Neues Abmahnrisiko: Fehlende Angaben in geschäftlichen E-Mails

Wie die IT-Recht-Kanzlei bereits [*berichtete*](e-mail-pflichtangaben-abmahnung.html) [,](index.php?id=20070304_Neue_gesetzliche_Anforderungen_bei_Gesch%E4ftsbriefen_per_E-Mail_-_Muster_der_IT-Recht-Kanzlei) gelten seit 1. Januar 2007 neue Vorschriften für die im Rahmen einer elektronischen Korrespondenz von Gesellschaften zu machenden Pflichtangaben. Danach müssen nun auch Faxe und E-Mails den bisher nur für den Briefverkehr geltenden Anforderungen der §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, 25a GenG genügen. Davon betroffen sind alle deutschen Kaufleute, Handelsfirmen und ihre Angestellten, die nun jede geschäftliche E-Mail mit den für ihre Rechtsform gültigen Pflichtangaben versehen müssen.

Was fällt unter den Begriff „geschäftliche E-Mail”?

Der Begriff „geschäftliche E-Mail” ist sehr weit zu fassen. Darunter fallen nicht bloß E-Mails mit rechtlicher Bedeutung, also Angebote, Bestellungen oder Vertragstexte, sondern im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftsfreundes. Eine gesetzliche Ausnahme gilt lediglich für Mitteilungen in einer laufenden Geschäftsbeziehung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden (z.B. Eingangsbestätigungen). Diese Ausnahme wird in üblicher E-Mail-Korrespondenz jedoch praktisch fast nie relevant werden.

Was passiert, wenn die Pflichtangaben fehlen?

In diesem Fall muss das Registergericht ein Bußgeld verhängen. Lediglich bei der Höhe hat es ein Ermessen. Das Bußgeld darf 5.000 EUR nicht überschreiten (§ 14 HGB). Außerdem besteht in diesem Fall das nicht unerhebliche Risiko einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung durch einen Konkurrenten. Dies ist häufig unangenehmer und kostenintensiver als die Verhängung eines Bußgeldes.

Praxistipp:

Die IT-Recht-Kanzlei empfiehlt den betroffenen Unternehmern, jede E-Mail mit einem „Footer” oder „Header” zu versehen, aus dem die entsprechenden Angaben hervorgehen. Dies kann beispielsweise durch vorformulierte und im Mailprogramm gespeicherte Signaturen bewerkstelligt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen. Ein bloßer Link auf die Unternehmens-Website reicht insoweit nicht aus. Eine bestimmte Form, z. B. eine besondere Schriftart oder –größe, ist für die Pflichtangaben zwar nicht vorgeschrieben. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.

Um nun allen Handels- bzw. Kleingewerbetreibenden auf unkompliziertem Wege eine korrekte Kennzeichnung Ihrer Korrespondenz zu ermöglichen, bietet die IT-Recht Kanzlei einen kostenlosen Pflichtangaben-Assistenten an, der die geforderten Angaben je nach Rechtsform online generiert.

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook.

Autor:
Arndt Joachim Nagel
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Informationstechnologierecht