Schriftform im digitalen Rechtsverkehr – wann ist eine Unterschrift erforderlich?

Die Schriftform wird im digitalen Geschäftsalltag häufig mit der bloßen Textform verwechselt. Wann ist eine eigenhändige Unterschrift erforderlich, wann genügt eine E-Mail oder elektronische Signatur? Ein kurzer Überblick.

Was bedeutet „Schriftform“?

Ist für eine Erklärung gesetzlich die Schriftform vorgesehen, müssen die Anforderungen des § 126 BGB eingehalten werden. Danach ist grundsätzlich eine eigenhändige Namensunterschrift erforderlich. Alternativ kann die Schriftform – soweit gesetzlich zulässig – durch notarielle Beurkundung oder durch die elektronische Form ersetzt werden.

Die Schriftform ist insbesondere gewahrt durch eine unterschriebene Urkunde, ein notariell beglaubigtes Handzeichen, eine notarielle Beurkundung oder durch ein elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur gemäß § 126a BGB.

Bei Verträgen verlangt § 126 Abs. 2 BGB, dass die Parteien entweder auf derselben Urkunde unterschreiben oder gleichlautende Urkunden austauschen. Wird eine gesetzlich vorgeschriebene Form nicht eingehalten, ist das Rechtsgeschäft grundsätzlich nach § 125 BGB nichtig, sofern das Gesetz keine abweichende Rechtsfolge vorsieht.

Die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform

Gesetzliche Schriftformerfordernisse sind im deutschen Zivilrecht eher die Ausnahme. Viele Verträge können formfrei geschlossen werden, also auch mündlich oder elektronisch. In bestimmten Fällen verlangt das Gesetz jedoch zwingend die Schriftform, etwa bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen (§ 623 BGB), beim Verbraucherdarlehensvertrag (§ 492 BGB) , bei der Bürgschaft (§ 766 BGB), beim Schuldanerkenntnis (§ 781 BGB) oder beim Widerspruch des Mieters gegen eine Kündigung (§ 574b BGB) .

Die Schriftform erfüllt mehrere Funktionen: Sie erleichtert die Beweisführung, sorgt für Klarheit über den Inhalt der Erklärung und hat eine Warnfunktion, indem sie vor übereilten Entscheidungen schützen soll.

Neben gesetzlichen Formvorgaben kann auch vertraglich eine Schriftform vereinbart werden („gewillkürte Schriftform“). Nach § 127 Abs. 2 BGB genügt hierfür im Zweifel bereits eine telekommunikative Übermittlung, sofern die Parteien nichts Strengeres geregelt haben. Diese gesetzliche Wertung wird häufig mit der Textform gleichgesetzt, ist jedoch nicht vollständig deckungsgleich mit § 126b BGB. Für die Praxis bedeutet das: Ob E-Mail-Kommunikation ausreicht, hängt maßgeblich von der konkreten Vertragsgestaltung ab.

Elektronische Form und Abgrenzung zur Textform

Die gesetzliche Schriftform kann gemäß §§ 126 Abs. 3, 126a BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn das Gesetz dies nicht ausdrücklich ausschließt. Voraussetzung ist ein elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung. Diese wird durch die Verordnung (EU) 2024/1183 („eIDAS 2“) fortentwickelt, ohne dass sich an den Grundanforderungen der qualifizierten Signatur im Kern etwas ändert.

Davon zu unterscheiden ist die Textform nach § 126b BGB. E-Mails, Telefax oder digitale Nachrichten erfüllen regelmäßig nur die Textform, nicht aber die gesetzliche Schriftform. Ein Fax übermittelt lediglich eine Kopie der Unterschrift und wahrt daher grundsätzlich nicht die Schriftform. Historisch wurde das Fax in Rechtsprechung und Praxis teilweise großzügiger behandelt; nach heutiger Rechtslage ist jedoch eine klare Abgrenzung vorzunehmen. Auch eine einfache E-Mail genügt ohne qualifizierte elektronische Signatur nicht den Anforderungen des § 126 BGB.

In vielen neueren gesetzlichen Regelungen reicht allerdings ausdrücklich die Textform aus. Ob Schriftform oder Textform erforderlich ist, muss daher stets anhand der jeweiligen gesetzlichen Vorschrift geprüft werden. Zudem gibt es Bereiche, in denen die elektronische Form ausgeschlossen bleibt; so ist etwa die arbeitsrechtliche Kündigung weiterhin zwingend schriftlich mit eigenhändiger Unterschrift zu erklären.

Aktuelle Entwicklung: Trend zur digitalen Form (Stand 2026)

Der Gesetzgeber verfolgt erkennbar spätestens seit dem Dritten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III, 2019) das Ziel, klassische Schriftformerfordernisse schrittweise zu reduzieren und digitale Abläufe zu erleichtern. Zentrales Reforminstrument ist aktuell insbesondere das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das seit dem 1. Januar 2025 zahlreiche Einzelvorschriften modernisiert hat. Eine grundlegende Reform der §§ 126 ff. BGB ist bislang jedoch ausgeblieben; die Digitalisierung erfolgt überwiegend durch Anpassungen in Spezialgesetzen.

Teilweise wurden Schriftformerfordernisse bewusst auf die Textform abgesenkt. Besonders hervorzuheben ist die Reform im Gewerbemietrecht: Die bislang praxisprägende Schriftform für langfristige Gewerbemietverträge wurde durch die Textform ersetzt, um digitale Vertragsabschlüsse zu erleichtern und die sogenannte Schriftformfalle zumindest abzumildern. Gleichwohl bleiben formbedingte Risiken bestehen, wenn Änderungen nicht auf einem dauerhaften Datenträger dokumentiert und deren Zugang im Streitfall nachgewiesen werden kann.

Gleichzeitig hält der Gesetzgeber in sensiblen Konstellationen weiterhin an der klassischen Schriftform fest. So müssen etwa Kündigungen von Arbeitsverhältnissen (§ 623 BGB) sowie Bürgschaftserklärungen (§ 766 BGB) weiterhin eigenhändig unterschrieben werden. Für die Praxis bedeutet das: Die Textform gewinnt zwar deutlich an Bedeutung, ersetzt die gesetzliche Schriftform jedoch nur dort, wo der Gesetzgeber dies ausdrücklich angeordnet hat.

Unternehmen sollten daher trotz fortschreitender Digitalisierung stets prüfen, welche Form im jeweiligen Einzelfall gesetzlich vorgeschrieben ist.

Fazit

Ist gesetzlich Schriftform vorgeschrieben, müssen die strengen Anforderungen des § 126 BGB eingehalten werden. Eine einfache E-Mail oder ein Telefax reicht hierfür regelmäßig nicht aus. Bei Verträgen ist außerdem darauf zu achten, dass die Parteien die Formvorgaben des § 126 Abs. 2 BGB einhalten.

Besteht hingegen kein gesetzliches Schriftformerfordernis, können Erklärungen grundsätzlich auch mündlich oder in Textform wirksam sein. Aus Gründen der Rechtssicherheit und Beweisbarkeit empfiehlt sich bei rechtlich bedeutsamen Erklärungen dennoch häufig eine unterschriebene Urkunde oder der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur.