FAQ zur Ablieferung von eBook-Pflichtexemplaren bei staatlichen Bibliotheken

Vor allem im Do-it-yourself- sowie im Coaching- und Seminarbereich stehen selbst verlegte elektronische Schriftwerke hoch im Kurs und werden in Form von Anleitungen, Leitfäden und Ratgebern gehandelt. Unbekannt ist vielen eBook-Autoren hierbei aber, dass ihre Werke zur Archivierung grundsätzlich bei der deutschen Nationalbibliothek und je nach Standort gegebenenfalls auch bei der Landesbibliothek des Wohnsitzbundeslandes als sog. „Pflichtexemplare“ abzuliefern sind. Was es mit dieser Ablieferungspflicht auf sich hat und wie sie umzusetzen ist, zeigen wir in diesen FAQ.

A. Grundlegendes zur Ablieferungspflicht für Medienwerke

Zur Sammlung, Katalogisierung und zur Sicherung der Verfügbarkeit für nachfolgende Generationen sind Medienwerke, also alle Darstellungen in Schrift, Bild und Ton, sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene in Form von sogenannten Pflichtexemplaren an die zuständigen Bibliotheken abzuliefern.

Betroffen sind grundsätzlich nicht nur körperliche Werke, sondern auch reine Digitalformate.

Die Pflicht zur Ablieferung bedeutet die kostenlose Zurverfügungstellung des Werkes gegenüber den empfangsberechtigten Bibliotheken.

Auf Bundesebene ist dies die Deutsche Nationalbibliothek, für welche die Ablieferungspflicht im Gesetz über die deutsche Nationalbibliothek (DNBG) und der Pflichtablieferungsverordnung (PflAV) geregelt ist.

Auf Landesebene sind nach den jeweiligen Landesmediengesetzen und/oder -verordnungen grundsätzlich die Landesbibliotheken zuständig.

Obwohl die Ablieferung von Pflichtexemplaren an staatliche Bibliotheken nicht nur Bücher, sondern auch Zeitungen, Karten, Musikalien, Musiktonträger und Hörbücher adressiert, soll sich der vorliegende Beitrag auf die Ablieferung digitaler Schriftwerke (eBooks) konzentrieren.

B. Die Ablieferung von eBooks bei der Deutschen Nationalbibliothek

I. Welche eBooks sind ablieferungspflichtig?

Bei der Deutschen Nationalbibliothek sind gem. § 2 Nr. 1 DNBG grundsätzlich sämtliche eBooks (als Kategorie sog. „unkörperlicher Medienwerke“) abzuliefern, die

• in Deutschland veröffentlicht werden
• im Ausland, aber in deutscher Sprache veröffentlicht werden
• im Ausland als Übersetzungen deutschsprachiger Werke veröffentlicht werden
• im Ausland als fremdsprachige Werke über Deutschland veröffentlicht werden

Nach § 9 der PFlAV sind aber eBooks bestimmten Inhalts bzw. für bestimmte Zwecke von der Ablieferungspflicht befreit.

Dies sind eBooks,

• die nur unter Personen oder Institutionen verteilt werden, für die sie gemäß Gesetz oder Satzung bestimmt sind
• mit ausschließlich amtlichem Inhalt, die von Kreisen, Gemeinden und Gemeindeverbänden veröffentlicht werden
• in Form von Akzidenzen, die lediglich gewerblichen, geschäftlichen oder innerbetrieblichen Zwecken, der Verkehrsabwicklung oder dem privaten, häuslichen oder geselligen Leben dienen (bspw. Produktkataloge, Werbeprospekte, Fotoalben)
• die als Spiele konzipiert sind
• die nur einer privaten Nutzergruppe zugänglich gemacht sind, die aber nicht gehandelt werden

II. Sind nur eBooks mit ISBN-Nummer ablieferungspflichtig?

Nein, die ISBN-Nummer steht mit der Ablieferungspflicht nicht in Zusammenhang.

Ablieferungspflichtig ist, sofern nicht eine Befreiung nach den o.g. Grundsätzen vorliegt, jedes elektronische Schriftwerk.

III. Sind digitale Anleitungen, Leitfäden und Ratgeber ablieferungspflichtig?

Ja, derartige Werke zählen unabhängig vom Umfang grundsätzlich als ablieferungspflichtige unkörperliche Medienwerke.

Die Branche ist nicht relevant. Betroffen ist insofern sowohl der Handwerks- als auch der Coaching- und Beratungsdienstleistungssektor.

IV. Sind Kindle-eBooks ablieferungspflichtig?

Ja, auch Kindle-eBooks zählen, sofern Sie nicht im Einzelfall befreit sind (s.o.), zu den ablieferungspflichtigen digitalen Schriftwerken und müssen abgeliefert werden.

Dies gilt auch, wenn sie über den Service „Amazon Kindle Direct Publishing“ vertrieben werden.

Das Kindle-Dateiformat „MOBI“ wird von der Deutschen Nationalbibliothek allerdings nicht akzeptiert und das Werk muss vorher in ein PDF oder EPUB-Format konvertiert werden.

V. Wer ist zur Ablieferung verpflichtet?

Ablieferungspflichtig sind nach § 15 DNBG alle Unternehmen, Institutionen oder Personen,

• die das Recht haben, das Medienwerk zu verbreiten oder öffentlich zugänglich zu machen (also Verlage, herausgebende Stellen oder Selbstverleger) und
• die ihren Sitz, eine Betriebsstätte oder ihren Hauptwohnsitz in Deutschland haben

VI. Wer trägt die Kosten für die Ablieferung?

Die Ablieferung muss durch den Verpflichteten auf eigene Kosten erfolgen.

VII. Ergeht eine Ablieferungsaufforderung oder ist unaufgefordert abzuliefern?

Die Ablieferung muss auch Initiative des Verpflichteten unaufgefordert erfolgen. Offizielle Aufforderungen ergehen nicht.

VIII. Muss ein eBook auch dann abgeliefert werden, wenn es gleichzeitig als Druckwerk erscheint?

Ja, auch dann muss das eBook separat abgeliefert werden. Die Pflicht zur Ablieferung besteht sowohl für das Druckerzeugnis als auch für das eBook.

IX. Welche Dateivoraussetzungen müssen eBooks für die Ablieferung erfüllen?

Ablieferungsfähig sind ausschließlich folgende Dateiformate:

• PDF
• EPUB
• ZIP

Die Deutsche Nationalbibliothek bevorzugt die Ablieferung im PDF-Format.

X. Binnen welcher Frist muss abgeliefert werden?

Gemäß § 14 Abs. 4 DNBG muss die Ablieferung innerhalb einer Woche seit Beginn der Verbreitung oder öffentlichen Zugänglichmachung des eBooks erfolgen.

Wird das eBook zum Verkauf angeboten, ist das Datum der Marktbereitstellung entscheidend.

XI. Wie erfolgt die Ablieferung konkret?

Für die Ablieferung ist eine einmalige Registrierung im Online-Portal der Deutschen Nationalbibliothek erforderlich.

Nach abgeschlossener Registrierung kann die Ablieferung über ein Webformular erfolgen, in welchem die notwendigen Daten zur Publikation eingetragen werden können und diese hochgeladen werden kann.

Eine Anleitung zur Registrierung und Online-Ablieferung stellt die Deutsche Nationalbibliothek hier bereit.

XII. Was sollte bei Unsicherheit über eine Ablieferungspflicht getan werden?

Besteht Unsicherheit darüber, ob ein eBook unter die Ablieferungspflicht fällt, sollte stets im Sinne einer Ablieferung entschieden werden.

Die Nutzung der Systeme der Deutschen Nationalbibliothek zur Ablieferung von Werken, die tatsächlich von Ablieferungspflichten befreit wären, ist unschädlich. Die Bibliothek sortiert nicht erfassungsfähige oder -werte Werke selbst aus.

Die unterbleibende Ablieferung eines eigentlichen ablieferungspflichtigen Werks ist dahingegen eine ahndbare Ordnungswidrigkeit.

XIII. Was droht bei Verstößen gegen die Ablieferungspflicht?

Wer als Verpflichteter ein eBook nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abliefert, begeht nach § 19 DNBG eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 10.000€ geahndet werden kann.

C. Die Ablieferung von eBooks bei den Landesbibliotheken der Bundesländer

I. Welche Bundesländer sehen eine eigene Ablieferungspflicht für eBooks vor?

Einige Bundesländer etablieren landesrechtliche Ablieferungspflichten nur für körperliche Werke, nicht aber für eBooks.

Folgende Bundesländer sehen aber wie beschrieben die Ablieferung eines eBook-Pflichtexemplars an die Landesbibliothek(en) vor:

II. Wonach richtet sich, an welche Landesbibliothek abzuliefern ist?

Dies richtet sich nach dem Wohn- bzw. Geschäftssitz.

Es ist an die Landesbibliothek abzuliefern, in deren Einzugsgebiet die Ansässigkeit besteht.

III. Welche Konsequenzen drohen bei Verstoß gegen die Ablieferungspflicht auf Landesebene?

Die einzelnen Landesrechtlichen Gesetze stufen die unterbleibende, unvollständige oder nicht rechtzeitige Ablieferung von eBooks ebenfalls als Ordnungswidrigkeit ein, die mit teilweise hohen Bußgeldern (im Einzelfall bis zu 25.000€) verfolgt werden kann.

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