Wann ist die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail oder Fax zulässig?

von RA Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht), 03.03.2008, 11:35 Uhr

Der nachfolgende Beitrag beschäftigt sich mit den umsatzsteuerlichen Voraussetzungen bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen. Der Beitrag wurde uns freundlicherweise durch die SWA Steuerberatungs GmbH zur Verfügung gestellt.

A. Voraussetzungen

I. Zustimmung des Rechnungsempfängers

Nach § 14 I S. 2 UStG sind Rechnungen nur bei Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln.

Die Zustimmung des Empfängers bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll (A 184a I UStR 2008).

II. Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts

Nach § 14 III UStG müssen bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleitstet sein. Dies kann grundsätzlich auf zwei Arten erfolgen, nämlich

• mit qualifizierter elektronischer Signatur mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz (A 184a III UStR)

oder

• im sog. EDI-Verfahren (electronic data interchange) mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung, entweder in Papierform oder in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur).

Zu beachten sind die folgenden Besonderheiten:

Email: Wird eine Rechnung per Email übermittelt, ist eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 14 III Nr. 1 UStG erforderlich (A 184a V Nr. 1 UStR 2008). Andernfalls steht dem Rechnungsempfänger kein Vorsteuerabzug zu. Ein Ausdruck der per Email übersandten Rechnung verhilft dem Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug, da die Rechnung elektronisch übermittelt wurde.

Das EDI-Verfahren ist bei Versendung von Rechnungen per Email aus umsatzsteuerlicher Sicht nicht anwendbar.

Telefax: Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist zu beachten, dass es sich auch hierbei um elektronisch übermittelte Rechnungen handelt.

Werden Rechnungen von Standard-Telefax an Standard-Telefax übermittelt, ist zur Anerkennung des Vorsteuerabzugs vom Rechnungsempfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufzubewahren.

Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen (z.B. Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax), ist wie bei der Übermittlung per Email eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich (Abschn. 184a V Nr. 1 UstR 2008).

1. Qualifizierte elektronische Signatur

a) Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur gem. Abschn. 184a III UStR 2008

Nach § 14 III Nr. 1 UStG ist eine elektronisch übermittelte Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gem. § 2 Nr. 3 SigG oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung gem. § 2 N. 15 SigG zu versehen.

Zur Erstellung der Signatur wird ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einem Zertifizierungsdienstanbieter ausgestellt wird und mit dem die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigt wird
(§ 2 Nr. 7 SigG). Dieses Zertifikat kann nur auf natürliche Personen ausgestellt werden.

Der Unternehmer kann andere natürliche Personen bevollmächtigen, für ihn zu signieren. Es besteht die Möglichkeit, im Rahmen der qualifizierten elektronischen Signatur zusätzliche Attribute einzusetzen. Ein Beispiel hierfür wäre: „Frau Mustermann ist Handlungsbevollmächtigte des Unternehmers A und berechtigt, für Unternehmer A Rechnungen bis zu einer Höhe von € XXX Gesamtbetrag zu unterzeichnen.”

Für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen sind alle technischen Verfahren zulässig, die den Vorgaben des SigG entsprechen (z.B. Smart-Card, Kryptobox).

b) Auskunftsanspruch des Finanzamtes gem. Abschn. 184a III UStR 2008

Das Finanzamt hat nach § 14 II SigG einen Anspruch auf Auskunft gegenüber dem Zertifizierungsanbieter, soweit dies zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Auch hat der Unternehmer auf Aufforderung die erforderlichen Voraussetzungen einer elektronisch übermittelten Rechnung nachzuweisen.

c) Funktionsweise der qualifizierten elektronischen Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur arbeitet mit einem doppelten, "asymmetrischen" Schlüssel. Asymmetrische Verschlüsselungsverfahren (oder public-key-Verfahren) basieren auf zwei verschiedenen Schlüsseln zum Ver- und Entschlüsseln einer Nachricht, wobei sich der eine nicht aus dem anderen ermitteln lässt.

Sender und Empfänger qualifiziert digital signierter Mitteilungen bedienen sich dabei einer dritten, vertrauenswürdigen Instanz, dem sog. Zertifizierungsdienstanbieter. Von diesem erhält der Teilnehmer einen doppelten Schlüssel. Dieses Schlüsselpaar besteht aus einem "öffentlichen" und einem davon verschiedenen "privaten" Schlüssel.

Während Ersterer in einem für alle zugänglichen Verzeichnis - ähnlich einem Telefonbuch - vorgehalten wird, ist Letzterer nur dem jeweiligen, registrierten und identifizierten Teilnehmer zugänglich, auf einer Chipkarte abgelegt und mit PIN gesichert.

Das Verfahren der digitalen Signierung besteht nun darin, dass der Teilnehmer seinen privaten Schlüssel auf das gesamte Dokument, das er digital signiert versenden will, anwendet. Zuvor werden die unverschlüsselten Daten mit Hilfe eines sog. Hash-Verfahrens komprimiert; es entsteht ein individueller "Fingerabdruck" des unverschlüsselten Dokuments, eine "Prüfsumme". Dieses Komprimat wird sodann mit dem privaten Schlüssel des Teilnehmers verschlüsselt und dem unverschlüsselten Dokument beigefügt. Beide werden zusammen versandt.

Der Empfänger des signierten Dokuments wendet darauf den öffentlichen Schlüssel des Senders an. Dadurch wird der verschlüsselte Hashwert (die verschlüsselte Prüfsumme) entschlüsselt. Zugleich wird aus dem unverschlüsselten Dokument erneut ein Hash-Komprimat gebildet.

Der Vergleich der beiden Komprimate beweist die Integrität des Dokuments.

Um eine unberechtigte Benutzung des privaten Schlüssels zu verhindern, muss sich der berechtigte Nutzer als solcher beim Zertifizierungsdienstanbieter ausweisen, bevor er nach Prüfung und Feststellung seiner Identität persönlich eine auf ihn ausgestellte Signaturerstellungseinheit erhält, die die Anwendung des Signaturschlüssels von einer Chipkarte und persönlichen PIN-Nummer abhängig macht. Niemand sonst - auch nicht der Zertifizierungsdienstanbieter selbst - erhält Kenntnis von diesem privaten Schlüssel, kann ihn auslesen oder kopieren.

Für die Echtheit des zugehörigen öffentlichen Schlüssels, d.h. für die Gewissheit, dass auch dieser tatsächlich einer bestimmten Person zuzuordnen ist, garantiert der Zertifizierungsdienstanbieter durch ein Zertifikat. Dieses sog. Signaturschlüsselzertifikat ist die ihrerseits mit einer digitalen Signatur des Zertifizierungsdienstanbieters versehene digitale Bescheinigung über die Zuordnung eines öffentlichen Signaturschlüssels zu einer natürlichen Person und deren Identität.

Mit dem Signaturschlüsselzertifikat gibt der Zertifizierungsdienstanbieter jedem Dritten die Sicherheit, dass die im öffentlichen Schlüssel enthaltenen und allgemein zugänglichen Informationen - insbesondere zur Identität des Inhabers - überprüft wurden und zutreffen.

d) Akkreditierte Zertifizierungsanbieter

Nach § 14 III Nr. 1 UStG ist eine elektronisch übermittelte Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung zu versehen.

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur eines akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieters zu verwenden. Akkreditierte Zertifizierungsanbieter beteiligen sich freiwillig an einem Akkreditierungssystem. Hierdurch wird die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen vorab und danach regelmäßig wiederkehrend geprüft und bestätigt.

Akkreditierte Zertifizierungsdienstanbieter erhalten ein Gütezeichen zum Nachweis ihrer umfassenden geprüften technischen und administrativen Sicherheit.

Eine Auflistung der momentan akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieter sowie weiterführende Informationen zur elektronischen Signatur werden unter nachfolgendem Link auf der Website der Bundesnetzagentur zur Verfügung gestellt:

http://www.bundesnetzagentur.de/enid/82a89f46d48d3ddbf64bea65ec4badc5,0/Sachgebiete/Elektronische_Signatur_gz.html

2. Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Neben der elektronischen qualifizierten Signatur kann im Rahmen der elektronischen Übermittlung von Rechnungen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten auch im EDI-Verfahren nachgewiesen werden.

Bei elektronischer Übermittlung der Rechnungen im EDI-Verfahren ist es jedoch erforderlich zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur an den Rechnungsempfänger zu übersenden.

Aus Gründen der Praktikabilität empfehlen wir daher, bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen eine qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden.

Auch ist die Anwendung des EDI-Verfahrens bei Übersendung der Rechnungen per Email umsatzsteuerlich nicht ausreichend.

Sollten Sie zur Rechnungsübermittlung im EDI-Verfahren weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

III. Allgemeine und besondere Rechnungsangaben

Als Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne sind auch bei der auf elektronischem Wege übermittelten Rechung stets die allgemeinen Rechnungsangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird

• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
• der anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

und die besonderen Rechnungsangaben im Einzelfall zu berücksichtigen. Insoweit verweisen wir auf die bereits geführte Korrespondenz sowie die übersandte Musterrechnung.

IV. Aufbewahrungsfristen

Gemäß § 14 b I UStG hat der Unternehmer

• ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung gestellt hat sowie
• alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird.

Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z.B. die verwendete qualifizierte elektronische Signatur). Dies gilt selbst dann, wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.

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