Elektronische Rechnungen: bald auch ohne qualifizierte elektronische Signatur möglich?

WEIDMANN Rechtsanwälte Steuerberater informieren: Elektronische Signaturen von Rechnungen behalten zunächst ihre Bedeutung. Rechtssicherheit in diesem Bereich schafft erst eine nationale Umsetzung der europäischen Vorgaben.

In welcher äußeren Form Rechnungen ausgestellt werden, steht dem Unternehmer grundsätzlich frei. § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) trifft bestimmte inhaltliche Regelungen für Rechnungen von Unternehmern, d.h. Rechnungen, in denen ein separater Steuerausweis geführt wird. Danach ist Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln.

Unterschrift nicht erforderlich

Eine Rechnung bedarf nicht der Unterschrift oder eines Firmenstempels des Absenders. Auch der im Geschäftsverkehr teilweise übliche Hinweis: „Rechnung elektronisch erstellt, daher ohne Unterschrift gültig“, ist entbehrlich.

Besonderheit bei elektronischen Rechnungen

§ 14 Abs. 3 des UStG trifft bisher für auf elektronischem Wege übermittelte Rechnungen bestimmte Anforderungen. Hiernach muss die Rechnung entweder eine qualifizierte elektronische Signatur enthalten oder im Wege des elektronischen Datenaustausches (EDI) übermittelt werden.

Die Finanzverwaltung geht dabei sogar davon aus, dass Übertragungen von einem Computerfax bzw. auf ein Computerfax als elektronische Rechnung im vorgenannten Sinne aufzufassen sind und daher einer elektronischen Signatur mit Anbieterakkreditierung bedürfen.

Praktische Schwierigkeiten und Umgehungen

Gerade kleinere Unternehmen verfügen nicht über die Möglichkeiten bzw. das technische Know How, um die Anforderungen an elektronische Rechnungen zu erfüllen. Im Einzelfall hat sich daher teilweise die nicht gesetzeskonforme Praxis herausgebildet, dass beispielsweise als PDF übermittelte Rechnungen vom Empfänger ausgedruckt und aufbewahrt werden. Hier fehlt es hier an der elektronischen Signatur im Sinne der vorgenannten Vorschriften, wenngleich der Nachweis dieses Fehlens dem Finanzamt insbesondere dann schwer fällt, wenn die Rechnung vom Empfänger wie ein Brief geknickt wurde und nicht offensichtlich bloßer Ausdruck einer PDF-Rechnung war. Diese Umgehung des Gesetzes wird den Anforderungen an elektronische Rechnungen allerdings nicht gerecht.

Neuregelung des EU Ministerrats

Nunmehr hat der EU Ministerrat am 13.07.2010 eine Änderung der Mehrwertsteuerdirektive beschlossen. Nach dieser Änderung kann jeder Steuerpflichtige selbst festlegen, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnungen gewährleistet werden können. Tragender Begriff ist die Gewährleistung der Systemsicherheit. Die Pflicht zur elektronischen Signatur von Rechnungen könnte damit nach europäischem Recht entfallen, Gegenstimmen sehen ein Einfalltor für schärfere Anforderungen durch die Betriebsprüfung. Die entsprechende Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie muss jedoch zunächst in nationales Gesetzrecht umgesetzt werden.

Beratungshinweis

Bis zur nationalen Umsetzung der Vorschrift ist nicht endgültig geklärt, ob es sich bei der Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtline um eine Erleichterung für den Anwender handelt, da Systemsicherheit ein unbestimmter Rechtsbegriff ist, der von der Finanzverwaltung streng ausgelegt werden könnte. Es empfiehlt sich daher, zunächst die elektronische Signatur beizubehalten.

Bei weiteren Fragen zum Thema Steuerrecht wenden Sie sich bitte direkt an die Kanzlei WEIDMANN RAe StB, Herrn Dr. Ralf Kohlhepp (erreichbar per Telefon unter 040-30 37 63 80 oder per E-Mail unter info@kanzlei-weidmann.de).

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