von RA Patrick Prestel

Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es für den Konflikt zwischen E-Mail-Archivierung und Fernmeldegeheimnis/Datenschutz? Die FAQ zur E-Mail-Archivierung Teil 4

News vom 14.03.2011, 14:43 Uhr | 1 Kommentar 

In den letzten 25 Fragen der FAQ der IT-Recht Kanzlei zur E-Mail-Archivierung geht es um Lösungsmöglichkeiten und deren jeweilige Ausgestaltung sowie das Recht des Arbeitgebers zur Kontrolle seiner Mitarbeiter.

61.   Kann im Rahmen des Bundesdatenschutzgesetzes in die E-Mail Archivierung eingewilligt werden?

Individuelle Einwilligungen sind möglich. Diese müssten nach § 4a BDSG schriftlich und freiwillig abgegeben werden. Die Freiwilligkeit kann aufgrund des unterschiedlichen Kräfteverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, insbesondere vor dem Abschluss des Arbeitsvertrages, nicht vorliegen. Diesbezüglich bedarf es aber immer einer Einzelfallbetrachtung. Weiterhin darf die Einwilligung in nicht allgemeinegehaltene Erklärungen formuliert werden. Nicht ausreichend sind danach Formulierungen wie „Der Arbeitnehmer gestattet dem Arbeitgeber jede Nutzung persönlicher Daten, die im Arbeitsverhältnis anfallen.“ Vielmehr bedarf es einer detaillierten Formulierung. Schließlich muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer rechtzeitig und umfassend über Zweck, Art und Umfang der beabsichtigten Datennutzung informieren.

Neben dem Aufwand die Einwilligung einzuholen, besteht die praktische Gefahr, dass einzelne Mitarbeiter die Einwilligung nicht erteilen, sodass keine umfassende und automatisierte Archivierung möglich ist. Zudem ist die Einwilligung jederzeit widerruflich.

62.    Kann hierbei die E-Mail-Archivierung auch in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden?

Auch kann über die Datenerhebung und –verarbeitung eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden, da eine solche eine „andere Rechtsvorschrift“ im Sinne des § 4 BDSG ist. Dabei ist die Mitwirkung des Betriebsrats nach § 87 I Nr. 6 BetrVG nötig.

63.    Gibt es hierbei für den Arbeitgeber noch eine gesetzliche Lösung?

Für die Emailarchivierung kommt innerhalb eines Betriebes § 32 BDSG als gesetzliche Rechtfertigung zur Anwendung. Dieser erlaubt die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.

Erforderlich ist die Verwendung personenbezogener Daten dann, wenn keine objektiv zumutbare Alternative existiert. Die Erforderlichkeit ist anzunehmen, wenn die berechtigten Interessen des Arbeitgebers auf andere Weise nicht oder nicht angemessen gewahrt werden können. Es ist eine Interessensabwägung zwischen dem Datenschutz des Arbeitnehmers (Art. 2 I GG i.V.m. Art.1 I GG) und dem Schutz des eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetriebes des Arbeitgebers (Art. 14 I GG) vorzunehmen.

Bei der Archivierung ist zu berücksichtigen, dass sich für den Arbeitgeber aus den zahlreichen gesetzlichen Vorschriften nicht nur ein Interesse, sondern eine Pflicht zur Archivierung ergibt. Deshalb kann die Erforderlichkeit im Sinne des § 32 BDSG unseres Erachtens nur zu bejahen sein. Allerdings sollte der Arbeitgeber seiner Pflicht aus § 4 III BDSG den Arbeitnehmer über die Archivierung zur Informieren nachkommen.

64.    Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es für den Konflikt zwischen E-Mail-Archivierung und Fernmeldegeheimnis/Datenschutz?

1. Möglichkeit = Totalverbot des Einsatzes von E-Mails zu privaten Zwecken im Unternehmen
2. Möglichkeit = Zulassung mitarbeitereigener Mobilgeräte
3. Möglichkeit = Vorbehaltslose Erlaubnis des Einsatzes von E-Mails zu privaten Zwecken
4. Möglichkeit = Die Zwischenlösungen
a. Zugriff auf Web-Accounts
b. Zuweisung einer privaten neben der geschäftlichen E-Mailadresse
c. Kennzeichnung der privaten E-Mails.
d. Anlegen eines Ordners mit privaten E-Mails
e. Gesonderte Surfstationen für Arbeitnehmer
f. Einwilligung in die Archivierung der privaten E-Mails
g. privates Surfen über einen eigenen Proxyserver

 

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