Kontrollpflicht und Zertifizierung bei Bio-Produkten – Eine Kurzanleitung

Nach der Erkenntnis, dass man als Händler von Bio-Produkten der Kontrollpflicht unterliegt, stellt sich die Frage: Was nun? Hier ein Leitfaden, der bei der Zertifizierung helfen kann.

1. Unternehmensprofil prüfen – unter welchen Kontrollbereich fällt das Unternehmen bzw. die angestrebte „Bio-Tätigkeit“?

Die Zulassung erstreckt sich auf verschiedene Kontrollbereiche, die sich je nach Tätigkeitsfeldern unterscheiden:

• A- Erzeugung von Pflanzen, pflanzlichen Erzeugnissen, Tieren und oder tierischen Erzeugnissen undoder
• B- Einheiten für die Aufbereitung von pflanzlichen und tierischen Erzeugnissen sowie von aus pflanzlichen und tierischen Erzeugnissen bestehenden Lebensmitteln und/oder
• C- Einfuhr von Pflanzen, pflanzlichen Erzeugnissen, Tieren, tierischen Erzeugnissen sowie von aus pflanzlichen und/oder tierischen Erzeugnissen bestehenden Lebensmitteln aus Drittländern und/oder
• D- Einheiten, die in die Erzeugung, Aufbereitung oder Einfuhr von Erzeugnissen gemäß Artikel 1 Absatz 1 einbezogen sind und die die damit verbundenen Tätigkeiten ganz oder teilweise an Dritte vergeben haben.
• E- Einheiten für die Aufbereitung von Futtermitteln, Mischfuttermitteln und Futtermittel-Ausgangserzeugnissen.
• H- Handelsbetriebe die ausschließlich lagern und vermarkten. Hierzu haben die meisten Kontrollstellen eine Zulassung.

Hinweis: Vom Kontrollbereich „B“ ist Kontrollbereich „H“ mitumfasst.

2. Kontrollstelle raussuchen

Übersichtliche offizielle Liste: http://www.oekolandbau.de/service/adressen/oeko-kontrollstellen/

Zu beachten:
- unterschiedliches Preis- und Leistungsspektrum
- unterschiedliche Modalitäten (angekündigte/unangekündigte Kontrollen)
- unterschiedliche Einschätzung des zeitlichem Umfangs der Erstkontrolle
- unterschiedliche Kontrollbereiche

3. Informationen anfordern und Angebote erstellen lassen

So unterschiedlich die Unternehmen sind, so unterschiedlich sind die Varianten und Anforderungen, die schon vor Angebotserstellung gestellt werden. Einige Kontrollstellen brauchen für die Angebotserstellung schon die genaue Unternehmensbeschreibung und Handelsregistereintrag, andere senden Ihnen schon mal ein unverbindliches Angebot und Informationsmaterial zu.

Während einige rein den postalischen Weg nutzen, bekommen Sie bei anderen Stellen die Informationen schnell als pdf im Mail-Anhang. Achten Sie bei den Vertragsentwürfen immer darauf, inwieweit das Kontrollunternehmen auf den Datenschutz berücksichtigt – schließlich müssen Sie sensible Daten offen legen.

4. Vertrag mit Kontrollstelle abschließen, Termin für Erstkontrolle vereinbaren

Nach Vertragsschluss ist es wichtig, den Kontrolltermin genau vorzubereiten, denn je gewissenhafter Ihre Vorbereitungen sind, desto schneller kann die Erstkontrolle abgeschlossen werden, was für Sie bares Geld bedeutet. Jede Kontrollstelle hat eigene Wünsche, welche Unterlagen wie aufbereitet sein sollen, so dass Sie sich im Vorfeld informieren und explizit nachfragen sollten.

5. (Erst-)Kontrolltermin

Die Kontrolleure vereinbaren den Inspektionstermin mit einem verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens direkt. Dies kann der Betriebsleiter, Inhaber oder jeder andere Miterbeiter sein. Voraussetzung ist, dass dieser Einsicht in den Ablauf und die Akten gewähren und verbindlich Auskünfte erteilen kann.

Natürlich stehen die Kontrolleure auch für Fragen zur Verfügung.

Drei Bereiche werden bei der Kontrolle wesentlich sein: 1. Produktions- und/oder Lagerstätten, 2. Buchhaltung/Verwaltung 3. Produktkennzeichnung/Warenüberprüfung

Wie wird kontrolliert?

Beim Termin selbst sind die Buchhaltungsunterlagen bereit zu halten und sämtliche Dokumente, die Warenein- und Ausgang, Zertifizierung der Lieferanten etc. betreffen. (siehe auch Punkt 6.Dokumentation) Hierzu zählen auch alle Grunddaten des Betriebs.

Insbesondere sind dies:

• Organigramm der verantwortlichen Mitarbeiter
• Gesamtartikelliste
• Rezepturen der Bio-Waren
• Lieferantenliste
• Kundenliste
• Grundrisspläne
• Fließdiagramm
• Mengenflussnachweise
• Etiketten der Bio-Waren
• Belege für Wareneingang, evtl. Zwischenlagerung und Warenausgang

Zu beachten ist auch, dass bei der Produktion (also auch dem bloßen Umpacken oder Mischen von fertigen Produkten) streng zwischen „Bio“ und anderen Produkten unterschieden werden muss. Das gilt auch schon im Hinblick auf die Lagerung (eigenes Regal für Bio-Produkte).

Der Umfang der Kontrolle und die Dauer der Inspektion hängt natürlich auch immer vom Unternehmensprofil ab – reine Händler benötigen beispielsweise keine Produktionsstätten.

Die Kontrolle umfasst:

• die Besichtigung sämtlicher Betriebsgebäude,
• eine Begutachtung der Flächen und Kulturen,
• die Überprüfung des Betriebsmittelzukaufs,
• eine Plausibilitätsprüfung der verkauften Mengen,
• die Überprüfung der Deklaration,
• gegebenenfalls eine Überprüfung der Trennung zwischen ökologischer und konventioneller Produktion,
• die Überprüfung der Vorgaben aus dem Umstellungsplan und der bei der letzten Inspektion erteilten Auflagen,
• die Überprüfung der Haltungssysteme bzw. Haltungsbedingungen der Tiere sowie der Fütterung,
• die Überprüfung der Rezepturen, des Rohwareneinkaufs und des Warenflusses in der Verarbeitung,
• die Einhaltung der Verbandsrichtlinien bei Verbandsbetrieben.

Die Ergebnisse der Kontrolle dokumentiert der Kontrolleur in einem Prüfbericht. Dieser wird vom Unternehmensmitarbeiter gegengezeichnet und eine Kopie verbleibt beim Unternehmen.
Der Bericht selbst wird in der Kontrollstelle ausgewertet, mit Erläuterungen und eventuell notwendigen Auflagen versehen und zusammen mit dem Zertifikat dem Unternehmen geschickt (Konformitätsbescheid).

Bitte beachten Sie: Neben den Hauptkontrollen erfolgen noch Stichprobenkontrollen, die in der Regel unangekündigt sind. Der erforderliche Prozentsatz variiert je nach Bundesland, liegt aber im Durchschnitt bei 10-20%.

6. Dokumentation des Mengen-/Warenflusses

Grundsatz: Jedes Produkt muss vom Ersterzeuger bis zum Verbraucher nachvollziehbar sein.

Von überaus großer Bedeutung ist daher beim Handel oder auch der Produktion von Bio-Produkten die Dokumentation. Neben der normalen buchhalterischen Dokumentation ist für ein zertifiziertes Unternehmen noch ein „Mehr“ gefordert.

Aus Ihren Unterlagen muss genau nachvollziehbar sein, woher das Unternehmen ein Produkt hat und wer dieses Produkt schließlich erworben hat. Dieser Warenfluss muss einwandfrei überprüfbar sein.

a. Wareneingang

Bei den Warenbegleitunterlagen muss darauf geachtet werden, dass beim Einkauf auf dem Lieferschein neben dem Wort „Bio“ auch die Kontrollstelle des Lieferanten angegeben ist. Wenn diese Angabe auf dem Lieferschein fehlt, müssen Sie dies unverzüglich rügen. Teilweise wird von den Kontrollstellen geraten, die Ware ganz zurückzuweisen, denn es ist in der Verantwortung des Unternehmers gegenüber seinen Kunden, dass die Warenkette lückenlos überprüfbar ist.

Weiter wird verlangt, dass Sie immer aktuelle Zertifikate der Lieferanten in Ihren Unterlagen haben. (Von einigen Unternehmen werden diese dann schon auf der Website zum Download bereitgestellt oder als Datei per E-Mail verschickt).

Ganz wichtig: Eine genaue Dokumentation des Warenflusses und die Überwachung der Lieferanten, dass diese immer aktuell lizenziert sind

b. Warenausgang

Beim  Warenausgang sind die formalen Anforderungen ähnlich gelagert: auch hier muss der Mengen- und Warenfluss nachvollziehbar sein.

Hier sind natürlich auch auf den Lieferscheinen und Rechnungen die Code-Nr und die Kennzeichnung als „Bio“ zu vermerken.

Tipp: Legen Sie sich einen „Bio-Ordner“ an, wo alle Zertifikate und die relevanten Lieferscheine abgeheftet sind.

7. Weiterer Verlauf

Wenn die Erstkontrolle erfolgreich verlaufen ist und Sie das Zertifikat in den Händen halten, müssen Sie eigentlich nur noch den „status quo“ erhalten bzw. die Auflagen und Anforderungen, die sich bei der Erstkontrolle ergeben haben, umsetzen.

Nach einigen Wochen Tätigkeit als zertifiziertes „Öko-Unternehmen“ erfolgt eine erneute Kontrolle, in der überprüft wird, ob die Anforderungen und Auflagen erfüllt sind.

Bei der jährlichen Kontrolle werden dann nur noch Veränderungen dokumentiert und der Warenfluss überprüft.

Noch wichtig zu wissen: Die Kontrollstellen sind berechtigt, Verstöße zu sanktionieren. Da sich der Unternehmer vertraglich verpflichtet hat, sind solche Sanktionen möglich. Der Katalog reicht von schriftlichen Vermerken, erhöhten Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht über zusätzliche kostenpflichtige Inspektionen und Probenentnahmen bis letztlich zum Entzug der Lizenz. Den Sanktionskatalog erhalten Sie meist schon mit dem Angebot und diese sind bei den Kontrollstellen im Wesentlichen gleich – doch lohnt sich ein Blick auf jeden Fall um auch abschätzen zu können, wie schnell wie intensive Sanktionen drohen.

8. Beispielangebot

Für den ersten Eindruck ein Beispielangebot für einen Händler, der der Gruppe „H“ unterfällt und nur einen geringen Umfang an Bio-Produkten hat.

a. Beispielkontrollstelle 1:

Grundpauschale pro Jahr: 105,00 €
Kontrollzeit: 65,00 €/Stunde
Organisationskosten: 90,00 € pauschal
(pro Kontrolltermine)

Für die Erstkontrolle wurden von der Kontrollstelle 2-3 Stunden geschätzt, so dass sich die Kosten in einem Rahmen von 310 – 390 € bewegen. Dies gilt zzgl. MwSt.

b. Beispielkontrollstelle 2:

Auch hier gilt: Kosten richten sich nach Aufwand.

Betriebsinspektion
(inkl. Vor- und Nachbereitung durch Kontrolleur und Berichterstellung)          108,50 €/Std

Fahrtkosten (anteilige Berechnung)
Strecke                         0,50   €/km
Zeit                              46,00 €/Std
Übernachtung/Spesen     62,00 €/Std
Kontrollstellen-Bescheide
Kontrollbestätigung         30,00 €
Auflagenbescheid            46,00 €
Sanktionsbescheid           100,00 €   
Verwaltung/Organisation                       46,00 €/Std

Im Angebot geschätzte Kosten 400 – 550 € pro Jahr zzgl. MwSt.

c. Beispielkontrollstelle 3

Kontrollpauschale:         200,00 € + Aufwand Kontrolleur
Kontrollzeit:                  60,00 €/Std
Zertifizierung                160,00 €

Geschätzter zeitlicher Aufwand für die Erstkontrolle 2 Stunden, daher ein Kostenrahmen von 480,00 € zzgl. MwSt.

9. Weitere Informationen

http://ec.europa.eu/agriculture/organic/home_de
http://www.oekolandbau.de/
http://www.lfl.bayern.de/iem/oeko/13423/

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