Anleitung für das Ladengeschäft: DSGVO-konforme Newsletter-Einwilligungen einholen + Muster

E-Mail-Marketing ist nicht nur für Online-Händler relevant, sondern kann auch im stationären Handel ein geeignetes Mittel der Absatzförderung sein. Weil die Erteilung elektronischer Einwilligungen offline aber meist nicht möglich ist, müssen Ladengeschäfte für den datenschutzrechtskonformen Newsletter-Versand regelmäßig besondere Anforderungen und Informationspflichten beachten. Wie Newsletter-Einwilligungen im stationären Händler rechtssicher eingeholt werden können, zeigt die IT-Recht Kanzlei im nachfolgenden Beitrag und stellt Mandanten ein hilfreiches Muster bereit.

I. Einholen wirksamer Einwilligungen

Wer im stationären Handel Newsletter per Mail an Kunden oder Interessenten versenden will, bedarf vorher zwingend der jeweiligen ausdrücklichen Einwilligungen.

Diese Einwilligungspflicht folgt aus § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG, welcher die Zulässigkeit der werblichen Ansprache per E-Mail von der ausdrücklichen Einwilligung des Empfängers abhängig macht.

Wirksam sind nur ausdrückliche Einwilligungen. Die Ausdrücklichkeit setzt voraus, dass der Einwilligende im Zuge seiner Einwilligung über alle (Verarbeitungs-)vorgänge informiert wird, auf welche sich die Einwilligung bezieht. Gleichzeitig muss er auch über die Möglichkeit aufgeklärt werden, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen zu können.

Die Ausdrücklichkeit setzt ferner voraus, dass die Person des Einwilligenden klar definiert ist und der Einwilligende die Einwilligung durch eine aktive Willensbekundung erteilt.

Im stationären Handel, wo anders als im Online-Handel die Einholung von Einwilligungen über ein elektronisches Erfassungsformular meist nicht möglich ist, sollte die Einwilligungsabfrage insofern über ein gedrucktes Newsletter-Anmeldeformular erfolgen.

Dieses Formular sollten Interessenten unter

Angabe Ihres Vor- und Zunamens sowie der maßgeblichen Mailadresse
Unterzeichnung mit Datum und Unterschrift

ausfüllen können.

Die Unterschrift des Anmeldeformulars ist der maßgebliche Akt der Willensbekundung für die Einwilligungserteilung.

Hinweis zum Mailversand an Bestandskunden ohne Einwilligung:
§ 7 Abs. 3 UWG erlaubt ausnahmsweise und unter bestimmten Voraussetzungen den Newsletter-Versand an Bestandskunden ohne vorherige Einwilligung. Erste Voraussetzung wäre aber, dass der Händler die Mailadresse des Kunden im Zusammenhang mit dem Verkauf eines Produkts erhalten müsste (§ 7 Abs. 3 Nr. 1 UWG) . Im Ladengeschäft wird diese Voraussetzung grundsätzlich nicht erfüllt sein, da die Abwicklung des Kaufvertrages in Form der Entgegennahme der Zahlung gegen Aushändigung der Ware regelmäßig erfolgt, ohne dass die Erhebung personenbezogener Käuferdaten (erst recht der Mailadresse) erforderlich wäre.

Möchte der Händler im Ladengeschäft die Mailadresse abfragen, könnte er sich deshalb grundsätzlich nicht auf deren Erforderlichkeit zur Vertragsabwicklung berufen, und bedürfte für die Erhebung vielmehr einer gesonderten Einwilligung.

Die Ausnahmevorschrift des § 7 Abs. 3 UWG wird also für den Newsletter-Versand im stationären Handel regelmäßig nicht relevant, da es an dem "Erhalt der Mailadresse im Zusammenhang mit dem Produktverkauf" fehlen dürfte.

II. Kontrollschritt: Double-Opt-In

Was für Online-Newsletteranmeldungen das Standard-Verfahren ist, muss auch im stationären Handel im Vorfeld des Newsletter-Versandes beachtet werden.

Weil der Einwilligende über das Anmeldeformular grundsätzlich eine beliebige Mailadresse eintragen kann, muss zwingend verifiziert werden, dass es sich bei der angegebenen Mailadresse auch um diejenige des Anmeldenden handelt.

Hierfür hat sich das sog. „Double-Opt-In-Verfahren“ etabliert. In dessen Rahmen wird dem Interessenten an die hinterlegte Mailadresse zunächst ein Bestätigungslink mit dem Hinweis auf die Newsletter-Anmeldung und der Bitte zugesandt, die Inhaberschaft der Mailadresse (und das Einleiten des Newsletter-Versandes) über Klick auf den Link zu bestätigen.

Klickt der Mailempfänger auf den Link, kann der Newsletter-Versand initiiert werden.

Durch das Double-Opt-In-Verfahren wird insoweit ausgeschlossen, dass Newsletter an Mailadressen versendet werden, für die eine entsprechende Anmeldung tatsächlich nicht vorliegt. Dies verhindert den Versand von Newslettern an Mailadressen ohne entsprechende Einwilligung und beugt mithin Verstößen gegen § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG vor.

III. Datenschutzhinweise

Zusätzlich zur Einwilligungseinholung sind stationäre Händler gehalten, den Einwilligenden im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über maßgebliche Umstände der mit dem Newsletter-Versand einhergehenden Datenverarbeitungen zu informieren.

Art. 13 DSGVO schreibt insofern Angaben mindestens zu Folgendem vor:

Name und Anschrift des datenschutzrechtlich Verantwortlichen (also des Newsletter-Versenders)
Gegenstand der Datenverarbeitung und deren Rechtsgrundlage
die Rechte des Betroffenen

Anders als im Online-Bereich, wo der Newsletter-Versender die Hinweise im Rahmen der Newsletter-Anmeldung durch Verlinkung seiner Datenschutzerklärung bereitstellen kann, müssen die Datenschutzhinweis im stationären Bereich dem Anmeldeformular beiliegen.

Ein Verweis auf eine online hinterlegte Datenschutzerklärung (etwa über einen Link) reicht bei stationären Newsletter-Anmeldungen nicht aus. Hier würde ein unzulässiger „Medienbruch“ stattfinden, weil der Einwilligende auf ein elektronisches Medium verwiesen würde, dessen Aufrufen im Angesicht der schriftlichen Anmeldeprozesses unverhältnismäßig und nicht unmittelbar genug wäre.