von RA Patrick Prestel

Warum, was, wie und wie lange? Die FAQ zur E-Mail-Archivierung Teil 1

News vom 09.03.2011, 15:43 Uhr | Keine Kommentare

8. Gibt es ein Gesetz, welches die Art und Weise der E-Mail-Archivierung vorschreibt?

Ein Gesetz, welches sämtliche gesetzlichen Regelungen mit Bezug zur Archivierung von E-Mails zusammenfassen würde gibt es nicht. Vielmehr hat man sich die entsprechenden Regelungen mühsam aus verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen zusammenzusuchen. Dies wird wohl auch ein Grund mit dafür sein, dass sich viele Unternehmer noch immer nicht darüber im Klaren sind, dass der Gesetzgeber sie in bestimmten Fällen konkret zur Errichtung einer effizienten und vor allem sicheren Archivierung von E-Mails verpflichtet hat. Nur wer einen Überblick über die relevanten Gesetze und Verordnungen hat und ein geeignetes Sicherheitskonzept verfolgt, kann sich hier vor rechtlichen Konsequenzen schützen. Folgende rechtliche Vorgaben wären im Zusammenhang mit der E-Mail Archivierungspflicht beispielsweise zu nennen:

• das Handelsgesetzbuch (HGB)

• das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

• das Telekommunikationsgesetz (TKG)

• das Aktiengesetz (AktG)

• das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)

• Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)

• die Abgabenordnung (AO)

• die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

• vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.

• Basel II

• der Sarbanes-Oxley Act (es gibt weltweit tausende von Compliance-Regeln).

Insbesondere aus dem HGB und der AO lassen sich in Deutschland zu Fragen der E-Mail Archivierung unmittelbare Handlungsverpflichtungen ableiten, wobei im Folgenden unterschieden werden soll zwischen der Aufbewahrung der ausgehenden elektronischen Mitteilungen (die „Ausgangspost”) sowie der eingehenden elektronischen Mitteilungen (die „Eingangspost”).

9. Welche ausgehende elektronische Post (also etwa E-Mails) ist zu archivieren?

E-Mails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, müssen gemäß § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) archiviert werden; Ebenso sind gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) sonstige E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug aufzubewahren.

10. Wann sind E-Mails als Handelsbriefe einzustufen?

In 238 Abs. 2 (HGB) schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten „Handelsbriefe” zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren (sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei). Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches „der Vorbereitung, den Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts” (vgl. Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen. Dazu gehören etwa

• Aufträge (auch Änderungen und Ergänzungen)

• Auftragsbestätigungen,

• Versandanzeigen,

• Frachtbriefe,

• Lieferpapiere,

• Reklamationsschreiben

• Rechnungen und

• Zahlungsbelege sowie

• schriftlich gefasste Verträge.

Nicht dazu gehören z.B.

• unverbindliche Werbeschreiben,

• simple Kontakt-E-Mails des Vertriebes etc.

11. Sind auch rein interne E-Mails Handelsbriefe?

Nein. Denn Handelsbriefe haben Außenwirkung, das heißt, sie müssen von einem Dritten gesendet oder empfangen werden. Dritter ist aber nur, wer nicht zum Unternehmen gehört, z.B. der Vertragspartner des Unternehmens.

12. Für wenn gilt die Archivierungspflicht für Handelsbriefe nach § 238 II HBG?

Die E-Mail Archivierungspflicht gilt dabei für jeden Kaufmann (vgl. §§ 1,2,3 HGB), für alle Handelsgesellschaften (GbR, OHG, KG), für die eingetragene Genossenschaft sowie für die juristischen Personen (GmbH, AG). Dagegen gilt die E-Mail Archivierungspflicht nicht für Nichtkaufleute, dh Kleingewerbetreibende und Freiberufler, wie z.B. Ärtze, Zahnärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Künstler, Musiker, Schauspieler etc.

13. Wie lange sind Handelsbriefe zu archivieren?

Gemäß § 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufenden E-Mails sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Nach Ablauf der Frist brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.

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