von RA Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht)

"Die rechtlich zwingende Archivierung von e-Mails - was sollte durch eine IT-Betriebsvereinbarung geregelt werden?"

News vom 04.10.2007, 13:08 Uhr | 2 Kommentare 

Serie der IT-Recht Kanzlei zu den Themen E-Mailarchivierung und IT-Richtlinie Hinweis: Interessante weiterführende Informationen zum Thema hat die IT-Recht Kanzlei in ihrem Beitrag "Serie der IT-Recht Kanzlei zu den Themen E-Mailarchivierung und IT-Richtlinie" veröffentlicht.

Ausgangspunkt:

Was viele nicht wissen: Nach einem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2005 ist die Benutzung betrieblicher Kommunikationseinrichtungen zu privaten Zwecken unzulässig und dies auch in den Fällen, dass keine ausdrücklichen betrieblichen Verbote zur privaten Nutzung existieren! Hier mag allenfalls eine äußerst kurzfristige private Nutzung des Internets während der Arbeitszeit allgemein gerade noch als hinnehmbar angesehen werden.

Vor dem Hintergrund greift auch das Argument der sog. „betrieblichen Übung“ in den Fällen nicht, dass der Arbeitgeber schlicht den Umgang mit betriebsinternen Telekommunikationssystemen bisher nicht geregelt hat. Hier gilt im Grundsatz, dass auch in diesem Fall den Mitarbeitern verwehrt ist, etwa das Internet zu privaten Zwecken in nicht nur geringfügiger Form zu nutzen.

Also, wenn man den Arbeitnehmern die private Nutzung der unternehmenseigenen TK-Einrichtungen erlaubt, stellt dies eine rein freiwillige Leistung dar, die im Grundsatz auch jederzeit komplett wieder zurückgenommen werden kann – hierzu wäre auch nicht einmal ein Einvernehmen mit dem Betriebsrat nötig. Entscheidet man sich dagegen dafür, den Mitarbeitern in eingeschränkter Form auch privat das Internet, Telefon etc. zur Verfügung zu stellen, sollte man dies (notwendigerweise unter Beteiligung des Betriebsrats) wie folgt im Rahmen einer IT-Handlungsanleitung regeln:

Erster Regelungspunkt

Klargestellt muss zu Beginn immer sein, dass die private Nutzung von Telefon-, Internet- wie auch E-Maildiensten nur im geringfügigen Umfang zulässig ist und das auch nur, soweit die betriebliche Aufgabenerfüllung sowie die Verfügbarkeit der Telekommunikationsanlagen für betriebliche Zwecke nicht beeinträchtigt werden. Der Begriff „geringfügiger Umfang“ ist nun natürlich äußerst dehnbar und sollte unbedingt konkretisiert werden, etwa dass z.B. am Tag nur 2-3 kurze Telefonate während der Arbeitspausen gestattet werden, die insgesamt auch nicht länger als etwa 5 min dauern dürften.

Zweiter Regelungspunkt

Den Mitarbeitern sollte im Einzelnen vorgeschrieben werden, auf welche Art und Weise mittels E-Mails privat über die firmeninterne IT-Infrastruktur in geringfügigen Umfang (!) kommuniziert werden kann. Die bereits vorhin benannten Lösungen bieten sich hierzu an:

• Zeitliche Ausnahmeregelung ("Nutzung in Pausen und außerhalb der Arbeitszeit" oder "nur zwischen xx Uhr und yy Uhr") definieren, in der auf einen Freemail-Account (wie web.de) zugegriffen werden darf.

• Den Mitarbeitern kann neben einer geschäftlichen E-Mailadresse auch eine privat (und als solche gekennzeichnete) E-Mailadresse zur Verfügung gestellt werden - verbunden mit der Auflage, dass nur Letztere zu privaten Zwecken genutzt werden darf..

• Auch könnte man an Regelungen denken, die dem Mitarbeiter vorschreiben würden, private E-Mails auch im Header deutlich als "privat" zu kennzeichnen. (So wird es zum Teil auch von Behörden praktiziert.)

Hinweis: Eine professionelle Mitarbeiterrichtlinie (oder auch Betriebsvereinbarung) würde des Weiteren Regelungen zum Schutz der IT-Systeme „Internet und E-Mail“ vorsehen, eine Handlungsanweisung bei Virenbefall vorgeben und klare Regelungen zum Thema „Kontrolle der Mitarbeiter“ enthalten. So sollte etwa der Arbeitnehmer deutlich darauf hingewiesen werden, dass zur Überprüfung der rechtlichen Vorgaben regelmäßige, nicht personenbezogene Stichproben durchgeführt werden – im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

F. Fazit

Lange Rede gar kein Sinn oder auch langer Vortrag gar kein Sinn. ?

Wenn Sie zumindest den einen folgenden Ratschlag befolgen, habe ich heute Abend schon etwas erreichen können:

→ Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden, sorgen Sie mittels klarer rechtlichen Regelungen dafür, dass Sie in die Lage versetzt werden, den gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich einer effektiven (weil revisionssicheren) E-Mail Archivierung problemlos zu genügen.

Ich danke Ihnen für die Aufmerksamkeit!

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