Vortrag über die Notwendigkeit eines effektiven IT-Lizenzmanagements

von RA Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht), 27.01.2007

B. IT-Lizenzmanagement – was ist das eigentlich?

Worum geht es beim IT-Lizenzmanagement? „Wikipedia“ hält hier folgende Definition bereit: „Der Begriff „IT-Lizenzmanagement“ (mitunter auch „Software-Lizenzmanagement“) umfasst alle Prozesse in einem Unternehmen, die den legalen wie aber auch effizienten Umgang mit proprietärer Software in Unternehmen absichern sollen. Dabei reklamiert das Lizenzmanagement für jeden Unternehmensbereich Einfluss, und zwar von der Beschaffung über jeden PC-Arbeitsplatz bis hin zum Management.“ Ja, gut gebrüllt Löwe, aber ich bin mir sicher, dass dieser Satz von einem Juristen stammt bzw. Rechtslaien mit dieser Definition ihre liebe Not haben könnten. • Was ist denn überhaupt eine Lizenz?

Wozu sollte man Lizenzen zu managen haben?
Wie funktioniert die Absicherung des legalen Umgangs mit proprietärer Software?
Was ist überhaupt proprietäre Software?
Was versteht man unter Prozessen, die vom Lizenzmanagement umfasst zu sein scheinen?

I. Proprietäre Software

Ja, zunächst zu der Frage, die am schnellsten beantwortet werden kann. Was ist proprietäre Software? Ich als Jurist antworte Ihnen: Ganz einfach, im juristischen Sinne ist der Begriff „proprietär“ gleichbedeutend mit „urheberrechtlich geschützt". Demnach ist auch ein Open-Source Programm, das etwa unter der GPL lizenziert ist, proprietäre Software. Übrigens, Verfechter der sog. „Freien-Software-Bewegung“ würden Ihnen die Frage anders beantworten und zwar juristisch nicht korrekt. Demnach sei „proprietäre Software“ jegliche Software, die keine „freie Software“ sei. Nicht „frei“ sei die Software, wenn der Quellcode nicht offengelegt ist. Die „Freie-Software-Bewegung“ begreift demnach Open-Source Software als nicht proprietär. Ich kann Ihnen nur raten, sich letztlich meiner Definition anzuschließen, da es sehr viel wahrscheinlich ist, dass Sie, wenn es rechtlich darauf ankommt, mit Juristen zu tun haben werden und weniger mit den Verfechtern der „Freien-Software-Bewegung".

II. Begriff „Lizenz“

In Vorbereitung zu diesem Vortrag habe ich mir schon überlegt, ob es nicht möglicherweise überflüssig ist, Ihnen erzählen zu wollen, was der Begriff „Lizenz“ überhaupt aussagt – schließlich möchte ich Sie nicht langweilen. Ich vermute auch mal, dass die meisten hier im Saal zu wissen meinen, was man unter dem Begriff „Lizenz“ versteht. Nur, gerade letzte Woche erst sind mir zwei Definitionsversuche über den Weg gelaufen, die beide falsch waren. 1. Die eine Definition entstammte einem Softwareüberlassungsvertrag, geschrieben von dem Unternehmensjuristen. 2. Der andere Definitionsversuch entstammte einem Fachaufsatz zum Thema IT-Lizenzmanagement. Und ich dachte, mir dies kann kein Zufall sein. Hier besteht möglicherweise doch Aufklärungsbedarf und daher möchte ich doch ein paar Worte zum Lizenzbegriff verlieren.

1. Definition in Softwareüberlassungsvertrag

Ich hatte letzte Woche einen Softwareüberlassungsvertrag einer Firma in München zu überprüfen. Diese Firma hat eine Software entwickelt, die sie mittlerweile über das Internet vertreibt. Der Bestellungsprozess läuft dabei wie folgt ab: Der potentielle Kunde hat sich, nach Angabe seiner persönlichen Daten zunächst eine Shareware-Version der Software auf den Rechner zu laden. Diese Shareware-Version kann jedoch nur dann benutzt werden, wenn der Kunde diese durch eine Lizenznummer aktiviert. Diese Lizenznummer ist nun in einer kleinen Datei enthalten, die dem Kunden gegen Vergütung via E-Mail zugeschickt wird. Dieser E-Mail lag dann auch der Softwareüberlassungsvertrag („EULA") der Firma bei. Genau diesen Vertrag hatte ich nun zu überprüfen und ich fand folgende Definition zum Lizenzbegriff:
„Eine Lizenz ist eine Datei, die verschlüsselte Informationen enthält.“
Wenn Sie heute eins mitnehmen sollten dann dies, dass eine Lizenz keine Datei darstellt. Es geht auch nicht darum, dass eine Lizenz Informationen enthalten könnte. Um es an dieser Stelle zu verraten: Eine Lizenz ist nichts anderes als das Recht, eine Software auf eine vom Urheber vorgegebene Art und Weise nutzen zu dürfen.

2. Definition in Fachaufsatz

Gerade in Vorbereitung zu diesem Vortrag, hatte ich mich mit einer Fachzeitschrift auseinandergesetzt, die sich in der aktuellen Ausgabe schwerpunktmäßig dem Thema IT-Lizenzmanagement verschrieben hatte. Darin gab es einen Aufsatz eines Leiters eines IT-Dienstleiters, der wiederum spezielle Software zur automatischen Erfassung aller unternehmenseigenen installierten Software entwickelt – eine Grundvoraussetzung für ein effektives IT-Lizenzmanagement. Auch in diesem Aufsatz gab es eine Definition der „Lizenz“, so war zu lesen:
„Eine Lizenz ist ein legales Recht zur Nutzung einer einzigen Kopie eines Software-Produktes.“
Dieser Satz ergibt erstens keinen Sinn bzw. ist auch falsch: So gibt es kein „legales“ Recht und zwar genauso wenig, wie ein „illegales“ Recht vorstellbar ist (zum Glück). Vielmehr bezeichnet „legal“ eine Gesetzeskonformität, die aber in dem obigen Satz schon durch das Wort „Recht“ ausgedrückt ist. Es ist zu kurz gegriffen, wenn man unter der „Lizenz“ nur das Recht verstehen möchte, eine Kopie eines Software-Produktes zu nutzen. Ganz im Gegenteil, Softwarehersteller werden immer kreativer, was denkbare Lizenzmodelle angeht. Es sind x- beliebige Möglichkeiten vorstellbar, auf welche Art und Weise Nutzungsrechte an Software eingeräumt werden können. Um mal einen Eindruck zu geben, es gibt die:

Einzelfachlizenz = Hier erhält der Lizenznehmer das Recht, die Software auf genau einem Endanwenderarbeitsplatz zu nutzen.
Mehrfachlizenz = Hier darf der Lizenznehmer die Software auf mehreren PCs nutzen und dies gleichzeitig.
Entwicklungslizenz: Hier darf das Programm zur Entwicklung neuer Anwendungen genutzt werden.
CPU-Lizenz: Hier bezieht sich die Berechtigung der Nutzung der Software nur auf eine ganz bestimmte CPU. Diese Lizenz bezweckt zum Einen die Weitergabe der Software zu verhindern, zum anderen soll bei Aufstockung der Hardware eine weitere Vergütung erfolgen. Übrigens, in Verkauf-AGB wäre eine solche Lizenz schlicht unwirksam.
Cluster-Lizenz: Hiermit sind Lizenzen gemeint, die die Benutzung der Software nicht nur auf einem Zentralrechner erlauben, sondern eben auch den Zusammenschluss mehrerer Rechner erlauben – meist bis zu einer bestimmten vorab definierten Zahl. Die Cluster-Lizenz lässt sich im übrigen auch gut mit einer sog. Floating License verknüpfen, die wiederum die Anzahl der Benutzer bestimmt, die gleichzeitig auf allen Zentraleinheiten innerhalb eines Clusters oder auf einer einzelnen Zentraleinheit zugelassen sind.
Update-Lizenz: Hier wird nur das Update einer Software erworben. Keineswegs erhält das jeweilige Unternehmen dabei auch das Recht, ältere Versionen der Software zu nutzen.
Teilnutzungslizenz: Hier dürfen nur bestimmte Bestandteile eines Software-Pakets benutzt werden. Typisches Beispiel für Standardsoftware wird das neue Betriebssystem „Vista“ sein. Keineswegs wird man einfach in einen Laden gehen können, und sagen „ich möchte gerne Vista“ kaufen. Juristisch versierte Verkäufer würden verständnislos zurückfragen: Ja, welche Nutzungsrechte benötigen Sie denn? Benötigen Sie Nutzungsrechte für
einen Einzelarbeitsplatz?
den Einsatz auf mehreren Rechner gleichzeitig?
einen Zentralrechner, auf dem eine vorab definierte Zahl an Computer angeschlossen werden?
eine beliebige Einsatzumgebung?
nur einige ausgewählte Funktionen von Vista oder doch lieber gleich alle denkbaren Funktionen von Vista? Man sieht also, Microsoft ist auf den Geschmack gekommen und wird einen ganzen Blumenstrauß von unterschiedlichen Vista-Versionen anbieten (nämlich 7 Stück an der Zahl), wie etwa die „Business- oder Enterprise-Version, „Home Premium“ („Ultimate“), Home Basic, Starter etc.etc. Microsoft wird sämtliche Versionen (vermutlich mit Ausnahme von Enterprise) auf einer einzigen DVD ausliefern. Allein der Installationsschlüssel entscheidet dabei, was das Setup-Programm auf die Platte packt. Diese zwei (gescheiterten) Definitionsversuche sollten Ihnen aufzeigen, dass im Grunde doch viele gar nicht genau wissen, was eine Lizenz überhaupt darstellt. Das betrifft übrigens mitunter auch Unternehmensverantwortliche, die für den Bereich eines effektiven IT-Lizenzmanagements Verantwortung tragen. Um die Spannung nun nicht unerträglich zu machen:

3. Was ist nun überhaupt eine Lizenz?

Um mal so anzufangen: Dürfte ich etwa Software von SAP beziehen, davon 100 Kopien machen und diese selbst verkaufen? Nein, natürlich nicht. Und warum nicht? Weil schon nach dem deutschem Urheberrechtsgesetz der Rechteinhaber (also in dem Beispiel SAP) das ausschließliche Recht hat zu bestimmen, ob und in welcher Weise dessen Software vervielfältigt werden darf. Dieses Recht des Urhebers zu entscheiden, wie mit seiner Software umgegangen wird, also ob sie bspw. vervielfältigt, verbreitet werden darf, wird unter Juristen das „Verwertungsrecht“ genannt. Und ganz wichtig: Zum Verwertungsrecht gehört eben auch das Recht des Urhebers zu bestimmen, dass Dritte, von der Benutzung der Software ausgeschlossen werden. Genau aus diesem Grund bedürfte ich auch einer Einwilligung durch SAP, bevor ich mich ans Werk machen würde, 100 Kopien von deren Software zu erstellen. Diese Einwilligung stellt jetzt im Rechtsinne nichts anderes dar, als die Einräumung eines bestimmten Nutzungsrechtes an der Software, und genau dieses Nutzungsrecht ist gemeint, wenn von der Lizenz gesprochen wird. So einfach das klingt, so schwer kann es in der Praxis sein, die Einräumung von Nutzungsrechten interessengerecht in einem Vertrag rechtlich umzusetzen. Dazu möchte ich Ihnen gerne mal den folgenden, vertraglichen Auszug zeigen, der genau dieses Thema zum Vertragsgegenstand hat:
"Ist die Erstellung von Individualsoftware oder von Anpassungen der Standard- oder Individualsoftware auf Quellecodeebene vereinbart, räumt der Auftragnehmer dem Auftraggeber folgende Nutzungsrechte an diesen Leistungen jeweils zum Zeitpunkt ihrer Erstellung ein.

Das Nutzungsrecht umfasst:

das nicht ausschließliche Nutzungsrecht,
das örtlich unbeschränkte Nutzungsrecht,
das Recht zur Nutzung in einer beliebigen Einsatzumgebung*,
das übertragbare Nutzungsrecht,
das dauerhafte, unwiderrufliche und unkündbare Nutzungsrecht*,
das Recht zur Verwertung einschließlich des Rechts zum Vertrieb,
das Recht, Abänderungen, Übersetzungen, Bearbeitungen oder andere Umgestaltungen vorzunehmen,
das Recht, die Individualsoftware* und die Anpassungen im Original oder in abgeänderter, übersetzter, bearbeiteter oder umgestalteter Form auf einem beliebigen bekannten Medium oder in anderer Weise zu speichern, zu vervielfältigen, auszustellen, zu veröffentlichen, in körperlicher oder unkörperlicher Form zu verbreiten, insbesondere nichtöffentlich und öffentlich wiederzugeben, auch durch Bild-, Ton- und sonstige Informationsträger,
das Recht zur Nutzung in Datenbanken, Datennetzen und Online-Diensten, einschließlich des Rechts, die Individualsoftware*, und die Anpassungen auch in bearbeiteter Form, den Nutzern der vorgenannten Datenbanken, Netze und Online-Dienste zur Recherche und zum Abruf mittels vom Auftraggeber gewählter Tools bzw. zum Herunterladen zur Verfügung zu stellen,
das Recht, die Individualsoftware*, und die Anpassungen auch in bearbeiteter Form, auf Computern oder anderen datenverarbeitenden Maschinen zu nutzen oder durch Dritte nutzen zu lassen, das Recht, die Individualsoftware* und die Anpassungen nicht nur für eigene Zwecke zu nutzen, sondern auch zur Erbringung von Leistungen an Dritte einzusetzen."

So, jetzt habe ich mich auch lang genug bei dem Begriff „Lizenz“ aufgehalten. Zu guter letzt noch eine schöne Definition des Begriffes „Lizenz“:

Der Urheber kann einem anderen das Recht einräumen, das Werk auf einzelne oder alle Nutzungsarten zu nutzen. Dieses eingeräumte Recht nennt man dann Nutzungsrecht, wobei es sich in der Praxis immer mehr einzubürgern scheint, dass Nutzungsrechte als „Lizenzen“ bezeichnet werden.

III. Wozu muss man Lizenzen überhaupt managen?

1. Eigene (blauäugige) Herangehensweise

Ich möchte es Ihnen gerne zugeben. Als ich mich zum ersten Mal mit dem Thema IT-Lizenzmanagement beschäftigte habe, bin ich recht blauäugig rangegangen. Ich habe mich gefragt, warum man nun um Himmelswillen auch noch Lizenzen managen sollte. Ist dies nicht wiederum ein Ausdruck des typischen deutschen Ordnungswahns, eines überbordenden Ordnungsfimmels? Hierzulande wird doch schon alles inventarisiert und nummeriert, katalogisiert etc.etc. das reicht vom Faxgerät, über den Schreibtisch bis hin zum Briefbeschwerer. Soll man jetzt auch noch anfangen Rechte zu inventarisieren, aufzunehmen, zu nummerieren, am besten noch mit einem Stempel zu versehen etc.etc. – wo soll diese Ordnungswut noch hinführen? Nur, ich konnte mir diese sehr träge Herangehensweise an das Thema IT-Lizenzmanagenemt erlauben. Schließlich stellen sich ja in meiner Kanzlei hier keine besonderen Problematiken. Anwälte brauchen letztlich nur drei verschiedene Lizenzen und zwar für ein Betriebssystem, für ein Office-Paket und am besten noch für ein Rechtsanwaltunterstütztungssystem (RA-Micro, wie nennt man das ?). Wir sind (noch) 4 Anwälte, das ergibt 4 x 3, also 12 Lizenzen und Schluss.

2. Situation bei Unternehmen

Nur, in einem Unternehmen kann sich die Situation ganz anders, nämlich sehr viel unübersichtlicher darstellen, gerade weil hier eben die Zahl der Mitarbeiter sehr viel höher und zu-dem unter Umständen auch einer recht hohen Fluktuation unterworfen sein kann. Hat man hier kein Überblick, welche Software in welcher Häufigkeit eingesetzt wird, kommt es innerhalb kürzester Zeit zu einer Unter- oder zu einer Überlizenzierung. Beides kann dem Unternehmen sehr viel Geld kosten und stellt zudem rechtlich einen unbefriedigenden Zustand dar, der wiederum zivil- wie auch strafrechtliche Konsequenzen haben kann. Ich verweise da auf meine Einführung. Daher, ein effizientes IT-Lizenzmanagement ist in jedem (!) Unternehmen und übrigens auch der öffentlichen Hand unabdingbar. Besteht dessen Funktion doch gerade darin

Rechtssicherheit zu schaffen. Sind nämlich die Anzahl der eingesetzten Lizenzen nicht bekannt, kann schlicht auch nicht nachvollzogen werden, ob eine Unterlizenzierung- oder eine Überlizenzierung besteht. Beides kostet Geld.
den tatsächlichen Lizenzbedarf eines Unternehmens zu ermitteln und dadurch
Kosten zu reduzieren und zu optimieren.

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