Lösungsmöglichkeiten zum Konflikt der E-Mailarchivierung mit dem Fernmeldegeheimnis und dem Datenschutz (6. Teil der neuen Serie der IT-Recht Kanzlei zu den Themen E-Mailarchivierung und IT-Richtlinie)

von RA Patrick Prestel und RA Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht) , 29.06.2010, 12:31 Uhr

Im Teil 6 der neuen Serie der IT-Recht Kanzlei zum Thema E-Mail Archivierung zeigen wir Ihnen mehrere Möglichkeiten auf, wie die Konflikte mit dem Fernmeldegeheimnis und dem Datenschutz bei E-Mailarchivierung gelöst werden können.

Wie bereits an anderer Stelle ausgeführt, bringt die Gestattung der privaten Nutzung der betriebseigenen IT-Infrastruktur durch die Mitarbeiter nicht zu unterschätzende rechtliche Komplikationen mit sich – gerade was auch die Archivierung von E-Mails anbelangt. Aus dem Grund sollte man sich gut überlegen, ob überhaupt und - wenn ja, - in welcher Art und Weise man die private E-Mail Kommunikation am Arbeitsplatz gestatten sollte.

Im Folgenden sollen praxisnahe Lösungen aufgezeigt und im Hinblick auf die E-Mail-Archivierungsanforderungen rechtlich beleuchtet werden:

1. Möglichkeit = Totalverbot des Einsatzes von E-Mails zu privaten Zwecken im Unternehmen

a.) Kein Konflikt mit Fernmeldegeheimnis und Datenschutz

Zumindest aus rechtlicher Sicht scheint diese Lösung die ideale: das Unternehmen wird nicht zum Telekommunikationsanbieter mit der Folge, dass das Fernmeldegeheimnis nicht gilt. Zudem kann auch datenschutzrechtlich die Archivierung gerechtfertigt werden (siehe Teil 5 dieser Serie). So können Rechtsunsicherheiten für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer vermieden und SPAM-Filter, Vertretungszugriffe, Archivierung und Kontrollen einer missbräuchlichen Nutzung ermöglicht werden. Das Unternehmen hat dann das Recht, beliebig und unbegrenzt auf die E-Mails der jeweiligen Mitarbeiter zu archivieren.

b) Kommunikation des Verbots

Das Verbot sollte im Unternehmen aus Rechtssicherheitsgründen unbedingt kommuniziert werden. Zwar kann ein Arbeitnehmer laut dem Bundesarbeitsgericht nicht von der Erlaubnis der privaten Nutzung ausgehen, wenn keine Regelung vorliegt oder diese nicht kommuniziert wurde. Denn der Arbeitgeber allein bestimmt die Art der Verwendung der betrieblichen Mittel. Die Bereitstellung eines Internetzugangs bedeutet nicht, dass der Arbeitgeber auch stillschweigend die private Nutzung gestattet. Der Arbeitnehmer muss grundsätzlich davon ausgehen, dass er die betrieblichen Mittel nur zu betrieblichen Zwecken einsetzen darf. Aber für die Rechtssicherheit aller Beteiligten ist die Klarstellung sehr zu empfehlen.

c. Schriftliche Niederlegung des Verbots

Zu beachten wäre, dass das E-Mail Verbot aus Beweisgründen in jedem Fall schriftlich fixiert werden sollte, etwa durch

* entsprechende Richtlinien betreffend der Nutzung der firmeneigenen IT-Infrastruktur,
* Betriebsvereinbarungen,
* Einverständniserklärungen der Belegschaft oder gar
* den individuellen Anstellungsvertrag.

d. Durchsetzung des Verbots in der Praxis

Das Verbot ist auch in der Praxis durchzusetzen. Untersagt nämlich ein Arbeitgeber die private Nutzung von E-Mails, ohne dies dann regelmäßig zu kontrollieren und zu unterbinden, kann sich das Verbot in eine Duldung "umwandeln".

Der Arbeitnehmer hat nach einer Weile der Duldung (sog. betriebliche Übung) einen Anspruch auf die Leistung, hier die Privatnutzung. Der Annahme einer Duldung durch den Arbeitgeber steht zudem nicht entgegen, dass er bei Duldung seinen Archivierungspflichten ohne Verstoß gegen das Fernmeldegeheimnis nicht nachkommen kann. Denn wenn er Kenntnis von der privaten Nutzung hat und nicht dagegen vorgeht, dann kann zu Recht angenommen werden, dass er seine eigenen Pflichten billigend verletzt. Regelmäßig wird darüber gestritten, ob der Arbeitgeber wirklich Kenntnis von der Nutzung hatte und in welchem Umfang er die Nutzung duldete.

Um dem vorzubeugen, sind regelmäßig Kontrollen vorzunehmen und auch für den Fall von Verstößen Sanktionen vorzusehen, die in besonderen Fällen bis zu einer (verhaltensbedingten) Kündigung reichen können.

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