Neue gesetzliche Anforderungen bei Geschäftsbriefen per E-Mail - Muster der IT-Recht-Kanzlei

Nicht jeder hat mitbekommen, dass am 01.01.2007 das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) in Kraft getreten ist. Dieses bringt unter anderem für die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen die Neuerung mit sich, dass diese nun auch bei ihrer via E-Mail oder via Fax geführten Korrespondenz bestimmte formale Anforderungen einhalten müssen, die bisher nur für gedruckte Geschäftsbriefe galten.

I. So müssen die im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmer, die "Offenen Handelsgesellschaften", "Kommanditgesellschaften" sowie die "GmbH" und die "AG auf allen Briefen, Faxen wie auch E-Mails mit geschäftlichem Bezug folgende Informationen zwingend aufführen:

• Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
• Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr.", "offene Handelsgesellschaft" bzw. "OHG", "Kommanditgesellschaft"
• Ort der Handelsniederlassung,
• das Registergericht
• und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

Hinweis: Der Angaben bedarf es übrigens nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

II. Kleingewerbetreibende Auch für Kleingewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, wird sich etwas ändern. Diese haben nämlich ab dem 22. Mai 2007 auf ihren Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen noch eine ladungsfähige Anschrift anzugeben.

III. Im Folgenden stellt die IT-Recht Kanzlei nun Muster zur Verfügung, die für die gängigsten "Rechtsformen im Wirtschaftsverkehr" entwickelt worden sind:

Für den Einzelunternehmer, der nicht im Handelsregister eingetragen ist, gelten insoweit die folgenden Informationspflichten:

Erforderlich: Hier reicht für die Geschäftsmail der Vor- und Nachnahme des Unternehmers aus.

Muster:

Max Mustermann

Für den Kaufmann, der im Handelsregister eingetragen ist, gelten die folgenden Informationspflichten:

Erforderlich: Hier sind für die Geschäftsmail der Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), der Rechtformzusatz (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr."), der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer erforderlich.

Muster:

"/Motor Mustermann, e.Kfr. (der Name der Inhaberin braucht dagegen nicht veröffentlicht zu werden)/

Mustermannstr. 1

80339 München

/*Für die "Gesellschaft bürgerlichen Rechts" (GbR) gilt insoweit die folgende Informationspflicht:*/

/*Erforderlich:* Name der Gesellschaft und eines jeden Gesellschafters (Vor- und Zuname)/

/*Muster:*/

"Max&Steffi GbR Max Mustermann, Steffi Mustermann

/*Für die "Offene Handelsgesellschaft" (OHG) gilt insoweit die folgende Informationspflicht:*/

/*Erforderlich:*/

Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),

Rechtsformzusatz ("OHG)

Ort der Handelsniederlassung

• das Registergericht,
• Handelsregisternummer
• Muster:

"Motor Mustermann oHG

Mustermannstr. 1

80339 München

Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"

/*Für die "Kommanditgesellschaft" (KG) gilt insoweit die folgende Informationspflicht:*/

/*Erforderlich:*/

• Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
• Rechtsformzusatz ("KG")
• Ort der Handelsniederlassung
• das Registergericht,
• Handelsregisternummer

/*Muster:*/

"Motor Mustermann KG

Mustermannstr. 1

80339 München

Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"

/*Für die "Gesellschaften mit beschränkter Haftung" (GmbH) gelten insoweit folgende Informationspflichten (vgl. ü 35a GmbH):*/

• Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
• Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Geschäftsführer,
• Rechtsformzusatz
• Ort der Handelsniederlassung,
• das Registergericht,
• und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

/*Muster:*/

"Mustermann GmbH

Sitz der Firma: Mustermannstr. 1, 80339 München (event. Zweigstelle?)

Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111

(Falls es einen Aufsichtsrat geben sollte, bedarf es an dieser Stelle noch den Vor- und Zunamen des Aufsichtsratsvorsitzenden.)

Hinweis: Bei der GmbH & Co. KG gelten diese Angaben sowohl für die Komplementär-GmbH, als auch für die KG.

IV. Abschließend: All die oben aufgeführten Informationspflichten gelten für den gesamten externen Geschäftsverkehr - also Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen (vgl. auch http://www.heise.de/newsticker/meldung/84183). Nicht betroffen sind dagegen Sendungen an einen unbestimmten Empfängerkreis, wie etwa bei Werbemails der Fall (diese könnten eher im wettbewerbsrechtlichem Sinne problematisch werden). Auch der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen (Filialen, Büros) eines Unternehmens sind in diesem Sinne unproblematisch.

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook.