Maximale Rechtssicherheit – Minimale Lizenzkosten / Zwölf praktische Hinweise für ein funktionierendes Software-Lizenzmanagement

Zur Vermeidung von Urheberrechtsverletzungen und daraus resultierenden zivilrechtlichen, strafrechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen für das Unternehmen und seine vertretungsberechtigten Organe, gesetzlichen Vertreter und Mitarbeiter ist ein funktionierendes Lizenzmanagement, die Etablierung von Strukturen und Prozessen, die den tatsächlichen und effizienten Umgang mit Software im Unternehmen steuern und absichern, dringend erforderlich.

Rechtsanwalt Matthias Petzold, Autor der im Mai/Juni 2011 auf unserer Kanzlei Homepage veröffentlichten Serie „Software-Lizenzüberprüfung (Audit) “ und Referent der Seminarreihe  „Software-Lizenzmanagement und Software-Lizenzüberprüfung (Audit)“, die er in Zusammenarbeit mit dem Seminaranbieter c//m//t GmbH, Hansastraße 32, 80686 München, E-Mail info@cmt.de, anbietet, hat zwölf  praktische Hinweise für die Steuerung des Einsatzes von Software-Nutzungsrechten (Software-Lizenzen) im Unternehmen erstellt.

Zwölf praktische Hinweise für ein funktionierendes Software-Lizenzmanagement

1. Bestellung eines Lizenzmanagers

Klare Verantwortlichkeiten sowie transparente Strukturen und Prozesse etablieren. Vorteile und Nutzen des Lizenzmanagers, wie Gewähr einer maximalen Rechtssicherheit und minimaler Lizenzkosten, aufzeigen.

2. Zentraler Einkauf der Softwareprodukte

Optimierung der Beschaffungssteuerung und Einkaufskonditionen durch zentrale Beschaffung.

3. Vorbereitung und Koordination der Vertragsverhandlungen mit Softwarehersteller

Zeit für Verhandlungen einplanen und Identifizierung der „deal breaker“, um kommerzielle und rechtliche Vertragsinhalte, wie u.a. richtige Lizenzart und –metrik zu wählen und vor allem zu verstehen.

4. Optimierung des Vertragswesens

Einrichtung eines Softwarelizenzvertrag-Registers und einer Vertragsarchivierung. Erhöhte Transparenz und schnelle Verfügbarkeit von Vertragsinhalten, wie zu der Einräumung der Nutzungsrechte (Nutzungsumfang) an der Software.

5. Konsolidierung und Standardisierung der Software

Prüfung einer möglichen Konsolidierung der eingesetzten Softwareprodukte. Je geringer die Anzahl der im Unternehmen eingesetzten Softwareprodukte, desto einfacher das Software-Controlling.

6. Transparenz der Softwareüberlassungs- (Lizenz-) Verträge

Die IT-Abteilung und die Geschäftsbereiche müssen die Verträge, insbesondere den Nutzungsumfang und Lizenzmetriken der Software, kennen und verstehen.

7. Registrierung und Inventarisierung der Softwarelizenzen und der Hardware

Übersicht über die vorhandene/n Software/-Lizenzen und Hardware erstellen. Regelmäßiger Abgleich der Daten.

8. Einführung von Richtlinien zur Softwarebeschaffung und Softwarenutzung

Verbindliche Richtlinien zur Softwarebeschaffung, Softwareverteilung,Softwareinstallation und Softwarenutzung verschaffen Rechtsklarheit und –sicherheit sowie Kostentransparenz beim Management und den Mitarbeitern.

9. Schulung der Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter muss sich über die Bedeutung des Lizenzmanagements bewusst sein. Vermeidung einer rechtsmissbräuchlichen Softwarenutzung.

10. Planung und Einsatz eines Messtools/Client-Management-Systems

Ein zentral gesteuerter Prozess bzw. Mess-Skripte und –Routinen liefern kontinuierlich aktuelle Daten über die installierte Software bzw. das Nutzungsverhalten der Anwender.

11. „Selbst-Audits“ durchführen

Regelmäßige „Selbst-Audits“ – bei Bedarf mit externer Unterstützung von Spezialisten – vermeiden bzw. minimieren wirtschaftliche und rechtliche Risiken.

12. Archivierung der Lizenznachweise und Datenträger

Eine sichere Aufbewahrung der Lizenznachweise und Datenträger, auf die bei Bedarf, wie bei einem Software-Audit, jederzeit („auf  Knopfdruck“) durch den den Lizenz-verantwortlichen (Lizenzmanager) zugegriffen werden kann.

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook.