Hauptsache die Form stimmt! Ein Überblick zur gesetzlichen Schriftform

Ist die so genannte Schriftform gesetzlich vorgeschrieben, sind Erklärungen nur dann wirksam, wenn die schriftliche Form gewahrt ist. Wird zum Beispiel die Kündigung eines Arbeitsvertrages per E-Mail oder per Telefax ausgesprochen, ist sie ohne Wirkung. Auch Verträge, für die die Schriftform vorgeschrieben ist, sind in der Regel nichtig, wenn die Vertragspartner die Urkunde nicht mit ihrer Unterschrift versehen ...

1. Was bedeutet „Schriftform“?

Wird eine Willenserklärung nicht in der vorgeschriebenen Form abgegeben, ist sie in der Regel nicht wirksam. Zur Schriftform steht in § 126 BGB:

"(1) Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.
(2) Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen. Werden über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, so genügt es, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet.
(3) Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.
(4) Die schriftliche Form wird durch die notarielle Beurkundung ersetzt."

Die schriftliche Form ist also gewahrt in Fällen

• eigenhändiger Unterschrift,
• notariell beglaubigten Handzeichens,
• notarieller Beurkundung oder
• elektronischer Form, wenn deren Voraussetzungen vorliegen (s. unten Ziffer 3.).

Rechtsgeschäfte, die der durch Gesetz vorgeschriebenen Form nicht entsprechen, sind grundsätzlich nichtig (§ 125 BGB) .

2. Die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform

Durch Gesetz festgelegte Schriftformerfordernisse bilden eine Ausnahme, denn im täglichen Leben sind Erklärungen in den meisten rechtlichen Bereichen formlos gültig. Beispielsweise kommt auch ein nur mündlich abgeschlossener Vertrag in der Regel wirksam zustande.

In bestimmten Fällen ist die Schriftform allerdings zwingend, da gesetzlich vorgeschrieben. Dies ist z.B. der Fall

• bei der arbeitsrechtlichen Kündigung ( § 623 BGB) ;
• beim Abschluss eines Verbraucherdarlehensvertrages (§ 492 BGB) ;
• bei der Mitteilung über die Übernahme einer Hypothekenschuld (§ 416 BGB) ;
• bei einem Widerspruch des Mieters gegen eine Kündigung (§ 574 b BGB);
• bei einer Bürgschaft (§ 766 BGB) ;
• bei einem Schuldanerkenntnis (§ 781 BGB) .

Die Schriftform hat eine Beweis- und Klarstellungsfunktion, aber auch eine Warnfunktion, denn der Erklärende bzw. die Vertragspartner sollen durch die Wahrung der Form vor überhasteten Entscheidungen geschützt werden.

[Hinweis: Es gibt nicht nur gesetzliche Formvorschriften. Es kann auch eine vertraglich vorgeschriebene Schriftform geben, wenn die Vertragspartner das vereinbaren (so genannte gewillkürte Schriftform). Vertragsrelevante Erklärungen der Parteien sind dann bei einer wirksamen Schriftformabrede grundsätzlich nur dann wirksam, wenn sie der Schriftform entsprechen.]

3. Die elektronische Form

Ist die gesetzliche Schriftform erforderlich, muss die Urkunde von ihrem Aussteller bzw. von den Vertragspartnern eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden oder es muss eine notarielle Beurkundung stattfinden (§ 126 Abs.1, Abs. 4 BGB) .
Erklärungen per E-Mail, Telefax oder Computerfax entsprechen daher in Regel nicht der Schriftform.

• Erklärungen per Telefax: Erklärungen per Telefax entsprechen nicht der Schriftform, denn das Fax dient lediglich der Übermittlung. Der Empfänger erhält eine Unterschrift nur in Form einer Kopie, nicht das zur Wirksamkeit der Erklärung erforderliche Original.
• Erklärungen per E-Mail: Auch E-Mails entsprechen nicht der Schriftform. Denn E-Mails sind nur über das Internet übertragbare Nachrichten, die lediglich dann das Schriftformerfordernis erfüllen, wenn ein Ausdruck der E-Mail mit einer Unterschrift versehen ist.

Die schriftliche Form kann allerdings gemäß §§ 126 Abs.3, 126 a BGB durch die elektronische Form ersetzt werden.

Das elektronische Dokument muss dazu mit einer so genannten „qualifizierten elektronischen Signatur“ im Sinne des Signaturgesetzes versehen sein (§ 126 a BGB) und der Erklärungsempfänger muss mit der elektronischen Form einverstanden sein. Handelt es sich um einen Vertrag, müssen die Vertragsparteien jeweils ein gleichlautendes Dokument wirksam elektronisch signieren.

Hinweis: Nicht in jedem Fall kann die schriftliche durch die elektronische Form ersetzt werden. Beispielsweise ist das nicht möglich bei Bürgschaftserklärungen oder arbeitsrechtlichen Kündigungen.

4. Fazit

Sollte die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben sein, müssen deren Voraussetzungen erfüllt sein. Andernfalls ist die jeweilige Erklärung grundsätzlich nicht wirksam. So wäre es z.B. mit einem Telefax oder einer E-Mail in der Regel nicht getan.

Bei einem Vertrag ist es außerdem wichtig, dass die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgt (§ 126 Absatz 2 BGB) .

Ist die Schriftform nicht Wirksamkeitsvoraussetzung, sind Erklären per Telefax oder per E-Mail wirksam, auch mündliche Erklärungen. Aus Beweisgründen kann bei wichtigen Erklärungen aber z.B. ein per Einschreiben versandter, unterschriebener Brief oder bei Verträgen die Unterschriften der Vertragspartner dennoch sinnvoll sein.

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook.