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Es gibt nun Leute, denen macht es Spaß den Begriff „IT-Lizenzemanagement“ unglaublich aufzubohren. Nach deren Ansicht lässt sich das IT-Lizenzmanagement unterteilen in ein Technisches Lizenzmanagement, Assetmanagement, Vertragsmanagement, Finanzmanagement, Projektmanagement etc,etc,
Ich will es mir an dieser Stelle ein wenig einfach machen und nicht auf jeden dieser Unterarten eingehen, das wäre letztlich auch sehr trocken und wenig anschaulich. Vielmehr möchte ich Ihnen einmal von meinen eigenen Erfahrungen in diesem Bereich berichten. So hat unsere Kanzlei vor kurzem einem mittelständisches Unternehmen bei der Installation eines IT-Lizenzmanagement behilflich sein dürfen. Bei diesem Unternehmen ging es, wenn Sie so wollen, um einen typischen Überlizenzierer, der sehr viel Geld für Softwarelizenzen ausgab und letztlich keinen Überblick mehr über seine Lizenzbestände hatte. Hier herrschte wirklich Chaos, keiner fühlte sich für die Beschaffung von Software letztlich verantwortlich, es gab keine klaren Vorgaben für die Lizenzbeschaffung, keine zentrale Beschaffungsinstanz, keine Kommunikation diesbezüglich zwischen den Abteilungen und hinzu kam, dass die finanziellen Aufwendungen für die Lizenzen bereits eingesetzter wie auch neuerworbener Software von Jahr zu Jahr höher wurden – und dies letztlich bei gleich bleibender Mitarbeiterzahl des Unternehmens. Es gab also Einiges zu tun:
Zuallererst ging es einmal darum, überhaupt eine gewisse Sensibilität bei den Mitarbeitern und auch bei der Geschäftsführung dieses Unternehmens bezüglich des Einsatzes von Software zu schaffen. Wir haben hierbei mehrere Schulungen durchgeführt und dabei versucht zu vermitteln, wieso nur der korrekte Umgang mit Lizenzen mittel- und längerfristig die beste Lösung sein kann.
Sodann hat man sich Gedanken darüber gemacht, auf welche Art und Weise Software überhaupt beschafft werden darf. Es war klar, dass es hierzu ausschließlich eine Zentralinstitution in dem Unternehmen geben darf, die für die Beschaffung von Software zuständig ist. Wir wählten hierzu die IT-Abteilung. Klar ist, dass es natürlich einer gewissen Transparenz in einem Unternehmen bedarf, d.h., dass es unerlässlich ist, dass firmenintern die verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten bzw. auch vernetzt sind, das reicht vom Einkauf über die IT-Abteilung bis hin zur Rechnungskontrolle und zur Revision. Die Umstrukturierung hatte zur Folge, dass nun vom jeweiligen Mitarbeiter, der Softwarebedarf anmeldet, dies auch begründet werden musste. Zudem darf die Beschaffung der Software auch nur mit Genehmigung des jeweiligen Abteilungsleiter erfolgen, der insoweit für den tatsächlichen Bedarf auch verantwortlich zeichnet.
Erstaunlich ist, dass es bei rund einem Drittel aller Unternehmen keine Regelungen zur Nutzung der unternehmensinternen Kommunikationseinrichtungen sowie der Softwarenutzung gibt. Oft werden Mitarbeiter darüber schlicht im unklaren gelassen. Eine solche Laxheit kann für ein Unternehmen fatal werden, da gerade durch die nicht autorisierte Beschaffung und Installation von Software ein zentrales Lizenzmanagement kaum mehr möglich ist: - Dies gilt natürlich erst einmal in lizenzrechtlicher Hinsicht. - Zudem kann ein Wildwuchs von installierter Software zu Instabilitäten führen (Steigerung der Pflegekosten). - Zudem entstehen auch unnötige Kosten, da die Bündelung der Beschaffungswege immer einen finanziellen Vorteil verspricht (Stichwort: Mengenrabatt). Jedoch, das ist noch nicht einmal alles. Vielen Unternehmern ist noch immer bewusst, dass für den Fall, dass man den betriebseigenen Internetzugang für betriebsfremde Zwecke zur Verfügung stellt, indem man etwa den Angestellten die private Nutzung des Internet/E-Mailzugangs gestattet, das Unternehmen in diesem Fall geschäftsmäßiger Anbieter von Telekommunikationsdiensten wird. Das wiederum hat zur Konsequenz, dass man sich allen möglichen zusätzlichen rechtlichen Vorgaben zu unterwerfen hat, insbesondere recht strengen Datenschutzbestimmungen, vgl. etwa dazu das Telekommunikationsgesetz. Daher: Wir haben das wie folgt gelöst, bzw. zweierlei Dinge wurden ganz klar definiert:
1. Es darf Mitarbeitern unter keinen Umständen erlaubt werden, die Software direkt zu kaufen oder Software eigenmächtig zu installieren. Gerade Installationen dürfen nur von den Verantwortlichen der IT-Abteilungen selbst durchgeführt werden. Insbesondere dadurch wird sichergestellt, dass nur genehmigte oder von der IT-Abteilung vorgesehene Software installiert wird und es zu keinen lizenzrechtlichen Konflikten kommen kann.
2. Es muss klar sein, in welchem Umfang die Nutzung der betriebsinternen Kommunikationseinrichtungen zu privaten Zwecken zulässig ist. Privates Telefonieren ließen wir zu, privates Surfen dagegen nicht. Den Mitarbeitern wurde dabei auch insbesondere untersagt, ohne ausdrückliche Genehmigung legale Software herunterzuladen. Entsprechende Richtlinien wurden ausgearbeitet, die jeder Mitarbeiter zu unterschreiben hatte und diese Richtlinien sahen auch für den Fall von Verstößen Sanktionen vor. Zudem wurden von da an stichprobenartige Kontrollen hinsichtlich der Einhaltung dieser Richtlinie durchgeführt.
Sobald nun eine gewisse Unternehmenssensibilisierung erfolgte und die Verfahrens- und Handlungsanweisungen erstellt waren, ging es nun darum, überhaupt einmal eine Bestandsaufnahme der eingesetzten Software zu ermöglichen – dabei mussten natürlich Desktops, Laptops, Server und auch Mobilgeräte berücksichtigt werden. Übrigens, nach einer Studie von KPMG führt fast jedes zweite Unternehmen keine regelmäßigen Softwareinventuren durch und hat demzufolge auch keine aktuellen Softwarebestandslisten. Der Grund dessen ist schnell genannt. Ich möchte Ihnen nicht verschweigen, dass eine Generalinventur (gerade wenn sie zum ersten Mal durchgeführt wird) eine Heidenarbeit machen kann. Das fängt schon damit an, dass etwa viele Mitarbeiter in Unternehmen etliche Programme auf ihren Rechnern zu Hause installieren. Auch gibt es immer wieder Einzelrechner, die nicht an ein Netzwerk angeschlossen werden und daher jeweils auch einzeln überprüft werden müssen. Wie dem auch sei, die Inventur hat insbesondere folgende Fragen zu klären:
Spätestens hier wird nun sehr schnell deutlich, zu welchem der drei vorab vorgestellten Typen man gehört: Dem Überlizenzierer, dem Unterlizenzierer oder dem Profi.
Wenn man sich nun dank der Inventur darüber im klaren ist, wie es um den konkreten unternehmensinternen Softwarebedarf bestellt ist, sollte man an dieser Stelle einmal hinterfragen, ob der Bedarf, den die Mitarbeiter melden, auch tatsächlich besteht. Es sollte insbesondere nicht vorkommen, dass Mitarbeiter Anwendungen auf ihren PCs installiert haben, die noch niemals genutzt worden sind.
Tipp: Gleichen sie die Ausstattung eines Arbeitsplatzes mit Software stets mit der Tätigkeitsbeschreibung des jeweiligen Mitarbeiters ab.
Ziel des Vertrags-Lizenzmanagements ist es nun, die im Rahmen der bisherigen Schritte gewonnenen Informationen zu nutzen, und die bestehenden oder zu schließenden Lizenzverträge zu optimieren.
Durch ein gutes IT-Lizenzmanagement befinden Sie sich in der besten Ausgangslage, wenn Sie mit Softwareanbietern Verhandlungen über Ihren Software-Bedarf führen. Gerade weil Sie jederzeit einen Überblick über den aktuellen Lizenzbestand haben, kann neue Software tatsächlich bedarfsgerecht eingekauft werden und damit insbesondere eine Über- bzw. Unter-lizenzierung vermieden werden. Insbesondere sollte man beim Einkauf Folgendes beachten:
Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht)
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