von RA Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht)

"Die rechtlich zwingende Archivierung von e-Mails - was sollte durch eine IT-Betriebsvereinbarung geregelt werden?"

News vom 04.10.2007, 13:08 Uhr | 2 Kommentare 

Serie der IT-Recht Kanzlei zu den Themen E-Mailarchivierung und IT-Richtlinie Hinweis: Interessante weiterführende Informationen zum Thema hat die IT-Recht Kanzlei in ihrem Beitrag "Serie der IT-Recht Kanzlei zu den Themen E-Mailarchivierung und IT-Richtlinie" veröffentlicht.

Verunsicherung auf Seiten der Arbeitnehmer:

 

Aber auch der Arbeitnehmer machen sich so seine Gedanken:

Beispiel:

--> Ein kurzer nervöser Blick ins Online-Bankingkonto, ein kleiner Mailaustausch mit der Freundin, noch eine CD bei Amazon gekauft und sich bei spiegel online informiert. Auch wenn das alles nicht lange dauern muss, inwieweit ist man dazu überhaupt während der Arbeitszeit berechtigt – gerade wenn es keine klaren Vorgaben des Chefs gibt?

Zusammengefasst geht es also im wesentlichen um folgende zwei Fragestellungen, auf die ich im Rahmen meines weiteren Vortrages eingehen möchte:

Fragestellung Nr. 1: Wie sind die gesetzgeberischen Vorgaben hinsichtlich der E-Mail Archivierungspflicht konkret ausgestaltet?

Fragestellung Nr. 2: Eng damit verbandelt ist die Frage, wie denn nun die E-Mail Archivierung in der Praxis tatsächlich umgesetzt werden kann. Was hat der Unternehmer konkret zu tun, um seinen rechtlichen Pflichten nachzukommen, ohne, dass er sich im Gestrüpp der zum Teil diametral entgegenstehenden rechtlichen Vorgaben (nämliche einmal die Pflicht zur Archivierung von Daten und zum anderen das Datenschutzrecht) verheddert? Wie ist hier sein rechtlicher Spielraum ausgestaltet – etwa im Rahmen einer IT-Betriebsvereinbarung?

Zur Fragestellung Nr. 1:

Worum geht es also bei der E-Mail Archivierungspflicht? Ganz einfach: Wie es auch schon der Gesetzgeber bereits seit geraumer Zeit unermüdlich, fast schon gebetsmühlenartig in allerlei Gesetzen, „Verhaltensregeln“ etc. wiederholt, sind E-Mails, die in Bezug zu Rechtsgeschäften stehen oder sonst wie steuerrechtlich relevant sind, nach handelsrechtlichen sowie steuerrechtlichen Anforderungen mehrere Jahre lang, revisionssicher zu archivieren.

Wieso legt sich hier der Gesetzgeber so ins Zeug? Ganz einfach: Noch immer wird in vielen Unternehmen die E-Mail in ihrer rechtlichen Bedeutung vollkommen unterschätzt, nicht wirklich ernst genommen bzw. oft auch als eher relativ unverbindlich eingeschätzt. Dies völlig zu Unrecht, schließlich kommt der in einer E-Mail enthaltene Erklärung bzw. Information im Geschäftsverkehr im Prinzip dieselbe rechtliche Bedeutung zu wie ihr Pendant in Papierform. Ja, meiner Erfahrung nach, sind in vielen (meist rechtlich nicht betreuten) Projekten E-Mails überhaupt die einzige Möglichkeit, um

- etwa Absprachen zwischen den Streitparteien,

- vereinbarte Milestones von Projekten,

- Verantwortlichkeitsverteilungen,

- möglichen Change-Requests,

- Dokumentationen von Geschäftsvorfällen,

- Protokolle zu Meetings,

- Terminsverschiebungen etc.

nachweisen zu können – gerade auch vor Gericht.

Dies hat schon vor Jahren der Gesetzgeber erkannt, der nun den Unternehmer dazu anhalten möchte, wichtige elektronische Mitteilungen revisionssicher und in einer Art und Weise zu speichern und zu indexieren, die insbesondere

- den permanenten und schnellen Zugriff erlaubt („Allzeit-Verfügbarkeit“) und

- die Integrität der Daten gewährleistet.

Eine Mail darf also nicht einfach mehr in der Verfügungsgewalt des einzelnen Mitarbeiters gelassen oder gar gelöscht werden, sondern es ist im Gegenteil zumindest theoretisch jeweils im Einzelfall zu prüfen, ob sie nicht über Jahr hinaus aufwendig zu archivieren ist. Gerade die letzte Vorgabe (also die E-Mail Archivierungspflicht) möchte der Gesetzgeber ernst genommen wissen und dementsprechend beeindruckend ist die gesetzliche Drohkulisse - die Palette möglicher Sanktionen bei einer nur mangelhaften E-Mail Archivierung ist beeindruckend lang.

So kann etwa eine nur mangelhafte E-Mail Archivierung

- als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung gewertet werden.

- unter Umständen gar strafrechtlich geahndet werden.

- zu Schadensersatzansprüchen führen.

- eine persönliche Haftung der Geschäftsführung nach sich ziehen.

- und und und…

Hinsichtlich der Einzelheiten darf ich Sie hier auf unser eBook mit dem Titel „Gesetzliche Archivierungspflicht von E-Mails“ verweisen, welches kostenlos auf unserer Homepage www.it-recht-kanzlei.de abrufbar ist.

Wie sieht nun der Rechtsrahmen der elektronischen Archivierung von E-Mails aus?

Der Gesetzgeber möchte bez. der E-Mail Archivierungspflicht genommen werden und dann sollte man ihn auch erst nehmen und sich einmal kurz mit den gesetzlichen Vorgaben im Einzelnen auseinandersetzen.

Nur, bereits hier wird es dem Unternehmer nicht wirklich leicht gemacht. Ein Gesetz, welches sämtliche gesetzlichen Regelungen mit Bezug zur Archivierung von E-Mails zusammenfassen würde gibt es nicht. Vielmehr hat man sich die entsprechenden Regelungen mühsam aus den verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen zusammenzuklauben.

Da wären etwa folgende Gesetze (bzw. rechtliche Vorgaben) zu nennen:

- das Handelsgesetzbuch (HGB).

- das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

- das Telekommunikationsgesetz (TKB).

- das Aktiengesetz (AG)

- das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG),

- Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KontraG).

- die Abgabenordnung (AO).

- die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

- die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssystem)

- vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.

- Basel II.

Sinn meines Vortrages ist nun aber nicht Sie noch weiter zu verwirren, so dass ich Ihnen die folgenden wichtigsten Handlungsverpflichtungen zusammenfassen möchte:

1. Das Handelsgesetzbuch verlangt, dass eine Kopie aller abgesendeten sowie eingegangenen „Handelsbriefe“ sicher aufzubewahren ist. Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches „der Vorbereitung, den Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts“ dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen.

Dazu gehören etwa

- Aufträge (auch Änderungen und Ergänzungen)

- Auftragsbestätigungen,

- Versandanzeigen,

- Frachtbriefe,

- Lieferpapiere,

- Reklamationsschreiben

- Rechnungen und

- Zahlungsbelege sowie

- schriftlich gefasste Verträge.

2. Neben den Handels- oder auch Geschäftsbriefen sind auch all diejenigen abgesandten E-Mails aufzubewahren, die in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung sind (vgl. § 147 AO). Das können insbesondere E-Mails sein, die folgende Inhalte enthalten:

- Inventare,

- Jahresabschlüsse,

- Lageberichte,

- die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen,

- die empfangenen aber auch abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,

- Buchungsbelege

- sonstige Inhalte, für die Besteuerung von Bedeutung sind.

3. Wenn ich von einer „sicheren Aufbewahrung spreche“ meine ich damit, dass

- jede E-Mail unveränderbar zu archivieren ist und zwar auch mit Anlagen, wenn etwa die jeweiligen Mail ohne die zugehörigen Anlagen nicht verständlich ist.

- jede E-Mail mit geeigneten Retrievaltechniken (zum Beispiel durch das Indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein muss.

- keine E-Mail darf während ihrer vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können darf.

- jede E-Mail in genau der gleichen Form, wie sie erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können muss.

- alle E-Mails zeitnah wiedergefunden werden können müssen.

Übrigens, das Gesetz hält sich hier bewusst zurück bzw. privilegiert keine bestimmte Speichertechnologie. Es kommt nur darauf an, dass eine fälschungssichere sowie dauerhafte Speicherung der Daten in elektronischer Form gewährleistet wird.

4. Zur Dauer der Archivierungspflicht sollte man sich die folgende Faustregel merken:

- Gemäß § 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufende E-Mails sechs Jahre aufzubewahren.

- Sollten die E-Mails dagegen Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder auch Lageberichte enthalten, betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre.

Mein Tipp: Speichern Sie einfach alle relevanten Mails 10 Jahre lang, so ersparen Sie sich einen großen organisatorischen Aufwand.

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