßig Fristverkürzungen bewirkt werden.

An wen wendet sich die UfAB?

Die UfAB wendet sich grundsätzlich an Beschaffer der Bundesbehörden kann aber auch alle IT-Beschaffer besonders dann unterstützen, wenn sie nicht tagtäglich mit den komplizierten Regelwerken der öffentlichen Vergabe zu tun haben.

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