Externer Datenschutzbeauftragter und Datenschutz-Basis-Themen

Seit sechs Jahren ist die Datenschutzgrundverordnung nun in Kraft. Viele gerade kleinere Unternehmen kämpfen noch immer, die rechtlichen Anforderungen in der Praxis umzusetzen. Die Datenschutz-Aufsichtsbehörden forcieren auch auf europäischer Ebene nun die Audit- und Bußgeldpraxis. Zunehmend werden die datenschutzrechtlichen Anforderungen auch durch private Akteure und NGOs durchgesetzt. Unternehmen sind daher gut beraten, die Datenschutz-Basisthemen nachweisfähig zu erfüllen.

Externer Datenschutzbeauftragter: Wegweiser bei Datenschutz-Vorgaben

Unternehmen in Deutschland sind (vereinfacht gesprochen) ab 20 PC-Arbeitsplätzen in der Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen (Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG). Doch auch unabhängig von der Anzahl der PC-Arbeitsplätze ist es für Unternehmen häufig sinnvoll, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, der sie bei der Erfüllung der zentralen Datenschutz-Vorgaben unterstützt.

Das Unternehmen kann dabei einen Beschäftigten zum internen Datenschutzbeauftragten oder einen Dienstleister zum externen Datenschutzbeauftragten ernennen. Der interne Datenschutzbeauftragte darf dabei keiner vermeidbaren Interessenkollision unterliegen (darf also nicht in Doppelfunktion Entscheidungen für das Unternehmen treffen und diese dann zugleich in seiner Rolle als Datenschutzbeauftragter kontrollieren). Eine Tätigkeit zugleich in leitender Funktion (Leiter IT, Leiter Personal, Geschäftsleitung) und interner Datenschutzbeauftragter scheidet damit aus. Auch unterliegt der interne Datenschutzbeauftragte gesondertem Kündigungsschutz.

Die Aufsichtsbehörden haben für das Jahr 2023 angekündigt, speziell die Unabhängigkeit der bestellten Datenschutzbeauftragten zu prüfen.

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen unterscheiden sich daher häufig, einen externen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen.

Dieser kann dem Unternehmen aufzeigen, welche Datenschutz-Themen das Unternehmen adressieren muss und wie es die Anforderungen praktisch umsetzen kann. Auch dient der externe Datenschutzbeauftragte als Instrument der Selbstkontrolle, der als „objektiver Dritter“ überprüfen und kontrollieren kann, wo noch Schwächen liegen und was dementsprechend zu tun ist. Außerdem zeigt sich ein großer Vorteil bei Datenschutz-Vorfällen, da sich das Unternehmen in derartigen Stresssituationen nicht erst auf die Suche nach einem Datenschutz-Experten machen muss, sondern sofort weiß, an wen es sich im Notfall wenden kann.

Was sind die zentralen Datenschutz-Themen für KMUs?

Die Aufsichtsbehörden setzen gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen ihren aufsichtsrechtlichen Focus auf die Befolgung folgender Basis-Themen:

• Schaffung einer internen Richtlinie zum Thema Datenschutz. In dieser können Verantwortlichkeiten zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Nr. 2 DSGVO) festgehalten und insb. der Umgang bei der Neueinführung von Systemen (Artt. 30, 35 DSGVO), Betroffenenanfragen (Artt. 12 ff. - DSGVO) und Datenschutzverletzungen (Art. 33 DSGVO) geregelt werden.
• Dokumentation der Kerntätigkeiten im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
• Erfassung der Dritt-Dienstleister die weisungsgebundene Datenverarbeitung für das eigene Unternehmen vornehmen und Abschluss begleitender Auftragsverarbeitungs-Verträge (Art. 28 DSGVO)
• Erfüllung von Mindeststandards im Bereich Informationssicherheit (Art. 32 DSGVO)
• Datenschutzkonforme Webseite mit aktueller Datenschutzerklärung
• Erfüllung der Betroffenen-Information (ggfs. ebenfalls über die Webseiten-Datenschutzerklärung)
• Schulung der eigenen Beschäftigten im Datenschutz

Vertiefende Informationen zu den Datenschutz-Basis-Themen im Videoformat finden sich auch auf dem YouTube-Kanal der IITR Datenschutz GmbH.

Datenschutz-Kit Basis und Plus

In Zusammenarbeit mit der IITR Datenschutz GmbH bietet die IT-Recht-Kanzlei mit dem Datenschutz-Kit in den Varianten Basis und Plus ein Angebot, Unternehmen im Datenschutz umfassend zu unterstützen. Das seit über 10 Jahren existierende und laufend fortentwickelte Datenschutz-Kit wendet sich dabei primär an kleine und mittlere Unternehmen.

Dem Unternehmen wird dabei ein externer Datenschutzbeauftragter an die Seite gestellt und ein Zugang in einem webbasierten Datenschutz-Management-System eingerichtet, mithilfe dessen sämtliche behördlichen Anforderungen im Datenschutz adressiert werden können. Im Datenschutz-Kit beinhaltet ist eine webbasierte eLearning-Plattform zu den Themen Datenschutz und Informationssicherheit sowie ein Datenschutz-Audit zum Haftungsmanagement.

Sämtliche Inhalte sind in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Im Detail beinhaltet das Datenschutz-Kit folgende Leistungen:

• Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten
• Sämtliche benötigten Vorlagen für datenschutzkonforme Prozesse im Unternehmen
• Web-basierter Zugang zu Dokumenten-Management-System: Nachweisfähigkeit gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung
• Alle Datenschutz-Dokumente an zentraler Stelle
• eLearning: geforderte Sensibilisierung der Beschäftigten durch dokumentierte Schulung
• Aktive Updates zu datenschutzrechtlichen Änderungen
• Regelmäßige Webinare zu Datenschutz-Fragen
• Datenschutz-Kit-Zertifikat zum Nachweis der datenschutzrechtlichen Befassung
• Webbasiertes Datenschutz-Audit

Weitere Informationen zur Unterstützung im Datenschutz mit Hilfe des Datenschutz-Kit finden Sie hier.

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