von RA Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht)

Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails

News vom 13.07.2007 | 1 Kommentar 

Serie der IT-Recht Kanzlei zu den Themen E-Mailarchivierung und IT-Richtlinie Hinweis: Interessante weiterführende Informationen zum Thema hat die IT-Recht Kanzlei in ihrem Beitrag "Serie der IT-Recht Kanzlei zu den Themen E-Mailarchivierung und IT-Richtlinie" veröffentlicht.

F. Fazit

Der Gesetzgeber hat sich zum Ziel gesetzt, mittels einer ganzen Reihe von gesetzlichen Bestimmungen einen rechtlich verbindlichen Verhaltenskodex (s. dazu oben unter Abschnitt III) zu schaffen, um den Unternehmer zu einem gewissenhaften Risikomanagement, also dem planvollen Umgang mit unternehmerischen Risiken zu „erziehen”.

Das Thema „E-mail Archivierung” stellt im Zusammenhang mit dem IT-Risikomanagement zwar nur ein Teilaspekt dar, gerade dieser aber in den letzten Jahren hohe Wellen geschlagen. So verlangt das Gesetz bereits seit ein paar Jahren vom Unternehmer, dass E-Mails, die in Bezug zu Rechtsgeschäften stehen oder sonst wie steuerrechtlich relevant sind, nach handelsrechtlichen sowie steuerrechtlichen Anforderungen mehrere Jahre ordnungsgemäß zu archivieren sind. Aus diesem Grund tut jedes Unternehmen gut daran, elektronisch gespeicherte Mitteilungen revisionssicher und in einer Art und Weise zu speichern und zu indexieren, die den permanenten und schnellen Zugriff erlaubt („Allzeit-Verfügbarkeit”) und die Integrität der Daten gewährleistet.

Angesichts der Probleme, die eine private Nutzung der betriebseigenen IT-Infrastruktur mit sich bringen kann ist es erstaunlich, dass nur die wenigsten Unternehmen (manchen Umfragen zufolge nur ca. 30 %) die private Nutzung von E-Mail und Internet durch ihre Angestellten regeln. So wird in den meisten Unternehmen die private Nutzung der unternehmenseigenen Kommunikationseinrichtungen auch für private Zwecke gestattet bzw. zumindest stillschweigend geduldet. Viele Unternehmen scheinen sich dabei jedoch über die daraus resultierenden rechtlichen Konsequenz nicht im mindesten im Klaren zu sein – insbesondere auch in Hinsicht der E-Mail Archivierungspflicht.

Aus dem Grund hat in jedem Unternehmen unmissverständlich (!) klar definiert zu sein, in welchem Umfang die Nutzung der betriebsinternen Kommunikationseinrichtungen zu privaten Zwecken zulässig ist oder auch nicht. Denkbar wäre in diesem Zusammenhang etwa, ausschließlich das private Telefonieren zuzulassen, jedoch nicht das private Surfen. Es empfiehlt sich insoweit, entsprechende Unternehmensrichtlinien auszuarbeiten, die sodann jeder (!) Mitarbeiter zu unterschreiben hat. Insbesondere haben diese Richtlinien auch für den Fall von Verstößen Sanktionen vorzusehen.

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