DSGVO-konform: Handlungsanleitung zur Erstellung eines abmahnsicheren Kontaktformulars

Exklusiv für Mandanten der IT-Recht Kanzlei: Im Rahmen von Onlineshops und gewerblichen Internetpräsenzen kommen sehr häufig Kontaktformulare zum Einsatz. Grundsätzlich ist die Gestaltung eines solchen Kontaktformulars rechtlich nicht sonderlich anspruchsvoll. Dennoch werden hierbei häufig wiederkehrende Fehler begangen, die den Anbieter des Kontaktformulars juristisch angreifbar machen. Die nachfolgende Handlungsanleitung zeigt auf, wie ein elektronisches Formular zur Kontaktaufnahmen nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung rechtssicher gestaltet werden kann.

I. Klare Bezeichnung und leichte Zugänglichkeit des Formulars

Das Kontaktformular sollte von Ihnen so im Shop bzw. auf der Webseite platziert werden, dass es klar als solches erkennbar ist und zudem für den Nutzer leicht zugänglich ist.

Dies kann z.B. durch eine mit „Kontaktformular“ oder „Kontakt“ bezeichnete Verlinkung der Formularseite im Informationsbereich der Seite (etwa im Header oder Footer) erfolgen.

Gestaltungsbeispiel:

Das eigentliche Formular sollte dann mit der Überschrift „Kontakt“ oder „Kontaktformular“ versehen werden.

II. Verschlüsselte Übertragung (TLS/SSL) der Formulardaten ist Pflicht

Die Übertragung der Daten im Rahmen von Kontaktformularen ist von Ihnen zwingend durch eine sichere Verbindung (TLS-/SSL-Verschlüsselung) zu sichern

Diese bereits nach dem bisherigen BDSG angenommene Verpflichtung ergibt sich künftig aus dem Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit der Daten nach der DSGVO.

Das bedeutet: Finger weg von unverschlüsselter Formularübertragung. Sind die technischen Hürden für eine Verschlüsselung zu hoch, dann lieber Formular deaktivieren.

Eine nur unverschlüsselte Formularübertragung lässt sich etwa dadurch erkennen, dass in der Adresszeile des Internetbrowsers beim URL zu Beginn ein „http“ und nicht ein „https“ steht.

III. Deutliche Kennzeichnung von Pflichtfeldern

Damit der Nutzer rechtzeitig erkennen kann, welche Daten für eine erfolgreiche Übermittlung des Formulars zwingend anzugeben sind, müssen Sie die entsprechenden Felder deutlich als Pflichtfelder kennzeichnen.

Zur Kennzeichnung kann bei der jeweiligen Bezeichnung des Datums ein Sternchenhinweis („*“) genutzt werden, der auf derselben Seite dann mit „* Pflichtfelder“ aufgelöst wird.

Gestaltungsbeispiel:

IV. Gebot der Datensparsamkeit: Keine zwingende Namensangabe und Anrede

Viele Kontaktformulare sehen als Pflichtfelder die Angabe von Anrede, Vorname und/ oder Nachname vor. Dies gilt es zu vermeiden. Gestalten Sie die Angabe der Anrede, des Vor- und Nachnamens unbedingt als freiwillige Angabe aus.

Auch nach der DSGVO dürfen im Rahmen des Kontaktformulars nur die zwingend notwendigen personenbezogenen Daten im Rahmen von Pflichtfeldern erhoben werden.

Darüber hinausgehende Daten mit Personenbezug dürften allenfalls im Rahmen einer freiwilligen Angabe erhoben werden (so dass das Formular auch ohne diese Daten abgesendet werden können muss).

Weder die Angabe einer Anrede, des Vornamens noch die Angabe des Nachnamens ist für den Zweck der Kontaktanbahnung zwingend notwendig.

V. Gebot der Datensparsamkeit: Ein Kontaktweg genügt

Ein häufiger Fehler liegt darin, dass sowohl die Angabe der Email-Adresse als auch die Angabe einer Telefonnummer als Pflichtfelder ausgestaltet sind. Achten Sie darauf, dass nur eine dieser beiden Angaben Pflichtfeld ist.

Schließlich genügt Ihnen ein Kontaktweg, um die Anfrage zu bearbeiten.

Selbstverständlich kann aber z.B. bei Ausgestaltung der Angabe der Email-Adresse als Pflichtfeld die Angabe einer Telefonnummer zusätzlich als freiwillige Angabe vorgehalten werden.

VI. Gebot der Datensparsamkeit: Auch im Nachrichtenfeld beachten

Vermeiden Sie zudem Hinweise dahingehend, dass (für die Kontaktanbahnung nicht notwendige) bestimmte Daten in der Anfrage / Nachricht selbst anzugeben sind.

Wenn Sie den Nutzer z.B. darauf hinweisen, dass eine Bearbeitung seiner Anfrage die Angabe von Email-Adresse und Telefon voraussetzt, wäre auch dies kritisch zu sehen.

VII. Keine untergeschobene Newslettereinwilligung

Schieben Sie dem Nutzer im Formular keine Einwilligung in den Erhalt von Newsletterwerbung unter.

Da die Angabe einer Email-Adresse regelmäßig Pflichtangabe bei Kontaktformularen ist, wird nicht selten gleich darunter eine vorausgewählte Checkbox wie „[x] Ja, ich möchte künftig den Email-Newsletter erhalten“ platziert.

Eine solche untergeschobene Einwilligung in der Form eines „Opt-Outs“ ist unwirksam und unlauter, folglich abmahnbar.

VIII. Zurückhaltung beim "Email-Verkehr"

Nur weil der Kontaktformular-Nutzer beim Ausfüllen des Formulars seine Email-Adresse angibt, bedeutet dies nicht, dass Sie dem Nutzer von nun an Werbeemails zusenden dürfen.

Unkritisch dürfte allerdings eine vollkommen nüchtern-sachlich gehaltene Email ohne jeden werblichen Inhalt sein, die dem Nutzer den Eingang und Inhalt seiner Kontakanfrage bestätigt. Gleiches dürfte für eine Status-Email gelten, die den Nutzer ausschließlich über den Stand der Bearbeitung seines Anliegens (z.B. Verzögerung) informiert.

Bitte beachten Sie jedoch dabei unbedingt: Senden Sie dem Kunden keine Werbemails zu! Dies wäre unzulässig, da der Kunde bei Angabe der Email-Adresse im Formular diese zweckgebunden für die Bearbeitung seines Anliegens angibt und damit nicht zugleich in den Erhalt von Email-Werbung einwilligt. Vermeiden Sie bei solchen Eingangsbestätigungs- und Statusmails daher jeden werblichen Charakter. Verwenden Sie soweit möglich nur Text, keine Bilder / Banner / Logos und informieren Sie ausschließlich zweckgebunden zur gestellten Anfrage, also nicht etwa zu neuen Artikeln, Preisreduzierungen, Gutscheinen oder sonstigen Aktionen.

IX. Hinweis und Verlinkung auf geeignete Datenschutzerklärung

Im Rahmen eines Kontaktformulars werden in aller Regel personenbezogene Daten erhoben.

Auf diesen Umstand muss der Nutzer wie folgt hingewiesen werden, damit er das Formular in Kenntnis der einschlägigen Datenverarbeitungen handhaben und absenden kann:

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Die Einholung einer ausdrücklichen Einwilligung in die Datenverarbeitung durch Betätigen einer entsprechenden Checkbox direkt beim Kontaktformular ist nach Auffassung der IT-Recht Kanzlei dagegen nicht zwingend erforderlich.

X. Vorhalten einer Bestätigungsseite

Nach erfolgreicher Absendung der Formulardaten sollten Sie eine Bestätigungsseite darstellen, die dem Nutzer klarmacht, dass die Übermittlung seiner Daten erfolgreich war und Sie sich mit ihm in Verbindung setzen werden.

Auf diese Weise wird vermieden, dass Anfragen mehrfach versendet werden und der Nutzer im Unklaren darüber ist, ob seine Daten überhaupt erfolgreich an Sie übermittelt wurden.

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook.