E-Mail-Signaturen für Unternehmen: Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Meist enthalten E-Mails am Ende nur ein nettes, abschließendes Grußwort. Eine Signatur mit Name und Anschrift fehlt nicht selten. Doch E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme potenzieller Kunden für telefonische Rückfragen. Oftmals sind sie sogar gesetzlich vorgeschrieben. Die IT-Recht-Kanzlei erläutert im heutigen Beitrag, wann eine Pflicht zur E-Mail-Signatur konkret besteht und wie sie zu erfüllen ist.

I. Pflicht zur E-Mail-Signatur

Seit Jahrzehnten existieren für im Handelsregister eingetragene Firmen besondere Formvorschriften für sog. "Geschäftsbriefe", die zur Einhaltung bestimmter Informationspflichten über die Unternehmensidentität mittels einer sogenannten "Signatur" anhalten.

Um den gewandelten Kommunikationsarten und insbesondere der zunehmend erstarkenden elektronischen Kommunikation Rechnung zu tragen, gilt als "Geschäftsbrief" seit dem 01.01.2007 aber jegliche Form der externen Kommunikation eines Handelsunternehmens unabhängig von der konkreten Übermittlungsform.

Seit 2007 erfassen damit die Informationspflichten über die Unternehmensidentität nicht nur klassische Schriftstücke, sondern auch elektronisch übermittelte Mitteilungen wie E-Mails oder Faxschreiben.

Ausprägungen dieser Regelungen finden sich in den maßgeblichen gesellschaftsspezifischen Vorschriften des Handelsrechts, nämlich in § 37a HGB für eingetragene Kaufleute, § 80 AktG für Aktiengesellschaften, § 35 a GmbHG für GmbHs und UGs, § 25a GenG für Genossenschaften, § 125a HGB für OHGs sowie § 177a HGB für KGs.

II. Was ist eine geschäftsmäßige E-Mail?

Eine geschäftsmäßige E-Mail bedarf einer Signatur nur dann, wenn sie einen „Geschäftsbrief“ darstellt. Geschäftsbriefe sind grundsätzlich alle

• nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen,
• die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben,
• unabhängig von ihrer konkreten Form

Als Geschäftsbrief gelten dementsprechend via E-Mail geführte Korrespondenzen, die an einen oder mehreren Empfänger gerichtet sind, bspw. Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Preislisten usw. Wird eine Preisliste per Mail an einen potenziellen Kunden verschickt, handelt es sich dabei folglich um einen Geschäftsbrief. Da der Begriff der geschäftsmäßigen E-Mail grundsätzlich weit zu fassen ist, fällt im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftspartners unter den Terminus.

Nicht als Geschäftsbrief gilt hingegen die unternehmensinterne E-Mail-Korrespondenz, zu der auch Mitteilungen zwischen Abteilungen und Niederlassungen zählen.

Die E-Mail an einen Kollegen im gleichen Unternehmen stellt aus diesem Grund keinen Geschäftsbrief dar.

Gleiches gilt für Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet werden, wie bspw. Werbeschriften.

Mitteilungen, die üblicherweise auf einem Vordruck gemacht werden, wie z.B. Lieferscheine und Versandanzeigen, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, sind von der Pflicht zur E-Mail-Signatur ebenfalls nicht betroffen, vgl. u.a. § 35a II GmbHG.

Der Angaben bedarf es außerdem nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen. Denn in diesem Fall, ist dem Empfänger der Absender der weiteren Korrespondenz bereits bekannt und demnach eine Wiederholung der Pflichtangaben entbehrlich.

III. Für wen gilt die Pflicht zur E-Mail-Signatur?

In welchem Umfang ein Handelsunternehmen dazu verpflichtet ist, eine E-Mail-Signatur zu führen oder nicht, hängt davon ab, ob es im Handelsregister eingetragen ist.

Denn im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Ausgestaltung der Geschäftsbriefe besondere gesetzliche Vorschriften wahren.

Dementsprechend sind unter anderem folgende Handelsunternehmen zur Vorhaltung einer E-Mail-Signatur nach bestimmten Formvorgaben verpflichtet:

• Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer, vgl. § 37a Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG), vgl. 125a Abs. 1 HGB
• Kommanditgesellschaft (KG), vgl. §§ 177a, 125a HGB
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG), vgl. § 35a GmbH-Gesetz (GmbHG)
• Aktiengesellschaft (AG), vgl. § 80 Aktiengesetz (AktG).
• Genossenschaften (Gen), vgl. § 25a GenossenschaftsG

Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, werden zwar nicht durch spezielle gewerberechtliche Formvorschriften zur Vorhaltung von Identitätsinformationen in geschäftlichen E-Mails gezwungen. Allerdings legen andere Regelungen ein (wenn auch weniger umfangreiches) Pflichtenspektrum nahe.

IV. Pflichtangaben in geschäftlichen Mails eingetragener Handelsunternehmen

Welche Angaben geschäftliche E-Mails enthalten müssen, hängt von der konkreten Rechtsform ab. Grundsätzlich gilt: die geschäftliche E-Mail muss alle im Impressum enthaltenen Informationen aufführen, welche die Identität des Unternehmens betreffen. Welche das sind, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

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V. Pflichtangaben in geschäftlichen Mails nicht eingetragener Unternehmen

Für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende, Freiberufler und Gesellschaften bürgerlichen Rechts sah ursprünglich § 15b der Gewerbeordnung (GewO) in der alten Fassung (a.F.) mindestens die Angabe von Vor- und Nachname sowie einer ladungsfähigen Anschrift vor.

GbRs mussten entsprechend dieser Vorschrift auf ihren Geschäftsbriefen alle Gesellschafter mit ihrem Nachnamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen.

Im Jahre 2009 wurde die Vorschrift allerdings ersatzlos gestrichen. Dadurch gibt es zurzeit keine generelle gewerberechtliche Regelung, die nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen dazu verpflichtet, in Geschäftsbriefen eine E-Mail-Signatur zu führen.

Eine Verpflichtung die oben genannten Angaben auf Geschäftsbriefen bereit zu halten, kann sich jedoch auch aus anderen Regelungen ergeben. So müssen Rechnungen nicht nur die genannten Angaben, sondern zusätzlich noch bestimmte steuerrechtliche Angaben enthalten. Die Pflicht zur E-Mail-Signatur kann sich zudem auch aus § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) ergeben.

Industrie- und Handelskammern raten deshalb, weiterhin stets den Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, sowie und die Geschäftsadresse (ladungsfähige Anschrift) im Geschäftsbrief anzuführen, um die Identität zu gewährleisten und Verwechslungen mit anderen Gewerbetreibenden zu vermeiden. Bei mehreren Gesellschaftern einer GbR wird zudem eine Angabe zu allen Gesellschaftern für erforderlich gehalten.

Auch die Bundesregierung hält die Angabe des Namens des Gewerbetreibenden auf den Geschäftspapieren für „eine Selbstverständlichkeit“. Denn der Name sei für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende die einzige Möglichkeit sich im Rechtsverkehr zu identifizieren.

Letztlich gibt es keine explizite gesetzliche Verpflichtung für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende grundsätzlich eine E-Mail-Signatur bereitzuhalten. Trotzdem sollten sie, auch um Verwechslungen mit Konkurrenten zu vermeiden, zumindest ihren Vor- und Nachnamen und Ihre ladungsfähige Anschrift anzugeben.

GbRs wird empfohlen, den Namen der GbR inkl. Rechtsform sowie die Anschrift anzugeben.

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VI. Graphische Darstellung der Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur

Zu der graphischen Darstellung der Pflichtangaben macht das Gesetz keine Vorgaben, es ist demnach weder die Schriftform iSd. § 126 I BGB, noch die Textform iSd. § 126b BGB zwingend erforderlich. Es sollte jedoch ein Medium gewählt werden, welches eine dauerhafte Wiedergabe von Schriftzeichen gewährleisten kann.

In der Praxis versehen Gewerbetreibende ihre E-Mails in der Regel mit einem Header oder einem Footer, aus dem die notwenigen Angaben hervorgehen. Dies kann auch durch vorformulierte und im Mailprogramm gespeicherte Signaturen bewerkstelligt werden.

Wichtig ist dabei, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen müssen.

Ein bloßer Link auf die Unternehmens-Webseite genügt nicht. Auch eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card) wird wohl nicht ausreichend sein, da nicht jeder diese Visitenkarten problemlos öffnen kann.

Obwohl eine bestimmte Form, z.B. eine besondere Schriftart- oder Schriftgröße für die Pflichtangaben nicht vorgeschrieben ist, sollten Unternehmen zudem darauf achten, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.

Weitere Informationen wie Telefonnummer, Fax, E-Mail Adresse oder Webseite sind keine Pflichtangaben und müssen dementsprechend nicht zwangsweise in der Signatur angegeben werden. Allerdings erleichtern diese Kontaktdaten eine leichte und schnelle Rückantwort für den Empfänger und gehören mittlerweile als fester Bestandteil zur E-Mail Signatur. Darüber hinaus ist die Angabe der Umsatzsteuer-ID sowie der Steuernummer nicht erforderlich.

VII. Folgen bei Verstoß gegen Pflicht zur E-Mail-Signatur

Sofern Unternehmen den zwingenden Pflichtangaben in geschäftsmäßigen E-Mails nicht nachkommen, drohen ihnen unterschiedliche Sanktionen.

1. Bußgeld vom Registergericht

Das Registergericht ist in einem solchen Fall dazu befugt ein Zwangsgeld festzusetzen. Hinsichtlich der Höhe des Zwangsgeld steht dem Registergericht Ermessen zu, jedoch darf das Zwangsgeld 5.000 Euro nicht überschreiten (§ 14 HGB). Das Zwangsgeld ist jedoch mehrfach festsetzbar.

2. Abmahnung von Konkurrenten

Wesentlich unangenehmer und kostenintensiver kann jedoch die Abmahnung eines Konkurrenten sein.

Nach herrschender Auffassung handelt es sich bei den handelsrechtlichen Identitätsinformationspflichten um Marktverhaltensregelungen im Sinne des § 3a UWG, denen unter dem Gesichtspunkt des Verbraucherschutzes eine marktverhaltensregelnde Tendenz zugestanden wird.

Eine fehlende oder nicht vollständige Signatur mit wesentlichen Unternehmensinformationen kann insbesondere Verbraucher nämlich zu geschäftlichen Entscheidungen veranlassen, die sie in Kenntnis der Unternehmensidentität (etwa aufgrund negativer Erfahrungsberichte oder einer geografischen Distanz) nicht getroffen hätten.

Verstöße gegen die Signaturpflicht können daher wettbewerbsrechtlich von Anspruchsberechtigten mit Abmahnungen geahndet werden.

Nach Auffassung der IT-Recht-Kanzlei genügt eine fehlende E-Mail-Signatur jedoch nicht, um eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung zu rechtfertigen. Denn gemäß § 3a UWG muss eine unlautere Wettbewerbshandlung auch geeignet sein, die Interessen von Verbrauchern, sonstigen Marktteilnehmern oder Konkurrenten spürbar zu beeinträchtigen.

Im Einzelfall kann darüber hinaus auch der Tatbestand der Irreführung (§ 5 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 UWG, § 5a Abs. 2 UWG) erfüllt sein, wenn mit Absicht unvollständige oder falsche Angaben zur Identität des Unternehmens gemacht werden.

VIII. Checkliste: Welche Pflichtangaben muss eine E-Mail-Signatur enthalten?

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IX. Datenschutzrechtliche Pflichthinweise in E-Mail-Signaturen?

Ob neben den Pflichtinformationen über die Unternehmensidentität in E-Mail-Signaturen auch datenschutzrechtliche Informationspflichten für geschäftliche E-Mails bestehen und wie in diesem Fall eine bestmögliche Umsetzung gelingt, zeigt dieser Beitrag.

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook.